Livret d'accueil RH : utilité, contenu, forme - ce qu'il faut savoir

Qu'est qu'un livret d'accueil ?

Le livret d’accueil constitue le premier élément du processus d'intégration d’un nouveau salarié. Il s’agit d’un outil d’accompagnement RH transmis au salarié au premier jour de sa prise de poste dans vos locaux. Il représente un véritable enjeu stratégique pour votre entreprise.

Que contient-il ?

Ce carnet présente l’entreprise dans son contexte et son environnement, met en évidence les méthodes de fonctionnement qui lui sont propres.

Il recense toutes les informations nécessaires et éléments pratiques visant à faciliter l’acquisition rapide de repères. Il contient finalement tous les éléments d’orientation utiles pour un collaborateur nouveau.

    A noter : bien que le livret d’accueil soit un outil RH pertinent et complet, il ne peut en aucun cas remplacer l’accompagnement personnalisé apporté à votre salarié dans les premiers mois de son intégration.

Objectifs du livret d’accueil

Ce document a pour but de faciliter l’intégration et développer l’autonomie de votre collaborateur. Il va donner l’occasion au nouvel arrivant de :

• S’imprégner des valeurs et du fonctionnement de la société.
• Se repérer plus facilement au sein de la structure.
• Prendre connaissance et s’approprier la réglementation en vigueur dans l’entreprise.

Le livret constitue une véritable boite à outils pratique et toujours accessible pour le salarié. Il pourra piocher toute information utile au grès de ses interrogations. Il favorise par ailleurs le développement de la motivation et le sentiment d’appartenance de votre collaborateur.

    A noter : Le livret d’accueil doit être adressé, le jour de leur prise de poste, à tous les salariés de l’entreprise sans exception, et ce, quel que soit leur métier ou leur statut. Il peut par ailleurs être adapté en fonction du type de contrat détenu par votre nouvel arrivant. Les CDD et stagiaires  auront des informations plus concises et concrètes, allant directement à l’essentiel. En ce qui concerne les détenteurs de CDI, les informations mentionnées seront plus complètes et détaillées.

Règlementation régissant le livret d’accueil en entreprise

Aucune règlementation d’existence ou de contenu n’encadre officiellement la création du fascicule. Il ne faut néanmoins pas en négliger l’importance et l’impact sur la prise de poste de vos salariés .

Ce document est évolutif, pensez bien à le mettre à jour dès que nécessaire.

Contenu du livret d’accueil et exemple de rubriques

Son contenu diffère d’une entreprise à une autre. Il dépend aussi des éléments que vous souhaitez mettre en évidence pour l’entrée en poste d’un nouvel arrivant. Voici les principaux éléments d’accompagnement que l’on retrouve dans ce document :

• Introduction : elle présente brièvement le contexte d’entreprise et peut s’accompagner d’un mot de bienvenue du PDG de la structure. L'intérêt est de personnaliser l’accueil et de renforcer le sentiment d’appartenance de votre salarié.
• Présentation de l’entreprise : il s’agit ici de donner des informations concrètes concernant la structure ainsi que les projets et axes stratégiques déterminés pour les années à venir. L'objectif premier de ce chapitre est d'informer mais il peut toutefois également consolider la motivation du salarié. Elle lui donne l’occasion de trouver sa place et sa contribution personnelle aux projets de l’entreprise qu’il vient d’intégrer.
• Valeurs d’entreprise : elles donnent au collaborateur nouveau une idée générale du mode de vie au sein de l’entreprise et des éléments fédérateurs auxquels il devra adhérer pour faciliter sa bonne intégration.
• Informations pratiques : sont recensés par thèmes dans cette partie tous les éléments favorisant l’orientation du nouvel arrivant dans son environnement : plan d’accès, parking, restaurant, transports, horaires de travail, informations concernant l’intranet de la structure, accès informatiques …
• Réglementation et obligations légales : cette section intègre à la fois le règlement intérieur de votre entreprise , mais également la convention collective applicable à votre structure. Vous pouvez aussi choisir d’y intégrer les informations relatives à l’hygiène et la sécurité au travail.
• Instances Représentatives du Personnel (IRP) : il est important de communiquer les noms et coordonnées des représentants, leurs rôles respectifs et domaines d’intervention au sein de l’entreprise. Ce peut être rassurant pour un nouveau salarié de savoir vers qui se tourner face à une problématique particulière.
• Formations : certaines entreprises font le choix d’ajouter un onglet concernant la formation professionnelle. Cette partie détermine les possibilités existantes et les conditions d’accès aux formations dans l’entreprise. C’est une occasion supplémentaire de motiver votre collaborateur.

Présentation : une mise en forme simple efficace...

Votre guide peut prendre l’aspect qui vous convient, mais il est souvent représenté sous la forme d’un petit fascicule (généralement en format A5).

Veillez à ce que le livret d’accueil soit attrayant et qu’il contienne des informations utiles à tous les salariés . Il ne s’agit pas de submerger les nouveaux collaborateurs d’informations denses et non concrètes. Concentrez à l’intérieur de ce document les informations essentielles et prioritaires dans un format court et synthétique.

N’hésitez pas à imager et schématiser le livret pour le rendre plus vivant et attractif. 

Un livret d’accueil bien réalisé est un outil RH déterminant de la bonne intégration de vos collaborateurs, attachez-y donc une importance toute particulière.