Qu'est-ce que la gestion commerciale ? Son utilité ? Les logiciels

Qu’est-ce que la gestion commerciale ?

Il s’agit d’un ensemble de méthodes et d’outils qui ont pour objectif d’optimiser les relations commerciales et de gérer le processus des ventes d’un point de vue opérationnel. En pratique, la gestion commerciale permet notamment de piloter une organisation, gérer les interactions avec ses clients actuels et potentiels, suivre l’évolution de ses ventes, l’état de ses stocks, et donc d’anticiper ses prochaines actions commerciales. La gestion commerciale est l'épine dorsale de toute entreprise.

Quelles sont les applications de la gestion commerciale ? 

Elle possède plusieurs fonctions :

• Opérationnelle : gérer et suivre méthodiquement les diverses étapes de la relation client et du processus de vente. Avec en ligne de mire, en externe,  la satisfaction client et en interne, la productivité et l'excellence opérationnelle.
• Pilotage : obtenir  une vision plus juste de l’activité commerciale de son entreprise et de ses équipes de vente pour apporter rapidement les ajustements nécessaires. Elle produit des indicateurs-clés (KPI) d'activité et de résultats. Ce sont des mesures qui aident les managers commerciaux à communiquer avec leur équipe et à gérer leurs opérations. Présents dans des tableaux de bord, ces indicateurs servent par exemple à évaluer l'efficacité des ventes ou encore les coûts de distribution.
• Reporting - La remontée d’information facilite l’évaluation des opérations et de l’activité commerciale. Ce flux contribue aussi à l'élaboration de stratégies de marketing et commerciales plus efficaces. Fort de ces précieuses données, le dirigeant d’entreprise est en mesure de faire les bons choix stratégiques quant aux développements futurs de son organisation. 

L’ensemble contribue à la performance globale de la fonction commerciale.

A quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?

Les logiciels de gestion commerciale ont pour but d’assurer la mise en œuvre et le suivi d’un certain nombre de fonctions pour gérer les flux de ventes. Accessibles en mode "Desktop" ou Saas (en ligne), ces outils permettent de gérer au quotidien le cycle de vente et de centraliser l’ensemble des données (comme les devis, les commandes,  les règlements, les stocks, la facturation…mais aussi la gestion et le développement des activités commerciales). Ils donnent la possibilité à votre entreprise de garder une trace des informations précises relatives à la relation client.

Les principaux modules

Les logiciels de gestion commerciale comprennent différents modules, notamment :

• création de devis

  Ils permettent de créer des devis et des propositions commerciales facilement à partir des données clients et produits présents dans le système. C'est un outil très utile qui aide les vendeurs dans leur activité quotidienne.

•  gestion des comptes clients

  Toute l’information client : adresse, forme juridique (en B to B), contacts, etc. est centralisée dans l’outil. Cette information est utile pour le processus de commande et de livraison, mais aussi pour l’activité commerciale de la force de vente. Une information maintenue à jour.

  A noter La gestion commerciale vous permet également d'organiser vos clients selon différents critères et de suivre leur évolution. Cette fonctionnalité de segmentation client est très utile si vous avez plusieurs clients qui nécessitent une approche spécifique, voire personnalisée.

• gestion des commandes clients

  La flexibilité de l’outil offre des fonctions bien pratiques dans le quotidien des assistant(e)s commercial(e)s. Par exemple, pouvoir noter des informations sur les commandes des clients ou bien gérer des commandes particulièrement complexes.

  Le collaborateur accède à l'ensemble des informations utiles liées aux transactions : conditions de paiement, remises, bons de commande, etc. pour enregistrer et gérer les commandes client.

• Emission de factures et autres documents commerciaux

  L'automatisation reposant sur les données clients (coordonnées, conditions commerciales, remises…), la base produit avec leurs tarifs et les modèles (templates de documents) facilite grandement la génération des documents commerciaux.

• suivi des livraisons : vous pouvez également suivre les livraisons tout au long du processus logistique pour vous assurer que vos produits arrivent à destination et intervenir sur la supply chain le cas échéant.
• gestion des règlements et des relances client : 

  Avec une vue centralisée et des fonctionnalités d’alerte, gérer les paiements devient beaucoup plus aisé.

• gestion des commerciaux

  Le logiciel de gestion des ventes offre un moyen de suivre les progrès de votre équipe et de vous assurer qu'elle atteint ses objectifs. Le logiciel génère des rapports qui montrent notamment combien chaque commercial a vendu, dans quelles circonstances ; combien de pistes de vente, il a généré ; combien de prospects, il a converti en client. Ces informations vous permettent de voir qui, au sein de votre équipe, est performant dans son travail, qui a besoin d'une formation supplémentaire ou qui pourrait être mieux adapté à d'autres rôles au sein de l'entreprise.

A noter : L’extraction et l’export des datas sont au menu de ces softs

D'autres modules peuvent également être présents  :

• Gestion des achats et la gestion des stocks (demandes de prix, commandes fournisseurs, réapprovisionnement...). 
• Gestion des produits (catalogues, codes-barres, tarifs,..).

Exemples de logiciels de gestion commerciale : EBP , SAGE , CIEL

Qu'est-ce qu'un CRM ?

Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) fournissent des informations sur les clients, les prospects et les fournisseurs telles que leurs coordonnées, leur structure (en B to B), les achats de produits réalisés, leur potentiel, etc., ils permettent de suivre tous vos clients et leurs commandes, afin de mieux les servir en connaissant leurs préférences et leur historique récent avec l'entreprise. Les logiciels de gestion de la relation client peuvent vous aider à gérer les activités de vente et de marketing, les programmes de fidélisation des clients et l'analyse du pipeline de vente. À la différence des logiciels de gestion commerciale, ils n'interviennent pas dans la gestion de la commande.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

D'autres formes de systèmes d'information comme les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) plus complet en incluant notamment la comptabilité financière, la gestion de la paie, etc. Ils intègrent les fonctionnalités de gestion commerciale. Le paramétrage et la maintenance de ces solutions sont lourds. Il nécessite un investissement conséquent pour sa mise en service. A réserver pour les grandes PME, les TPE se satisferont d’un "simple" logiciel de gestion commerciale et d'autres solutions dédiées (logiciel comptable...).

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 500 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.