Comment construire un groupe de travail équilibré ?

Qu'est-ce qu'un groupe de travail ?

Un groupe de travail est une réunion regroupant plusieurs personnes afin de concevoir et réaliser un projet ou résoudre un problème. Contrairement à une simple réunion d'information, le travail en groupe a une finalité productive : il aboutit à des livrables, des décisions ou des solutions concrètes.

L'idée est d'associer des compétences et énergies pour produire mieux et plus que ne le ferait chaque personne prise individuellement. L'intérêt est là : mobiliser la puissance du collectif pour résoudre des problèmes, détecter et tirer profit d'opportunités.

Le travail en groupe se distingue également du simple travail coopératif : dans un groupe de travail, les membres ne se contentent pas de se répartir des tâches en parallèle. Ils interagissent, confrontent leurs points de vue et construisent ensemble une solution que personne n'aurait produite seul. C'est ce qui lui confère sa valeur ajoutée — et aussi sa complexité.

Les étapes pour constituer un groupe de travail

En entreprise, nous disons souvent : « nous allons créer un groupe de travail ». Quel que soit le projet, tout est sujet à créer une réunion de travail.  Pour cela, il est important que ces groupes de travail soient bien construits avec un équilibre entre l'expertise de chaque personne sur le projet et leur rôle au sein du collectif.

Constituer un groupe de travail efficace ne s'improvise pas. La qualité de la préparation en amont conditionne largement les résultats obtenus. La première étape est de bien définir les enjeux du projet. Pour cela, vous pouvez créer une fiche de projet qui vous permettra d'identifier par la suite les membres de votre groupe de travail :

• Décrire les objectifs du projet
• Déterminer une date de début et de fin du projet
• Décrire le contexte de départ et la finalité
• Décider de la stratégie à adopter

Ce qui va nous amener à identifier les ressources : les experts de chaque domaine d'activité permettant d'aboutir au livrable demandé. C'est-à-dire, bien définir qui fait quoi afin de remplir toutes les cases du projet.

L'idéal, c'est d'avoir cinq personnes maximum dans un groupe de travail et un nombre impair afin que les décisions qui doivent être prises soient remportées par le nombre le plus élevé. Au-delà de cinq membres, les échanges deviennent difficiles à orchestrer et la dynamique collaborative s'en ressent.

À partir de là, les réunions de groupe de travail peuvent commencer.

Formaliser les règles de fonctionnement

Avant la première réunion, il est recommandé de définir collectivement quelques règles de fonctionnement : fréquence des échanges, canaux de communication retenus (messagerie instantanée, outils collaboratifs type Slack ou Teams, partage de fichiers via Google Drive ou SharePoint), et modalités de prise de décision. Ce cadrage évite bien des tensions par la suite.

Les rôles au sein du groupe de travail

Lors de ce type de réunion, lorsque les rôles de chacun des membres ne sont pas définis, nous pouvons retrouver les situations suivantes :

• Le pilote du groupe parle tout le temps
• Aucune décision n'est prise
• La réunion qui devait durer 1h s'éternise

Comment faire pour que toute la réunion ne soit pas concentrée sur un seul individu et que les décisions soient prises en temps et en heure ?

Il est essentiel de déterminer la contribution de chaque membre du groupe et de favoriser le dialogue et la communication.

En exemple voici un système de rôles pouvant être défini lors d'une réunion de groupe de travail (les rôles sont différents des rôles d'expertise). Il s'agit d'une méthode créée par Alain CARDON, spécialisé en coaching d'équipe qui a pour but d'améliorer l'efficacité des réunions.

Les rôles sont les suivants :

• Un animateur : généralement le pilote du projet. L'animateur est présent pour faciliter le déroulement de la réunion, il prépare l'ordre du jour, s'assure que le sujet a bien été traité, etc.
• Un pousse-décision : cette personne est présente pour faire avancer le sujet. Il est là pour alerter dans le cas où les sujets du jour ne sont pas traités et où les décisions ne sont pas prises.
• Un gardien du temps (Time Keeper) : il va s'assurer que la réunion se termine dans les temps. Il aide dans le timing des interventions de chacun des membres du groupe (si le temps d'intervention est trop long, il n'hésitera pas à arrêter l'intervention pour faire avancer la réunion).
• Un scribe : il permet de retranscrire les informations et les décisions prises lors de la réunion et d'éditer par la suite un compte-rendu.
• Un coach : le coach prend du recul sur ce qu'il se passe pendant la réunion et observe comment cela se passe (si les rôles sont bien assurés, l'écoute entre les collaborateurs, l'implication de chacun, etc.).
• Un logisticien : il s'assure de la disponibilité du matériel (ordinateur, rétroprojecteur, salle de réunion, etc.). Le logisticien peut être un membre extérieur au groupe de travail.

