Former en ligne avec l'e-learning : les clés de la formation à distance

Développer les compétences et le savoir de ses collaborateurs grâce à la formation digitale en entreprise. Voilà une tendance qui a le vent en poupe ! D'autant que c'est là un bon moyen de  gérer et conserver ses talents et leur permettre ainsi d'évoluer et de s'épanouir au travail.

Ce dispositif aux formes multiples (internet, intranet, visio-conférences, etc.) est en effet un puissant levier dans la gestion et le développement des compétences de vos collaborateurs. Toutefois, si elle présente de nombreux avantages, il n'en demeure pas moins que pour être performante et vecteur de succès, une telle démarche devra être réfléchie en amont. Elle devra coller à la culture de formation de votre entreprise et s'inscrire harmonieusement dans le paysage tout en répondant aux attentes de chacun. Vous devrez en particulier choisir les bons supports.

Avantages et inconvénients du e-learning

Comme toute approche, la formation virtuelle présente de nombreux atouts, mais peut également s'avérer totalement contre-productive si non adaptée. Certaines entreprises choisissent ainsi de mixer e-learning et coaching  ou phases de cours collectifs, par exemple, afin de maximiser la réussite du projet et maintenir une certaine assiduité dans la formation de la part des collaborateurs.

Avantages de la formation à distance

Parmi les atouts d'une telle approche, on retrouve notamment :

• accessibilité élargie : vos collaborateurs ont facilement accès aux formations qu'ils suivent. Cela vous permettra, notamment, de former plus de monde en même temps, et ce, pas forcément sur un seul et même lieu.
• flexibilité : salle aménagée spécifiquement pour vos formations, ordinateurs dédiés et accessibles à tous au sein de votre entreprise, poste de travail mobile pouvant être amené partout, y compris lors de déplacements ou au domicile de vos collaborateurs le cas échéant.
  Par ailleurs, vos salariés pourront, grâce à ces dispositifs, revenir sur certaines notions, en approfondir d'autres à leur rythme, sans devoir attendre la prochaine entrevue avec un formateur en chair et en os. Ils auront la possibilité de choisir le moment opportun dans leur emploi du temps pour suivre les différents modules de leur formation.
• autonomie accrue : chacun adapte sa formation à ses besoins spécifiques ainsi qu'à son niveau de connaissance. Certains auront besoin d'approfondir tel ou tel chapitre, telle ou telle notion, quand d'autres préféreront passer au chapitre suivant sans pour autant gêner le déroulement de la formation. Combien de fois, dans une session de formation classique, avez-vous été énervé par des questions que vous auriez qualifiées comme "non pertinentes" de la part d'autres participants à ladite formation ? Combien de fois vous êtes-vous ennuyé sur un chapitre que vous maîtrisiez alors que d'autres le découvraient ? Le e-learning permet à chacun d'optimiser son temps de formation, et in extenso son temps tout court ! 
• suivi optimisé et personnalisé : chacun a la possibilité d'avancer à son rythme. Tout étant dématérialisé, le suivi est aisé, même à distance. Vos formateurs peuvent suivre quasiment en temps réel les progrès de leurs élèves et adapter la suite de la formation si besoin.
• innovation : le e-learning permet toute une personnalisation des formations. Vous pourrez ajouter, enlever et organiser les modules de la manière la plus adéquate pour votre entreprise et vos collaborateurs. 
• coûts de formation réduits : si l'investissement de départ peut s'avérer relativement élevé, les économies réalisées par la suite sont souvent considérables.

Freins éventuels

Une fois le projet bien réfléchi et abouti, il peut toutefois subsister certains freins à la mise en place d'un dispositif de formation en e-learning. Parmi les plus fréquents, on rencontre :

• assiduité toute relative de vos collaborateurs : il est aisé de reporter une session de formation virtuelle au lendemain - à la semaine suivante - alors qu'il est nettement plus délicat de reporter une session de formation classique qui mobilise des intervenants extérieurs et à laquelle plusieurs collègues participent. Vous devrez ainsi veiller à ce que chacun progresse régulièrement et éventuellement faire un point avec vos collaborateurs les moins assidus afin de comprendre les raisons de leur désengagement et réadapter la formation le cas échéant.
• manque de contact humain : certains regretteront le côté virtuel de la formation. Si tel est le cas chez vos collaborateurs, optez pour un mix avec quelques séances communes de formation classique au sein de votre entreprise afin de maintenir un certain contact humain (voir plus bas les dispositifs possibles).

