Savoir utiliser un paperboard en réunion

Maj le 23/11/2018 par l'équipe de Manager GO!

Parmi les outils d'animation de réunion, le paperboard tient traditionnellement une place de choix. Contrairement au tableau blanc, ce dernier est constitué de pages de papier de grand format pouvant être retirées.

Animer une réunion avec un paperboard Il permet de dynamiser les échanges en apportant une dimension visuelle.

Pourquoi et comment utiliser cet outil lors de la conduite d'une réunion ?

C'est ce que nous allons voir dans ce dossier méthode.

Les apports d'un "tableau papier" ?

Pour le groupe

Cet outil permet, entre autres, de :

collecter les idées  et les garder en tête

rappeler l' objectif de la réunion pour pouvoir s'y référer régulièrement

noter les questions et points à traiter plus tard dans la réunion

expliquer des points particuliers en utilisant des graphiques

noter des informations importantes 

consigner les accords

 

Pour l'animateur

renforcer son crédit en participant à la construction de son leadership et de sa crédibilité grâce à une animation plus vivante et interactive.

abaisser son niveau de stress en permettant d'occuper son corps autrement qu'en restant immobile face à l'assemblée, et en réduisant ainsi le trac. Le regard de l'assemblée n'est plus focalisé uniquement sur l'animateur, mais également sur le tableau.

conserver une trace des points importants pour faire la synthèse en fin de réunion et rédiger le compte rendu final

Les bonnes pratiques à suivre

Des conseils pour l'animateur

  1. Écrire en gros caractères

    Ne pas oublier que les interlocuteurs sont placés loin du tableau. Afin qu'ils puissent lire ce qui est écrit, la taille des caractères doit être adaptée. Pour plus de lisibilité, il ne faut pas hésiter à écrire en lettres capitales. Un autre avantage à écrire gros est de prévenir une erreur vite arrivée : trop écrire. Seul l'essentiel doit être noté.

    Rester face à l'auditoire sans cacher le tableau

    Le point fort du paperboard est de créer une dynamique dans les échanges. L'animateur doit conserver constamment ce fil entre lui et son public. Pour écrire, il doit ainsi se positionner sur le côté, puis s'écarter afin que tout le monde puisse voir. Un conseil qui parait évident, mais durant les débats, il est très facile de masquer une partie du tableau.

    Utiliser des marqueurs de plusieurs couleurs pour catégoriser visuellement l'information

    Les couleurs apportent une nouvelle dimension à l'information. Il est essentiel de ne pas s'en priver et savoir en jouer avec pertinence. Par exemple : l'urgence et l'importance en rouge, un "go' en vert, etc.

    User de graphes et schémas

    L'impact sur la compréhension et la mémorisation d'une représentation graphique est indéniable. Une fois encore, inutile de surcharger les feuilles. Des graphes clairs avec des couleurs soigneusement choisies renforceront l'information transmise. Il est également possible de jouer sur la taille des traits, les formes utilisées... bref : donner du relief !

Conclusion

Bien utilisé, le paperboard est un support très efficace pour conduire une réunion. Il le sera particulièrement dans le cadre d' ateliers de travail où l'interactivité entre les participants et l’animateur est essentielle.

Ce dossier est référencé dans : Réunion commerciale - Organiser et conduire efficacement une réunion

Pour partager cette publication :

Une réaction peut-être ?

Commentaires

Soyez le premier à donner votre feedback !