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Animer une réunion avec style !

Rien ne ressemble plus à une réunion qu’une autre réunion. Enfin en apparence, car en regardant de plus près, les objectifs peuvent être totalement différents : présentation d’un nouveau produit, recherche de nouvelles idées, résolution d’un problème….

La conséquence directe : un style d’animation différent selon le sujet. En effet, selon le type de réunion, l’animateur laisse plus ou moins de place aux participants pour s’exprimer.

Ce billet présente les 3 styles principaux.

Les styles d’animation

Animer une réunion1. Directif

Ce mode se situe à la frontière de la réunion d’information. Peu d’espace est laissé aux participants. L’animateur est factuel, il a une information à délivrer, il s’exécute dans un style quasi unidirectionnel. Le contenu et le déroulement de la réunion sont fortement structurés. Les participants interviennent généralement après que le message soit passé.

La communication s’établit directement entre ces derniers et l’animateur. Il n’existe pas d’échange entre les participants.  L’application type est la présentation d’un nouveau produit. Rien n’est à débattre. L’animateur fait preuve d’une certaine autorité.

2. Participatif

La réunion prend la forme d’une discussion. Le sujet est posé, les participants confrontent leurs idées et opinions. La dynamique s’équilibre entre les participants et l’animateur. Le temps de parole est partagé à 50% pour chacune des parties. L’objectif est de recueillir un maximum d’informations.

L’animateur a pour rôle de rechercher des points d’accord. Il gère en outre les tensions qui apparaissent pour rester dans une construction positive. Son écoute doit être attentive pour comprendre l’enchainement des échanges et les orienter en conséquence. Il veille également à ce que toutes les parties s’expriment sur le sujet. Bref que tout le monde soit impliqué et et participe aux discussions.  L’application type est de recueillir des idées d’amélioration.

3 Non directif

L’information est essentiellement ascendante, l’animateur tient un rôle de facilitateur.  Il doit amener le groupe à s’exprimer librement sur une question. L’animation est légère, le groupe impose la direction des débats.  Néanmoins l’animateur doit faire preuve de vigilance afin d’éviter des débordements trop importants. Une telle situation conduirait vers une production stérile. Il doit contenir les discussions dans un certain cadre, même si celui-ci est plutôt large.

Il partage certains rôles du style participatif : permettre à tous les collaborateurs de livrer leur opinion, contrôler le niveau de tension, etc. De plus l’organisateur est le reporteur du groupe. Il rédige la synthèse du travail effectué.

Il s’agit typiquement d’un type de réunion organisée dans le cas d’une résolution de problème. Les participants sont en situation d’explorer librement un maximum de causes possibles, procéder à leur analyse et sélectionner les solutions pertinentes.

 On retrouve une constante dans les situations managériales : le manager doit savoir s’adapter selon les circonstances, les objectifs et en fonction du public.

Le secret d’une animation réussie est la préparation. Connaissant la problématique traitée, l’animateur peut organiser le déroulement de la réunion en conséquence et privilégier un style d’animation. Il est nécessaire également d’être vigilant pour qu’un type de réunion ne dérive pas vers un autre. A titre d’illustration, la présentation d’un nouveau produit ne doit pas se transformer en une discussion sur les points à améliorer. L’objectif n’est pas là. La responsabilité de l’animateur est de faire en sorte que la réunion reste focalisée sur les objectifs initiaux.

Pour plus de publications sur le sujet se référer à la catégorie suivante : management et conduite de réunion

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