Par ailleurs, certains irréductibles, réfractaires aux changements, trouveront toujours une bonne raison d'être méfiants quant à une formule virtuelle : le service informatique pourra, par exemple, vous alerter quant à d'éventuelles failles de sécurité d'un tel dispositif ; d'autres, moins habitués aux nouvelles technologies, pourront craindre l'utilisation d'internet, etc. Aussi, il est essentiel de soigner la préparation de votre projet ainsi que les présentations que vous ferez à vos collaborateurs. Ces dernières devront être simples, concises, ludiques et conviviales (voir plus bas).

Les différentes méthodes de formation à distance

Des formations PowerPoint mises en ligne et accessibles à tous au système sur mesure entièrement personnalisé pour votre entreprise, en passant par des logiciels de formation clés en main, le panel des outils pour la mise en place d'une démarche de e-learning en entreprise est large ! Gardez toutefois à l'esprit que quelle que soit la solution choisie, il vous faudra garantir un minimum d'interactions entre formateur et élève  afin de vous assurer de la réussite du projet (exercices visant à vérifier que les notions ont bien été assimilées, feedbacks de la part de vos collaborateurs, suivi interactif, etc.).

On distingue 3 grands types de méthodologie, chacune offrant elle-même un large panel de possibilités :

• la formation synchrone :  méthode la plus proche d'un système de formation dit classique. En effet, le formateur et l'élève sont connectés au même moment (ex: vidéoconférences, webinars, classes virtuelles). Le groupe d'apprenants est en ligne simultanément. Tous sont en interaction avec le formateur en temps réel et tous reçoivent les mêmes informations en même temps. Chaque élève peut interagir tant avec son formateur qu'avec les autres élèves. L'avantage d'un tel dispositif est la familiarité des apprenants quant à la méthode qui se rapproche de celle des cours collectifs. Les interactions sont nombreuses, les écrans gommant les réticences à s'exprimer en public. C'est également un moyen efficace pour diffuser un maximum d’informations à un maximum de personnes en un temps limité.
• la formation asynchrone : le formateur et l'élève ne sont pas en contact direct. L'avantage de ce type d'approche est qu'elle permet à l'apprenant d'optimiser son temps et d'apprendre à un moment opportun pour lui. En effet, l'élève choisit quand il se connecte et dispose alors d'un panel d'outils lui permettant de suivre sa formation comme il le souhaite : vidéos, livres blancs, logiciel d'apprentissage... Le suivi et l'échange entre le formateur et ses élèves ainsi que les interactions entre les différents apprenants se font alors de manière indirecte et la plupart du temps décalée : mails, forum de discussion, etc. Le mode asynchrone permet en outre une grande autonomie pour les apprenants qui avancent à leur rythme sans devoir tenir compte de celui des autres, ni du temps qu'il passe sur tel ou tel item.
• un mix des 2 solutions précédentes :  il s'agit là d'une combinaison des 2 modes décrits ci-dessus, permettant des échanges moins virtuels. Ceci peut se traduire par des séances collectives entre lesquelles les apprenants auront des modules et/ou des exercices à faire chacun de leur côté de manière dématérialisée. Cela peut également être le recours à un coach pour suivre les évolutions de chacun et les aider dans leur apprentissage. etc.

Les clés du succès d'un projet d'e-learning

Comme spécifié ci-dessus et comme tout projet, la mise en place d'un apprentissage virtuel ne se fait pas du jour au lendemain sur un coup de tête ou parce que tout le monde en parle et que cela semble plutôt bien marcher chez le voisin ! C'est un dispositif qui entraîne de nombreux changements et ainsi nécessite une stratégie de gestion du changement mûrement réfléchie.

Préparation en amont du projet :

• analyse des besoins 
• analyse de l'environnement technique et des différentes ressources disponibles au sein de votre entreprise
• définition des projets potentiels et des objectifs à atteindre pour chacun 
• appréciation des connaissances de vos collaborateurs, notamment en matière de nouvelles technologies
• recensement des éventuelles réticences face au changement afin de mieux les appréhender et rassurer les réfractaires
• rencontre avec les acteurs potentiels au sein de votre entreprise (service informatique, RH, formateurs, graphiste, direction et idéalement un échantillon représentatif du personnel)
•  réalisation d'un calendrier prévisionnel reprenant toutes les phases de réalisation du projet

Choix des méthodes

Afin de déterminer quelle méthode correspond le mieux à votre entreprise, il vous faudra prendre un certain nombre de points en considération :

