Comment élaborer un business case ?

Maj le 13/11/2019 par Laurent GRANGER

Qu'est-ce qui justifie la réalisation d'un projet ? Le business case ( ou étude d'opportunité en français) apporte des éléments de décision. Découvrez les bonnes pratiques pour conduire et présenter cette analyse avec efficacité.

Qu'est-ce qu'un business case ?

L'étude d'opportunité est conduite en amont du projet. Elle valide la raison d'être de la demande (et donc de l'ouvrage)  , le contexte, sa pertinence, les gains attendus face aux moyens et coûts engagés.

Elle répond aux questions : Quoi ? Pourquoi ? Qui ? Et comment ?

A ne pas confondre avec le business model

L'objectif est d'aller vers un "go ou un no-go" après avoir évalué s'il est intéressant pour l'entreprise de mener le projet. 

Cette étude est utilisable pour tout type de domaines : technique, informatique, mais aussi commercial, marketing, organisationnel (transformation digitale)... 

Exemple : Est-il opportun de créer une nouvelle agence commerciale => si oui lancement des travaux, si non => abandon

Pour un projet modeste, le business case se résume par une simple page pdf. Il est toujours intéressant de noter par écrit les éléments essentiels. Les idées sont plus claires, les incohérences se révèlent...

Pour un ouvrage complexe, il prend la forme d'un dossier élaboré, tout en restant accessible, efficace, vendeur !

Pourquoi produire un business case ?

Ce document est une aide à la décision . Il synthétise toutes les données nécessaires pour décider en connaissance de cause. 

Pour un porteur de projet c'est aussi un support pour convaincre  : en démontrer la pertinence et la rentabilité.

Autre intérêt : le demandeur a en tête, plus ou moins clairement les raisons d'être d'un projet. L'exercice de rédaction d'un business case permet de mettre à plat et partager l'information avec toutes les parties prenantes  . Tout le monde possède ainsi le même niveau d'information. 

A noter : le business case peut être utilisé dans le cadre d'une gestion du changement pour expliquer la situation actuelle / la situation future.

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Qui le rédige ?

Il s'agit généralement du sponsor du projet  lorsque ce rôle existe. Sinon cette tâche est dévolue à tout autre demandeur possédant une assise suffisante dans l'entreprise pour initier un ouvrage.

Dans certains cas un chef de projet  peut aussi tenir ce rôle. Notamment lorsque le projet est "dans les tuyaux" et qu'il est nécessaire de convaincre la direction de son bien fondé pour le lancer.

Le demandeur peut faire appel à des expertises internes ou externes en ressources humaines, finance, techniques... pour étayer son analyse.

Ecrire un business case, les étapes

 

Les parties d'une étude d'opportunité

Il n'existe pas de canevas type de business case. Chaque entreprise possède ses propres pratiques et habitudes. Manager GO! vous propose un plan structuré en 8 étapes :

  1. Executive summary

    Il est constitué des informations essentielles. Il explique en quelques lignes la raison d'être du projet,  les livrables attendus  et les ressources mobilisées.

    Il est important de bien soigner cette introduction, car  les premières impressions comptent beaucoup dans le processus de décision.

  2. Exposé du problème ou de l'opportunité

    Cette partie répond à la question : quoi ? 

    Elle détaille la demande :  le problème à résoudre ou l'opportunité à saisir.  

    Conseil : trouver le juste niveau dans la profondeur et le détail des explications. L'objectif étant de donner suffisamment d'informations pour convaincre son audience sans la noyer dans des précisions superflues et contre-productives.

  3. Analyse de la situation

    Cette étape permet de  comprendre le pourquoi du problème ou bien l'émergence de l'opportunité  . Elle apporte des éléments complémentaires, internes et externes, concernant différents domaines : environnemental, concurrentiel, financier...

    A voir -  L'outil Pestel  est tout indiqué pour formaliser une analyse de l'environnement. De même que  le SWOT pour une réflexion stratégique.

    L'analyse offre une vision détaillée pour  comprendre comment les faits, les actes... se sont enchainés pour produire la situation donnée.

    Par exemple : la concurrence accrue sur nos produits phares et la nouvelle règlementation environnementale plus contraignante nous obligent à revoir notre gamme. 

    Ou bien pour une opportunité,   comment l'articulation d'éléments crée une opportunité . 

    L'analyse de la situation fixe également le périmètre du projet.

  4. Les options et le choix de la solution

    Lister les solutions possibles  pour répondre à la problématique de départ.  Présenter celle retenue et expliquer pourquoi.  Manager GO! conseil cette étape pour  démontrer aux parties prenantes  que les principales options ont été envisagées. Signe d'un travail sérieux et complet d'analyse.

    Les critères de choix peuvent être économiques, stratégiques (alignement avec la stratégie), organisationnels, commerciaux...

    Astuce : pour plus d'impact,  présenter ce que serait le futur  avec l'implémentation de l'option retenue.

    Cette solution est le point de départ du projet.

  5. Gains attendus

    Détailler les bénéfices quantitatifs et qualitatifs générés par le projet.

    Financiers :

    •    augmentation de la marge,
    •    diminution des coûts,
    •    accroissement du chiffre d'affaires
    •    ...

    Non financiers :

    •    maximisation de la satisfaction client,
    •    amélioration de la qualité,
    •    renforcement de la compétitivité,
    •    accélération d'un processus,
    •    développement de l'agilité
    • ...
  6. Coûts et Moyens engagés

    Décrire les ressources (financières, humaines, matérielles...)  nécessaires pour mener le projet. Il ne s'agit pas de lister précisément chaque poste, mais donner des ordres de grandeur pour éclairer la prise de décision.

  7. Planification

    Indiquer la date de mise en place optimale avec les principaux jalons (  réunion de lancement  , etc.). Une information fort utile pour la planification et l'arbitrage entre les différents projets en portefeuille.

  8. Risques et contraintes

    Un projet possède toujours une part de risque. La vocation de cette partie est de faire l'inventaire des risques et de leurs impacts.

    Recenser également les contraintes pesants sur le bon déroulé du projet ou bien sur les livrables (par exemple : manque de compétences en interne, surcharge des équipes concernées par la mise en oeuvre, etc.)

    Des conseils complémentaires

    Pour que ce document soit efficace, voici des principes clés à respecter :

    •    Il doit être clair, concis et précis. 
    •    Sa mise en page agréable et percutante pour convaincre.
    •    Ne pas utiliser de jargon professionnel. Certaines parties prenantes ne sont pas des spécialistes.
    •    Ne pas surcharger de chiffres et autres informations superflues. L'objectif est de fournir des éléments de décisions et non refaire l'analyse dans ses détails.
    •    Il doit être vendeur avec des objectifs clairs.

Retrouvez notre modèle simple pour rédiger un cahier des charges, voir l'exemple.



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