Organiser et animer une réunion de vente

#1 S'accorder sur la finalité de la réunion de vente

De nombreuses réunions se déroulent par habitude, sans que se soit posée en amont la question de leur valeur ajoutée dans le planning de travail. Or les commerciaux, souvent rémunérés partiellement au résultat, préfèrent dépenser leur temps sur le terrain pour augmenter leurs chances de vendre. Le responsable commercial, de son côté, n’a rien à gagner à réunir ses vendeurs à titre de simple formalité.

1ère étape pour organiser une réunion commerciale efficace : réfléchir à son utilité, pour déterminer un objectif précis. Globalement, les réunions commerciales visent un objectif final unique : développer les ventes, et par conséquent le chiffre d’affaires. Mais ce sont des objectifs intermédiaires qui permettent d’aboutir à ce résultat. Différents types de réunions commerciales sont utiles dans ce contexte.

• Faire le point sur les chiffres, pour motiver : à une fréquence régulière, le responsable des ventes présente les chiffres aux commerciaux. C’est l’occasion de féliciter l’équipe lorsque les résultats sont bons, de l’encourager dans le cas contraire. Quoi qu’il en soit, cette réunion commerciale aux allures de bilan périodique vise à (re)motiver les troupes.
• Mettre en lumière un succès, pour faire monter en compétences : lorsqu’un commercial affiche un succès majeur, la réunion commerciale peut être organisée pour le valoriser individuellement d’une part, mais aussi et surtout pour qu’il partage son expérience, son savoir-faire et ses techniques de vente. Le manager fait alors monter son équipe en performance, en la faisant monter en compétences.
• Faire redescendre les directives, pour affiner la stratégie : sur l’impulsion de la direction, le responsable commercial rassemble son équipe pour l’éclairer sur la ligne de conduite à adopter. Lancement d’un nouveau produit, offre promotionnelle ou encore arrivée d’un nouveau concurrent : le commercial doit adapter sa stratégie aux directives de l’entreprise. A cette occasion, la réunion a une visée informative.

#2 Planifier la réunion commerciale

Une fois l’objectif déterminé, la 2ème étape consiste à planifier la réunion commerciale. Le timing est crucial pour une réunion efficace, et limite le risque de syndrome de la réunionite.

• Le manager ne peut alourdir le calendrier de travail de manière inconsidérée, la fréquence des réunions commerciales doit donc être modérée. Etablir en amont un planning de principe n’est pas nécessairement stratégique. Pour être efficace, la réunion doit être utile et donc poursuivre un objectif précis. Illustration : la réunion semestrielle de compte-rendu est pertinente pour présenter les résultats et insuffler une dynamique ; à l’inverse, la réunion hebdomadaire systématique n’est pas toujours nécessaire.
• La durée d’une réunion commerciale doit également être raisonnable, adaptée à l’objectif poursuivi. Plus la réunion est courte : moins les commerciaux s’ennuient, moins ils perdent de temps et plus ils sont productifs pendant le déroulement de la réunion. Il est donc important de se fixer une durée maximum, et de s’y tenir.
• Dernier élément à planifier : la date et l’heure . Indubitablement, la réunion du vendredi après-midi perd considérablement en efficacité – et en nombre de participants – en comparaison avec celle du lundi matin…

#3 Préparer la réunion

Préparer la rencontre comporte 2 volets :

1. Le responsable des ventes établit l’ordre du jour et réunit tous documents utiles en support de son brief.
2. Il invite les commerciaux à participer. Cette étape est déterminante : il s’agit d’inciter les commerciaux à être présents, et de leur communiquer en amont toutes informations utiles pour qu’ils préparent eux-mêmes la réunion, de manière à être plus efficaces et à gagner du temps.

De bonnes pratiques permettent d’optimiser le taux et les conditions de participation :

•  Pour réunir un maximum de ses collaborateurs, le manager choisit une date opportune et invite à la participation via un outil digital pratique et ludique. Le commercial renseigne en un clic sur sa présence, le process est facilité et incite ainsi à répondre. Un outil performant permet en outre de communiquer les documents utiles au participant pour préparer la réunion commerciale.
•  Pour motiver la participation, le responsable commercial use d’arguments convaincants. Exemples : une réunion commerciale le lundi matin est d’autant plus attractive qu’elle est présentée comme un brunch d’équipe ; la réunion commerciale organisée en extérieur a toutes les chances de remporter du succès, surtout à l’arrivée du printemps ; le manager qui tient la réunion à distance facilite la participation.

#4 Animer les échanges

Animer efficacement une réunion est essentiel : les commerciaux ne s’ennuient pas, ils écoutent et participent activement, la réunion est productive ! Des outils et des pratiques favorisent une animation efficace :

• Les outils multimédias : le visuel a un impact incontestablement supérieur. Monologuer et/ou faire passer des dossiers papier est certes indispensable, mais il faut s’adjoindre des supports ludiques pour maintenir l’attention de l’auditoire. Présenter les chiffres directement depuis le tableau de bord du CRM, afficher un PowerPoint sur grand écran, diffuser une vidéo de démonstration… autant d’interventions nécessaires pour illustrer les propos en suscitant l’intérêt des commerciaux.
• L’animation intra-groupe : le manager n’est pas le seul à s’exprimer, chaque commercial doit avoir le droit à la parole. A l’occasion de leurs interventions, les participants se sentent valorisés, et leur intérêt pour la réunion est maintenu ; pour le manager, la participation de ses commerciaux permet d’avoir leur retour d’expérience sur le terrain. Pour stimuler les échanges dans le groupe, le responsable commercial peut animer la réunion à l’aide de « jeux » : un quiz, ou même un jeu de rôle.

#5 Débriefer la production

Pour clôturer la réunion sur du concret, le manager prend la parole et résume les débats. Pour accompagner les commerciaux dans leurs missions, il fixe des objectifs SMART à vérifier lors d’une réunion ultérieure. Afin de fournir un support consultable dès que nécessaire, le responsable commercial envoie un compte-rendu de la réunion par email.