Pour que cette méthode opère, les rôles doivent s'interchanger pour chaque réunion.

Disposer des personnalités différentes (les styles de communication)

Un groupe de travail efficace ne se compose pas uniquement d'experts techniques : la diversité des personnalités est tout aussi déterminante pour la qualité des échanges et la richesse des solutions produites.

Il existe quatre styles de communication selon les personnalités :

• Une personne qui se base sur les faits : elle communique facilement et est structurée. Elle parle de résultats, de performances et d'objectifs. Son comportement est pragmatique, direct et énergique.
• Une personne méthodique : personnalité rassurante apportant stabilité et méthode dans le groupe de travail. Elle parle de planification et d'organisation. Ses atouts : s'intéresse aux liens de cause à effet.
• Une personne centrée sur l'humain : communication très expressive, centrée sur la relation avec les autres. Ce type de personne a de très bonnes relations avec les collaborateurs et s'exprime facilement.
• Une personne centrée sur les idées : ce sont des personnes créatives qui ne manqueront pas de dire tout ce qui leur passe par la tête. Capacité à projeter ses idées et d'innover.

Il est intéressant de disposer des quatre styles de communication dans un groupe de travail, car chacun apporte des éléments clés qui permettront de faire avancer le sujet. Des tests sont disponibles sur internet afin de connaître son style de communication.

Éviter les écueils fréquents du travail en groupe

Même bien constitués, les groupes de travail peuvent dériver vers certains travers classiques. Le "groupthink" — ou pensée de groupe — est l'un des plus redoutables : les membres convergent trop vite vers un consensus sans explorer suffisamment les alternatives. Pour l'éviter, il est recommandé d'intégrer délibérément un profil "avocat du diable" qui questionne les idées reçues, ou d'organiser un tour de table silencieux (chacun note ses objections avant le débat collectif).

Autre écueil à surveiller : la participation asymétrique. Dans tout groupe de travail, il existe des membres plus discrets qui n'osent pas prendre la parole spontanément. L'animateur a un rôle clé pour solliciter explicitement ces profils — leurs contributions sont souvent les plus originales.

Outils pour faciliter le travail collaboratif en groupe

La dynamique d'un groupe de travail ne repose pas uniquement sur les individus et leurs rôles : les outils collaboratifs jouent un rôle de facilitateur non négligeable. Selon les besoins, différentes solutions permettent de structurer les échanges et d'assurer le suivi de l'avancement :

• Pour la gestion des tâches et l'avancement : des outils comme Trello ou Asana permettent de visualiser l'état d'avancement du projet et de clarifier qui fait quoi à chaque étape.
• Pour le partage de fichiers et la co-édition : Google Drive, SharePoint ou Notion centralisent les documents et évitent les échanges de fichiers par emails, sources de versions multiples et de confusion.
• Pour la communication instantanée : Slack, Teams ou tout autre outil de messagerie instantanée fluidifie les échanges entre les réunions et réduit les délais de réponse.
• Pour le brainstorming à distance : des outils de tableau blanc collaboratif (Miro, Klaxoon) permettent de mener des sessions créatives en visioconférence avec la même efficacité qu'en présentiel.

Le choix des outils doit rester au service de la méthode, et non l'inverse. Trop d'outils tue la collaboration : mieux vaut en sélectionner deux ou trois et les utiliser de façon cohérente sur l'ensemble du projet.

Conclusion : le groupe de travail, moteur de l'intelligence collective

En conclusion, chacun possède un rôle important au sein d'un groupe de travail et a quelque chose à apporter aux autres membres de l'équipe. La performance collective ne résulte pas de la somme des compétences individuelles, mais de la qualité des interactions entre elles.

Constituer un groupe de travail efficace, c'est donc autant une question de méthode que de composition humaine. Définir les enjeux avec précision, sélectionner les bons profils, attribuer des rôles clairs et veiller à la diversité des styles de communication : ces quatre leviers font la différence entre une réunion de plus et un véritable espace de production collective.

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Auteur - Clarisse GUIGON

La satisfaction client a toujours été l’objectif de Clarisse que ce soit pour le client interne ou externe.

Depuis son entrée dans le monde du travail, il y a 10 ans, ses expériences l’ont amenée à gérer de multi-projets dans les industries ou les services.

Diplômé de Master en Management de la Qualité, Sécurité et Environnement, rédiger des articles permet à Clarisse de partager ses connaissances et vous éclairer sur votre travail au quotidien.