Management de réunion : cap sur l’efficacité !

Réussir une réunion[En partenariat avec MeetingBooster] Combien de fois vous est-il déjà arrivé d’avoir l’impression de perdre votre temps en réunion ? D’être confronté(e) à des collègues peu ou mal préparés ? De souhaiter passer moins de temps en discussion pour consacrer plus de temps sur d’autres tâches ?

Selon l’étude réalisée par OpinionWay, un cadre passe en moyenne 6 semaines par an en réunion.  Les salariés assistent en moyenne à plus de 2 réunions par semaine, pour une durée totale cumulée de 4 heures et demie. A peine plus de la moitié (52%) de ces séances sont pourtant considérées comme productives.

Ce résultat peut s’expliquer par différentes faits : tout d’abord une mauvaise préparation. Par exemple, un ordre du jour pas toujours clairement défini (23%) ou encore des séances sans objectif précis. Ce dernier point est d’ailleurs une des raisons expliquant que seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision.

A noter également que près de la moitié des salariés (44%) emportent avec eux leur ordinateur ou smartphone en réunion pour continuer leur travail, consulter leurs mails, etc.

Pour répondre à ces problématiques, nous ne sommes pas obligés de mettre en place des politiques chocs de management comme organiser des réunions tenues debout, en interdisant les présentations PowerPoint, ou encore en planifiant des séances aux heures du repas ou tard en fin de journée (dont l’objectif serait de rendre les réunions plus courtes et non pas de mettre au régime les équipes) !

Des outils de pilotage de réunion comme MeetingBooster permettent la mise en place d’un processus commun de management de la réunion.

Management des réunions
Ce ne sont pas de simples logiciels de réservation de salles ou de gestion d’emplois du temps, mais bien des plateformes intégrées à votre outil de messagerie (Outlook) qui permettent d’automatiser :

  • la création de l’ordre du jour,
  • la réalisation du compte-rendu,
  • le suivi des tâches.

Un Manager peut gagner plus de 105 minutes par réunion, notamment grâce à une meilleure préparation – via l’ordre du jour collaboratif où chaque participant peut ajouter des sujets ou fichiers qu’il souhaite aborder en réunion, la réalisation du compte-rendu en cours de réunion (qui permet de fournir un retour dans de meilleurs délais sans perdre de temps à la mise au propre dudit document). Cela lui permet également de statuer plus rapidement et de prendre des décisions stratégiques pendant la réunion.

Ce type de logiciel a pour objectif de responsabiliser les équipes grâce à un outil de gestion de tâches intégré, tout en les incluant dans le processus de décision. Il va permettre de réduire le sentiment de perte de temps ainsi que la frustration que vos employés peuvent ressentir en sortie de séances.

Utilisé dans des Entreprises de toutes tailles, MeetingBooster a pu démontrer que les entreprises amélioraient les comportements et la culture de travail liés aux réunions. Les salariés ressortent moins frustrés par rapport à ces réunions et obtiennent une vision claire des missions qui leurs sont confiées.

Demandez-une version d’essai ici !


Hugo SOTERAS – hugo.soteras@matchware.com 0 810 000 172 (N° Azur France) MeetingBooster