Réaliser une étude de faisabilité en gestion de projet

Qu'est-ce qu'une étude de faisabilité ?

Une étude de faisabilité est une analyse préliminaire d'un projet, menée lors de la phase de pré-projet, voire celle de cadrage dans le cycle de vie du projet.

Elle vise à déterminer si le projet est réalisable sur les plans technique, économique, organisationnel et temporel. Cette étude permet aussi d'évaluer les risques associés au projet. Elle constitue un véritable outil d'aide à la décision pour les parties prenantes avant tout engagement significatif de ressources.

Lors de cette phase critique, s'il est déjà nommé, le chef de projet pilote la collecte et l'analyse les informations nécessaires pour établir si les objectifs du projet sont atteignables dans les conditions prévues (et avec les contraintes définies). Pour un petit projet, il peut conduire lui-même l'étude, pour des ouvrage plus larges, il coordonne cette phase. 

Pourquoi faire une étude de faisabilité ?

L'étude de faisabilité remplit plusieurs fonctions essentielles dans la gestion de projet à un stade précoce, c'est-à-dire avant son lancement :

Pour vérifier la viabilité et sécuriser la décision

S'assurer que le projet est réalisable avec les ressources disponibles et dans le contexte existant.

• Élaborer et justifier le budget nécessaire.
• Fournir aux décideurs des informations fiables pour autoriser ou non la poursuite du projet.

Pour anticiper les risques et les obstacles

Réduire les risques d’échec en anticipant les problèmes.

• Repérer les difficultés potentielles et les facteurs critiques.
• Identifier les contraintes réglementaires et normes en initialisant une analyse de risques projet

Pour analyser les impacts sur l’organisation

• Évaluer les impacts sur l’organisation, les opérations et les ressources.

Pour optimiser la planification et la gestion du projet

• Affiner le calendrier et l'allocation des ressources selon les contraintes identifiées.
• Constituer un référentiel initial pour suivre l'évolution du projet.

Pour un manager ou un chef de projet, l'étude de faisabilité représente un investissement initial qui peut éviter des dépenses bien plus importantes liées à un projet mal conçu ou irréaliste. Elle permet également de gagner la confiance des parties prenantes en démontrant le sérieux de la démarche.

Les étapes d'une étude de faisabilité efficace

1. Définir les objectifs et le périmètre du projet

   Avant de commencer l'analyse proprement dite, il est essentiel de :

   • clarifier les objectifs stratégiques et opérationnels du projet
   • définir précisément le périmètre et les limites de l'intervention
   • identifier les critères de succès et les indicateurs de performance clés
   • comprendre les attentes des différentes parties prenantes
   • formuler les hypothèses de base qui serviront de fondement à l'étude

   Cette étape préliminaire permet de cadrer l'étude et d'éviter les malentendus sur les finalités du projet. 

   Pour qu’un projet réussisse, trois facteurs importants doivent être pris en compte :

   • La qualité : niveau de qualité exigé sur le produit/service
   • Les coûts: coût de conception d'un produit, coût de logistique, coût de commercialisation, prix de vente d'un produit, etc.
   • Les délais : délais de conception, comme de livraison d'un produit à un client, etc.

   Appelé aussi le triangle d'or ou de la qualité totale, le but est d’équilibrer ces trois données.

2. Réaliser un diagnostic par domaine

   (technique, économique, organisationnel, calendaire), réaliser le diagnostic en 2 temps :

   Collecte des informations pertinentes

   La qualité de l'étude dépend directement de la fiabilité des informations collectées. Pour chaque volet (technique, économique, organisationnel, calendaire), collecter les données pertinentes :

   • mener des entretiens avec les experts du domaine et les parties prenantes
   • consulter la documentation existante (études antérieures, documentation technique)
   • analyser les données disponibles (statistiques, rapports d'activité, retours d'expérience)
   • réaliser des benchmarks et des études comparatives
   • effectuer des visites sur site ou des observations directes si nécessaire

   La collecte d'informations doit être méthodique et documentée pour assurer la traçabilité des sources et permettre leur validation ultérieure.

   Analyse des informations.

   C'est le cœur de l'étude, où chaque dimension est explorée en profondeur :

   • confronter les objectifs aux contraintes identifiées
   • explorer plusieurs scénarios et options possibles
   • évaluer les avantages et inconvénients de chaque alternative
   • réaliser des simulations ou des prototypes pour tester certaines hypothèses
   • consulter des experts pour valider les analyses les plus critiques

   Une analyse par dimension ne suffit pas. L'interdépendance entre elles doit être prise en compte : une contrainte technique peut avoir des répercussions économiques, une contrainte temporelle peut influencer les choix organisationnels, etc.

