Conduite de réunion : bâtir un ordre du jour

Maj le 07/11/2018 par Raphaële GRANGER

L'efficacité d'une réunion se travaille en amont avec la rédaction d'un ordre du jour soigné. Faute de quoi, tout le monde ressort frustré, agacé, voire dépité d'avoir perdu autant de temps pour pas grand chose au final. 

Aussi, dès lors que l'on parle réunion, productivité rime avec ordre du jour préparé, pensé, rédigé et partagé au préalable ! Ce, afin d'éviter le trop fréquent syndrome de réunionite stérile aiguë...

Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?

Globalement, cet outil est une invitation à participer à une rencontre avec d'autres personnes soigneusement nommées et présentées, en un lieu, à une date et un horaire spécifiques, sur un thème précisé, le tout accompagné d'un programme succinct des réjouissances.

Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé de succès d'une réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à l'issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de la valeur de leur présence, donnant ainsi davantage de sens encore à leur mission. 

 

Pourquoi construire un programme de réunion ?

Construire et rédiger un ordre du jour que vous enverrez, une fois finalisé, à tous les participants de la réunion planifiée, permet de faire passer le message que ladite rencontre sera bel et bien productive. Vous ne conviez pas tout ce petit monde pour le plaisir de les voir ou pour de banales discussions aussi chronophages que stériles.

S'il est généralement perçu comme un simple plan détaillant les sujets devant être abordés, un ordre du jour bien articulé est bien plus que cela. Parmi les atouts majeurs d'un tel outil, on peut notamment souligner les points suivants :

  • il permet aux participants de  déterminer si oui ou non leur présence est une réelle nécessité (une information technique ne justifiant pas la présence de son auteur peut, par exemple, être transmise en amont par mail à tous les participants). Cela évite un sentiment - plus ou moins justifié - de véritable perte de temps pour certains.
  • il offre à chacun l'occasion de bien  préparer la réunion, notamment ses éventuelles interventions et/ou questions. Chacun vient en connaissance de cause et a l'assurance de ressortir en ayant avancé sur le sujet/projet.
  • il  cadre le déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant ainsi débordements, hors sujet, etc.
  • il constitue un  appui de taille pour  l'animateur dans son rôle de chef d'orchestre.  
  • il est un  excellent baromètre quant à la réussite ou non de la réunion en matière d'efficacité et de productivité.

ordre du jour

Comment bâtir un agenda de réunion ?

Concrètement, comme tout document, l'ordre du jour que vous allez partager avec vos collaborateurs se doit d'être clair, précis, succinct, mais aussi suffisamment attrayant pour être lu ! Voici quelques astuces pour son élaboration :

  • donnez un titre à votre ordre du jour : d'emblée, les invités sauront de quoi il va retourner.
  • spécifiez le type de réunion : conseil d'administration, Assemblée Ordinaire, réunion de Direction, réunion de service mensuelle, etc.
  • notez précisément l'objectif global de la réunion pour que tout le monde aille dans la même et bonne direction.
  • spécifiez le lieu ainsi que la date et l'horaire précis (heure de début ET de fin) de la rencontre.
  • présentez succinctement les participants : qui (collègues, fournisseurs, avocats, etc.), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors de cette réunion).
  • citez chronologiquement tous les items qui seront abordés pendant cette entrevue, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. Au préalable, vous aurez bien sûr prévenu chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler chaque élément, mais bien de le définir très succinctement.
  • définissez l'objectif de chaque point abordé.
  • aménagez quelques pauses qui pourront également être utilisées en cas de débats plus longs qu'initialement prévu - dans la limite du raisonnable !
  • prévoyez un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles questions et/ou l'organisation d'une prochaine entrevue.
  • assurez-vous que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre.
  • relisez et/ou faites relire votre ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat (au minimum 1 semaine avant la réunion - attention, certaines réunions très formelles requierent un délai légal ainsi qu'une procédure de convocation spécifique).
  • respectez votre planning le jour J !

    A noter
Si certains invités externes à votre entreprise ont un rôle primordial et ne sont pas connus de tous les participants, prévoyez un temps en début de séance afin qu'ils puissent se présenter et soignez leur venue.

En cas de réunion de dernière minute - ça arrive parfois, une fois tous les participants réunis, faites un tour de table pour que chacun présente rapidement le sujet qu'il doit aborder et déterminez l'horaire de fin de votre entrevue afin de cadrer les choses dès le départ. Prenez des notes et envoyez un compte-rendu à tous les participants afin que chacun puisse garder une trace de ce qui s'est dit lors de cette rencontre. 

Exemple d'ordre du jour

Téléchargez notre modèle d'ordre du jour au format word ou pdf .

modele ordre du jour

Retrouvez notre modèle simple pour rédiger un cahier des charges, voir l'exemple.



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Commentaires

  • Gravatar for L'équipe de Manager GO!

    L'équipe de Manager GO! 24/10/2018 10:14

    Bonjour Dore,
    Oui en expliquant les raisons de cet aménagement.

  • Gravatar for Dore

    Dore 23/10/2018 17:41

    Peut-on modifier l'ordre de discussion des points de l'ordre du jour ?

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