Etablir une facture : mentions obligatoires et modèle gratuit

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est le descriptif détaillé de la transaction passée entre le vendeur de marchandises ou le prestataire de services et son client. Ce document est établi en 2 exemplaires, sur papier ou par voie électronique, et délivré au moment de l’exécution du contrat – livraison des produits ou terme de la prestation. Chaque partie doit conserver son exemplaire pendant 10 ans.

Dans quels cas est-elle obligatoire ?

Le prestataire de services ou le vendeur de biens doit obligatoirement établir et délivrer une facture lorsque son client est professionnel.

Rappel  : le client est considéré comme professionnel lorsqu’il contracte dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

L’obligation de facturer s’applique dans les relations avec des clients consommateurs ou non-professionnels dans les cas suivants :

• La vente à distance (VAD) de produits physiques – vente en ligne par le biais d’un site web de e-commerce notamment.
• Une prestation de services lorsque le montant total de la transaction est supérieur ou égal à 25 € TTC.
• L’exécution de travaux de nature immobilière.
• La vente de produits d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité aux enchères publiques.
• Toute vente de marchandises ou prestation de services lorsque le client particulier en fait la demande.

Attention  : le manquement à l’obligation de faire une facture est sanctionné par une amende pénale.

A quoi sert ce document ?

Il s'agit est un document important, qui remplit plusieurs rôles :

• Il s’agit d’un document commercial qui récapitule en détail les conditions de réalisation du contrat passé entre le professionnel et son client.
• La facturation permet au vendeur de biens ou au prestataire de services de se constituer une preuve juridique de la transaction : ce document commercial équivaut à un titre de créance à son profit. Côté client, ce document juridique constitue une preuve d’achat : il peut être très utile dans la mise en œuvre de la garantie ou de la responsabilité du vendeur, le cas échéant.
• D’un point de vue comptable et fiscal, ce document vaut justificatif.

Les mentions obligatoires sur une facture

Sous peine de sanction – amende ou nullité – elle comporte les mentions suivantes :

•  La date d’émission : elle doit être délivrée au client immédiatement au terme du contrat, dès la livraison des produits ou des services. Un délai de 15 jours est néanmoins toléré. Une facturation périodique récapitulant plusieurs transactions est également admise, dans la limite d’un délai de 1 mois.
•   Le numéro : chaque facture dispose d’un numéro unique attribué sur la base d’une séquence chronologique de numérotation continue.
•   La date de la réalisation du contrat – livraison des biens ou terme de la prestation.
•   Le nom et l’adresse du client .
•  Les informations légales du vendeur ou du prestataire.
•   Le numéro individuel d’identification à la TVA pour les factures dont le montant total est supérieur à 150 € HT.
•   La description des produits ou des services vendus – quantités et prix notamment, avec mention des prix unitaires hors taxes.
•   Frais annexes – frais de livraison notamment – le cas échéant.
•  Taux de TVA applicables, montants détaillés et montant total de la TVA (pour les échanges avec un partenaire de l'UE, voir le fonctionnement de la TVA intracommunautaire)
•   Réductions de prix , le cas échéant.
•   Prix total HT et TTC.

Modèle de facture gratuit

Pour établir vos propres documents de facturation, vous pouvez vous baser sur ce modèle gratuit à télécharger.

• Exemple de facture en .doc (Word)
• Exemple de facture en .xls (Excel)