3. Élaborer des recommandations

   Sur la base des analyses effectuées, cette étape consiste à :

   • formuler des conclusions claires sur la faisabilité globale du projet
   • proposer des ajustements éventuels aux objectifs ou au périmètre initial
   • recommander la solution optimale parmi les alternatives étudiées
   • présenter un plan d'action préliminaire pour la mise en œuvre
   • identifier les conditions de réussite et les points d'attention particuliers

   Les recommandations doivent être pragmatiques et tenir compte des priorités de l'organisation et des contraintes identifiées.

4. Rédiger le dossier de faisabilité

   La dernière étape consiste à rédiger un rapport complet et structuré présentant les analyses et conclusions de l'étude de faisabilité : préparer une synthèse exécutive pour les décideurs

   A noter : prévoir l'archivage de l'ensemble des documents et données pour référence future

5. Communiquer les résultats

   Elaborer des supports de communication adaptés aux différentes parties prenante.,
   Puis à présenter les résultats aux commanditaires et répondre à leurs questions. La communication des résultats est une étape cruciale qui conditionnera la prise de décision. Elle doit être claire, objective et adaptée aux préoccupations des différents interlocuteurs.

Focus sur l'analyse des domaines

L'étude de faisabilité comporte plusieurs volets :

• technique
• économique
• organisationnel
• calendaire

Auxquels s'ajoute un autre volet sur les contraintes et risques afin de les prendre en compte dans la décision de lancer le projet ou pas.

Un dossier de faisabilité doit être établi, quelle que soit la nature d’un projet : développement d’un nouveau produit, service ou prestation, nouveau projet technique de construction, etc.

Analyse de la faisabilité technique

L'analyse technique évalue si le projet peut être réalisé avec les technologies et les compétences disponibles. Elle répond à des questions fondamentales :

• Les solutions techniques envisagées sont-elles adaptées aux objectifs du projet ?
• Est-ce que l'organisation dispose des compétences nécessaires en interne ou doit-elle faire appel à des ressources externes ?
• Les infrastructures existantes (matérielles et logicielles) sont-elles suffisantes ou des investissements supplémentaires sont-ils nécessaires ?
• Existe-t-il des contraintes techniques spécifiques (normes, compatibilité, évolutivité) à prendre en compte ?
• Quelles sont les alternatives techniques possibles et leurs avantages respectifs ?

Cette analyse implique souvent la consultation d'experts techniques et la réalisation de tests préliminaires pour valider certaines hypothèses. Elle peut également inclure un benchmark des solutions existantes sur le marché et une veille technologique pour identifier les meilleures pratiques.

Outils d'analyse technique

Pour évaluer la faisabilité technique, plusieurs outils peuvent être mobilisés :

• les diagrammes d'architecture fonctionnelle et technique
• les prototypes et preuves de concept
• les tests de performance et de charge
• les audits techniques et revues de code

Ces outils permettent de visualiser les contraintes techniques et d'évaluer objectivement les options disponibles.

Analyse de la faisabilité économique

L'étude économique détermine si le projet est financièrement viable. Elle comprend :

• l'estimation détaillée des coûts (investissements initiaux, coûts opérationnels, maintenance)
• l'évaluation des bénéfices attendus (gains de productivité, augmentation des revenus, économies réalisées)
• le calcul du retour sur investissement (ROI) et d'autres indicateurs financiers (TRI, VAN, délai de récupération)
• l'analyse des flux de trésorerie et des besoins en financement
• l'identification des sources de financement possibles (fonds propres, emprunts, subventions)
• l'évaluation de la sensibilité économique du projet face aux variations des paramètres clés

Cette analyse doit être particulièrement rigoureuse, car elle conditionnera souvent la décision de lancement du projet. Elle nécessite une collaboration étroite avec les services financiers et comptables de l'organisation.

Outils pour l'analyse économique

Elle s'appuie sur des outils financiers éprouvés :

• les tableaux de flux de trésorerie prévisionnels
• les calculs de ROI, VAN et TRI
• les analyses de seuil de rentabilité
• les simulations financières et analyses de sensibilité

Ces méthodes fournissent des indicateurs quantifiables qui facilitent la comparaison entre différentes options et la prise de décision.

Analyse de la faisabilité organisationnelle

Cette dimension examine comment le projet impact l'organisation (pour sa conduite et ses livrables ) :

• la structure organisationnelle actuelle est-elle adaptée au projet ?
• comment le projet s'intègre-t-il dans les processus existants ?
• quels changements organisationnels seront nécessaires ?
• comment gérer la transition et la conduite du changement ?
• quels impacts le projet aura-t-il sur les équipes et leurs méthodes de travail ?
• quel niveau de soutien de la direction peut-on attendre ?

