Cahier des charges fonctionnel : conception et rédaction

Dans le domaine des projets informatiques, l’adage «  garbage in, garbage out  » (GIGO) exprime le fait que des données d’entrée défectueuses produiront systématiquement des résultats défectueux. En management de projet, c’est la même chose : il y a peu de chances qu’un projet mal conçu à l’origine débouche sur des résultats à la hauteur des espérances. 

Pourquoi établir un CCF ?

1. Formaliser les besoins de concert avec le maître d'ouvrage

   L’élaboration du cahier constitue l’aboutissement de la phase de  définition du projet  sur le fond.

   Il résulte d’un dialogue structuré entre  la MOA  et le(s) fournisseur(s) ou  l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA)  , qui permet de figer une compréhension commune du besoin dans des termes partagés par tous.  C'est un cahier de charges technique. Le CCF pourra donc découler de processus complémentaires à mettre en place en amont :

   • Etude d’opportunité   : est-ce que le besoin existe ? Voir :  comment rédiger un business case ?
   • Étude technique : quelle est la meilleure solution technique compte tenu des contraintes ? 
   • Etude de faisabilité    : est-ce que mon projet est viable économiquement/techniquement ?
   • Analyse fonctionnelle du besoin  : elle est essentielle pour la rédaction d’un CCF, parce qu’elle va lui donner les éléments clés : les points de vue des différentes parties concernées par le projet (utilisateurs finaux, acteurs connexes…), la durée du produit et son cycle de vie, et les résultats attendus (sans évoquer les moyens pour y parvenir). C'est la formalisation de l'expression des besoins.
   • Analyse de la valeur  : elle ajoute à l’analyse fonctionnelle une évaluation  a priori  des solutions et de leurs coûts pour mieux hiérarchiser les besoins initiaux.

2. Fixer un cadre au fournisseur

   Face à un problème donné, tout fournisseur, agissant en maître d'oeuvre , sera tenté de proposer une solution « clé en main », qui ne traitera pas les aspects spécifiques de votre projet. Il est important de veiller à ce que les prestataires de services aient accès à toutes les informations nécessaires et soient en mesure de comprendre pleinement ce que l'on attend d'eux en termes de qualité, de coûts et de délais .

   Dès lors, le CCF devra énoncer clairement les spécifications fonctionnelles, la qualité attendue, les délais et le budget. Il convient néanmoins de laisser une marge de respiration suffisante aux prestataires pour bénéficier de leur capacité à innover et des idées originales pour répondre aux exigences du cahier des charges. Le CCF doit également définir les responsabilités des deux parties. 

3. Comparer les propositions

   Cette dimension est primordiale dans le cadre d’un appel d’offres, si le CCF fait partie des pièces du marché. L’on pourra alors proposer des critères d’évaluation dont les offreurs devront tenir compte pour proposer la solution la plus compétitive ; ces critères pourront être rassemblés dans une grille de notation qui servira à l’évaluation globale des répondants.

4. Faciliter l’évaluation finale

   Formaliser les besoins fonctionnels via un CCF permet en fin de projet de comparer les attendus initiaux avec les résultats obtenus sur une base objective, et non sur le simple « ressenti » des collaborateurs ou les indicateurs financiers. Il facilite notamment l’exercice de la clôture de projet.

Le CCF est un outil formel et objectif de recueil et d'évaluation des exigences fonctionnelles d'un projet. C'est un outil essentiel pour s'assurer d'obtenir le résultat souhaité. C'est aussi un moyen d'impliquer toutes les parties prenantes et de les intégrer au processus, ce qui renforce leur engagement et réduit les résistances .

A noter : c'est le chef de projet qui est généralement chargé d'écrire  le cahier des charges du projet

Comment rédiger un cahier des charges fonctionnel ?

Voici le contenu d'un cahier des charges fonctionnel :

Sur la forme

Pour être opérationnel, le ccf doit être :

• Concis  : privilégiez les phrases courtes et les tournures simples. Fixer un nombre de caractères ou de mots peut être une méthode utile pour ce faire.
• Simple  : n’employez des termes techniques que lorsque cela est indispensable, utilisez des mots dépourvus d’ambiguïté ou de jugement. L’intérêt du projet (technique, organisationnel, financier) doit être démontré de manière claire.
• Organisé  : le document doit être structuré par un plan (voir ci-après), avec des parties équilibrées.

Sur le fond

Cadre du projet

C’est la partie commune à tous les projets, qui doit permettre à tout fournisseur de retrouver les éléments essentiels à une vision d’ensemble du besoin exprimé. Cette partie regroupe :

• Le contexte  : processus d’identification du besoin, environnement du produit/service (personnes, équipements, régulation…) ;
• L’objectif  : quel niveau de service attendu, pour quels résultats financiers et quels critères qualité (par exemple, objectif de taux de satisfaction client) ;
• Le périmètre et portée du projet :  les différents acteurs concernés (en interne, en externe, quels utilisateurs, à qui s'adresse-t-il, qu'implique-t-il…), périmètre géographique le cas échéant ou bien organisationnel (quels services, quelles filiales, etc.).

Critères fonctionnels et évaluation

L’ordre des parties qui suivent peut dépendre à la fois de la structuration de votre projet (nombre de fonctions principales et de sous-fonctions, liens entre elles), mais aussi du marché dans lequel il s’insère s’il s’agit d’un appel d’offres avec des composantes faisant appel à plusieurs métiers – auquel cas un allotissement pourrait être nécessaire.

La structuration du CCF s’avère alors un exercice précieux pour s’assurer que les différentes offres seront comparables entre elles, et que le produit final pourra être évalué de manière pertinente en fin de projet par rapport à l’expression du besoin initiale. En tous cas, votre CCF devra contenir les trois parties qui suivent :

• Description des besoins : les spécifications fonctionnelles

  De nombreuses méthodes existent pour procéder à l'étude fonctionnelle d'analyse des besoins :  bête à cornes  , diagramme de la pieuvre… Quelle que soit celle retenue, il s’agit tout simplement d’écrire ce que doit « faire » le produit final pour répondre aux besoins énoncés. 

  C’est le but des spécifications fonctionnelles : elles se décomposent en fonctions principales (qui répondent à un besoin), elles-mêmes déclinées en sous-fonctions (actions qui répondent à une partie du besoin). Par exemple, pour un comparateur de voyages, une fonction principale serait «   faire une comparaison entre plusieurs offres de compagnies aériennes   », et les sous-fonctions «   entrer une destination   », «   entrer un horaire   », «   fixer une limite de prix   » etc.

• Enveloppe budgétaire et ressources

  Pour chaque fonction principale, il s’agira de définir la mobilisation de ressources attendues (nombre de jours de travail, budget).

• Délais et livrables

  Il s’agit d’indiquer la date de réalisation attendue du projet, en précisant :

  • - les  livrables intermédiaires  le cas échéant,
  • -  les délais de validation par la MOA, et les pénalités le cas échéant.

Le CCF pourra s’accompagner d’un planning indicatif, s’il a déjà été formalisé.  Un macro planning par exemple  .