• durée de la formation : plus l'apprentissage demandera du temps sur la durée, plus il sera pertinent de vous orienter vers une formation de type asynchrone ou un mix synchrone/asynchrone.
• nombre d'entités physiques et distance géographique : si vos collaborateurs sont dispatchés sur différents lieux géographiquement très éloignés, la formation via le canal digital sera votre meilleur argument pour convaincre votre direction par exemple. Plus les apprenants seront nombreux, plus on optera pour un mode de formation asynchrone.
• objectifs en terme de compétences à développer : les apprentissages dits "techniques" peuvent facilement être appréhendés via une méthode asynchrone, les connaissances de base pouvant être de différents niveaux et chacun évoluant à son rythme. Les formations à vocation plus humaine seront, quant à elles, préférablement gérées en mode synchrone, voire appuyées d'une formation en mode plus conventionnel (ex: intervention d'un coach).
• type de contenu : une formation dont les items évoluent rapidement sera plus facile à gérer en mode synchrone, chacun ayant les infos en temps réel. En effet, il sera délicat de délivrer des infos susceptibles d'évoluer d'un jour à l'autre en mode asynchrone où chacun se connecte en fonction de son emploi du temps.
• personnalités des collaborateurs à former : on ne forme pas des personnes à l'aise avec l'outil informatique de la même manière que celles qui n'y sont pas familiarisées. Le mode synchrone sera ainsi préférable lorsque vos collaborateurs ne sont pas très à l'aide avec les nouvelles technologies ou réticents à s'autogérer.
• ressources techniques et technologiques de votre entreprise : quels sont les moyens informatiques (pc, intranet, logiciels, serveurs, mais également personnel) dont vous disposez dans votre entreprise. 
• ressources humaines en matière de formation : vos formateurs potentiels maîtrisent-ils les outils que vous souhaitez utiliser lors de vos formations ? Sont-ils à l'aise avec les 2 modes synchrone et asynchrone ?

Rédaction du plan d'action

Il s'agit d' un document essentiel à une démarche de mise en place de formation en e-learning au sein d'une entreprise. Ce document est en quelque sorte la synthèse de votre projet et en reprendra tous les éléments : besoins, choix de la méthode, environnement technique, technologique et humain, projets retenus, types de contenus envisagés, avantages à terme et, bien entendu, coûts et retours sur investissement que cela va induire.

Mobilisation des troupes

impliquez un maximum vos collaborateurs dans le projet afin de recueillir le plus d’informations possible sur les éventuels freins, mais surtout les avantages qu'ils voient dans ce mode d'apprentissage. Vous aurez ainsi d'excellents ambassadeurs, alliés de marque, lorsqu'il s'agira de présenter votre projet à tous, notamment lorsqu'il faudra faire face aux irréductibles et rassurer les anxieux !

La communication sera essentielle pour un tel projet. Aussi devrez-vous la préparer soigneusement.

Rédaction du contenu de la formation

Un panel très large d'outils pour rédiger et délivrer vos formations s'offre à vous : livres blancs, présentations PowerPoint , mise à disposition d'articles et autres textes, visioconférences, cours en ligne, etc. Vous veillerez à ne pas noyer vos collaborateurs sous un flot de contenus. Ces derniers devront être simples, précis, ergonomiques, ludiques et efficaces.

Définition des rôles de chacun

Chaque formateur devra être fin prêt pour mener à bien sa mission. Vous vous assurerez ainsi que chacun maîtrise les compétences et les outils nécessaires à cette fin. Les formateurs veilleront notamment à respecter la démarche pédagogique mise en place, le rythme d'apprentissage de chacun, favoriser les interactions et différents feedbacks. La bienveillance sera de mise. Le rôle de coach  prendra le pas sur celui de formateur classique.

Mesure des coûts et bénéfices

Il est essentiel d' évaluer les coûts , mais également les bénéfices d'une démarche de formation digitale. S'il s'avère aisé de quantifier les investissements et les coûts de la mise en place d'une telle stratégie, en mesurer précisément les bénéfices l'est un peu moins. En effet, si certains retours sur investissement sont faciles à quantifier (frais de déplacement, équipements, entretiens, rémunération des formateurs, etc.), d'autres le sont difficilement (amélioration de l'ambiance de travail, meilleure communication, élargissement des possibilités en matière d'amélioration des compétences, etc.). 

Mise en place concrète

Un tel projet fait rarement l'unanimité dès le tout premier jour de son implantation. Attendez-vous ipso facto à une faire face à quelques résistances aux changements que cela induit. Par ailleurs, vous aurez probablement quelques petits ajustements à faire, surtout s'il s'agit de votre premier projet de formation digitale (adaptation et mise à jour régulière du contenu, rajout de séances, etc.)

Suivi et feedbacks

Qui dit digital, dit évolution permanente ! Pour que votre projet connaisse un franc succès et que vous puissiez implémenter d'autres programmes en e-learning, il est crucial d' assurer un suivi régulier et méticuleux de votre démarche ainsi que récupérer les précieux feedbacks - tant positifs que critiques - de la part de vos apprenants qui sont les principaux intéressés !