L'analyse organisationnelle évalue également la disponibilité des ressources humaines et la capacité de l'organisation à mobiliser les compétences nécessaires au moment opportun. Elle identifie les besoins en formation ou en recrutement et prévoit les modalités de collaboration entre les différentes parties prenantes.

Outils d'analyse organisationnelle

Voici des outils utiles pour réaliser cette analyse :

• les organigrammes comparatifs (avant/après)
• les matrices RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
• les cartographies de processus
• les cartes de compétence
• les plans de conduite du changement

Ils apportent un éclairage sur les impacts liés aux transformations organisationnelles nécessaires et d'anticiper les résistances au changement potentielles.

Analyse de la faisabilité calendaire

La dimension temporelle s'intéresse à la capacité de l'équipe de conduire le projet dans les délais impartis :

• Le calendrier proposé est-il réaliste compte tenu des contraintes identifiées ?
• Quelles sont les dépendances temporelles entre les différentes phases du projet ?
• Existe-t-il des contraintes de calendrier externes (réglementaires, saisonnières, liées à d'autres projets) ?
• Quelles marges de manœuvre peut-on prévoir pour absorber d'éventuels retards ?
• Comment optimiser le séquencement des activités pour respecter les échéances critiques ?

Cette analyse s'appuie généralement sur des techniques de planification comme :

• le macro-planning : qui donne une vision des grandes phases du projet
• le retroplanning : qui permet en partant de la date de fin de remonter dans le temps pour caler les dates clés.

Pour aller plus loin, il existe des outils qui permettent une planification précise, une précision qui n'est pas forcément nécessaire à ce stade. D'autant que toutes les informations ne sont disponibles pour aller dans le détail :

• le diagramme de Gantt,
• la méthode PERT
• le chemin critique (pour identifier les jalons clés du projet et les zones de risque temporel)

Analyse des risques et des contraintes

Cette section recense et évalue l'ensemble des risques et contraintes pouvant affecter le projet :

• risques techniques (défaillances, incompatibilités, obsolescence)
• risques qualité (conformité)
• risques économiques (dépassement de budget, évolution du marché)
• risques organisationnels (résistance au changement, indisponibilité des ressources)
• risques externes (évolutions réglementaires, actions des concurrents)
• contraintes légales et réglementaires
• contraintes environnementales et sociétales

Pour chaque risque identifié, l'étude peut proposer des stratégies d'atténuation et des plans de contingence. Cette analyse constitue la base du plan de gestion des risques qui accompagnera le projet tout au long de son cycle de vie.

Outils d'analyse des risques

Voici les outils qui mener cette analyse :

• les matrices de probabilité/impact
• les arbres de décision
• les analyses SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
• les registres de risques
• les plans de contingence et d'atténuation

Ces techniques permettent d'évaluer systématiquement les risques et de définir des stratégies appropriées pour les gérer.

Qui est concerné par la construction du dossier de faisabilité ?

Le demandeur du projet est responsable de l’élaboration du dossier de faisabilité. Il est aidé par des personnes compétentes afin de constituer le dossier. Parmi les personnes concernées, vous pouvez avoir :

• le chef de projet,
• le contrôleur de gestion sur les aspects coûts et la justification financière,
• les personnes responsables des entités impactées
• le service Achats pour les devis
• etc.

Conseils pratiques pour une étude de faisabilité réussie

Voici de bonnes pratiques à mettre en œuvre pour réussir cette phase :

• Impliquer les parties prenantes dès le début : il faut absolument associer les utilisateurs finaux et les décideurs à la conduite de l'étude. Leurs savoirs, expériences et compétences permettent d'enrichir l’analyse. Et c'est indispensable pour aligner les attentes et favoriser l’adhésion au projet.
• Adopter une approche factuelle et objective : il convient de mener un travail qualitatif, irréprochable. Pour cela, baser l’étude sur des données vérifiables, quantifiables, indiscutables. Il faut aussi croiser les sources, distinguer faits, hypothèses et opinions. Ne pas oublier de présenter avantage comme inconvénients pour éclairer la décision de manière neutre.
• Prévoir des scénarios alternatifs : élaborer plusieurs options, anticiper les obstacles, définir des jalons de réévaluation et privilégier des approches modulaires pour renforcer la flexibilité du projet.

La suite du projet…

Une fois votre étude terminée et validée, la conception peut donc débuter. Cette phase consiste à choisir, parmi les concepts retenus à l’issue de l'étude de faisabilité, la solution à développer en précisant les exigences à respecter.

Vous pouvez néanmoins conserver les hypothèses non retenues afin de garder une trace de tous les scénarios qui avaient été envisagés pour la réalisation de ce projet. Cela pourra également être utile dans le cas d’un retour d’Expérience appelé aussi "RETEX".