Organiser un atelier de travail

Maj le 09/10/2018 par Laurent GRANGER

Avec la démocratisation de la gestion par projet et l'implication grandissante des collaborateurs dans le traitement de problématiques, de nombreux managers sont amenés à organiser et animer un atelier de travail (appelé aussi workshop). Peut-être que vous aussi ?

Définition du workshop

Réunion de travail

Il s'agit d'une rencontre/réunion où différents participants mènent collectivement un travail pratique sur un sujet . Chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu'il partage avec l'ensemble du groupe.

Un animateur est désigné. Son rôle est d'encourager chaque personne à s'exprimer. Il stimule les débats, réfrène les plus bavards, reformule pour relancer les discussions.

Le groupe est responsable des productions issues de la séance . Il peut être amené à présenter la synthèse des travaux à travers un porte-parole.

 

Pourquoi un atelier de travail ?

Les objectifs sont nombreux. En voici néanmoins quelques-uns :

former : objectif pédagogique en faisant pratiquer les participants,

  solutionner un problème : en s'appuyant sur l'expertise collective,

  trouver des idées : en profitant de la capacité créative du groupe,

  informer/rassurer : avec des mises en situation dans le cadre d'une conduite du changement

Avantages et bénéfices

Consensus : la dynamique collective favorise le développement de la coopération intra-groupe et l'obtention d'un consensus au sein des équipes - ou des départements - qui ne partagent pas les mêmes intérêts.

Apprentissage : ils sont facilités par la pratique et la confrontation des expériences. Chacun apprend de l'autre. Les mises en situation donnent lieu à une meilleure mémorisation. L'individu retient mieux en étant acteur et non simple spectateur.

Information : la communication est facilitée grâce à un message appuyé par une mise en pratique concrète.

Motivation : rendre les femmes et les hommes acteurs au sein d'une réunion les implique au plus haut point .

Créativité : le travail en commun génère un foisonnement d'idées. Très utile pour trouver une solution innovante, mais également afin d'explorer toutes les facettes d'un sujet ou d'un problème.

 

Inconvénients et limites

Coût : la mobilisation de participants représente un investissement non négligeable. 

Disponibilité des participants : pas toujours aisé d'obtenir la participation de collaborateurs clés à cause de leur charge de travail.

Effets de groupes néfastes : certains individus ont du mal à exprimer et développer leurs idées devant les autres. 

Caractéristiques d'un tel chantier

Taille du groupe 

Le nombre idéal se situe entre 5 et 8 personnes . Si le groupe est plus dense, il est recommandé de faire des sous-groupes de 2 à 4 personnes.

L'intérêt est d' échanger au sein est d'un petit noyau afin de permettre la participation de tous. Il est néanmoins nécessaire de conserver un nombre minimum pour cultiver la richesse des avis et faire avancer le sujet sur des pistes innovantes.

Durée des séances

Le choix de la durée repose sur la disponibilité des participants et des objectifs assignés. Trois formats possibles : 

courtes - une heure maximum. Les applications : introduction sur un thème ou travail sur une seule facette d'un sujet. L'idée est d'être efficace. L'animateur doit être très préparé et plus directif.

moyennes -  une 1/2 journée (environ 3/3h30 heures). Les sujets peuvent être travaillés plus en profondeur et plusieurs aspects peuvent être traités. Chaque partie peut faire l'objet d'un atelier "court". 

longues - une journée (environ 6/7 heures). L'organisation fait preuve de plus de souplesse, tout en travaillant sur plusieurs angles d'un sujet. Si l'objectif est pédagogique, les participants ont plus de temps pour pratiquer individuellement et donc mieux apprendre. L'animateur a l'opportunité de passer plus de temps avec les groupes pour répondre aux questions et favoriser ainsi les échanges. Le découpage en sous-thèmes n'est plus une option, mais une nécessité. 

 

Suite du dossier : la préparation de l'atelier 

 

Ce dossier est référencé dans : Outils pour améliorer la qualité - Outils - Réunion commerciale - Conduite du changement - Conduite de réunion - Groupe de travail - Résolution de problèmes

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