Brain-netting : brainstormer en ligne

Maj le 29/11/2019 par Raphaële GRANGER

Un nouveau projet intervient et vous devez absolument réunir votre équipe pour travailler sur le sujet. Oui, mais voilà, vos collaborateurs sont disséminés géographiquement ou bien en télétravail et vous ne parvenez pas à tous les réunir en un seul et même lieu au même moment, si ce n'est à grands frais. Ne vous torturez plus l'esprit... organisez un Brain-netting !

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Qu'est-ce que le Brain-netting ?

De nombreux managers dirigent aujourd'hui des équipes virtuelles dont certains membres - parfois tous - sont géographiquement éloignés.

Appelé également online brainstorming - ou brainstorming en ligne - le brain-nettting est une technique de réflexion collective menée de manière dématérialisée par le biais d'outils numériques partagés.

Une démarche particulièrement intéressante lorsque l'on souhaite mener une réflexion de groupe et qu'il est difficile de réunir physiquement tous les participants en un seul et unique endroit en même temps. 

Principe

La méthode consiste à réunir virtuellement - par le biais d'internet - différents participants à une session de réflexion collective. Via un outil collaboratif dédié, chacun peut ainsi partager ses idées/solutions et échanger en temps réel - ou en différé - avec les autres membres du groupe depuis son appareil - smartphone, tablette, ordinateur.

L'idée est que ce brainstorming virtuel se déroule comme un atelier de réflexion collective classique type brainwriting, à cette différence près que tous les participants ne se trouvent pas physiquement ensemble.

Chacun réfléchit de son côté puis partage sa réflexion sur un support collaboratif. Les contributions sont généralement anonymes de façon à ce que tout le monde participe activement.

NOUVEAU

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Champs d'application

Le brainstorming à distance est particulièrement intéressant dans les situations suivantes : 

  • collaborateurs en télétravail
  • collaborateurs en temps partiels ne se recoupant pas entre eux
  • collaborateurs disséminés géographiquement
  • nombre important de participants divisés en sous-groupes et répartis en plusieurs salles

et avec les objectifs suivants :

  • résolution de problèmes
  • innovation
  • prise de décision
  • marketing
  • communication
  • stratégie

Avantages et limites

La démarche présente des intérêts certains, tels :

  • l'anonymat des posts (option facultative) pousse les participants à être plus actifs et créatifs
  • possibilité pour les équipes éclatées géographiquement de réfléchir plus aisément collectivement
  • gain de temps et de coût d'organisation de réunions pour les équipes éparpillées
  • possibilité pour les participants de poster à différents timings

Elle comporte toutefois certaines limites : 

  • lorsque les participants doivent réfléchir sur le même laps de temps, il peut être ardu de trouver le timing convenant à tous (décalages horaires, temps pleins/temps partiels, difficultés de connections liées au lieu géographique, etc.)
  • problèmes liés à la compatibilité entre les logiciels/applications utilisés et le matériel des participants (Mac/PC notamment)
  • difficultés liées à l'utilisation du logiciel ou de l'application utilisée (formation plus ou moins longue selon les profils des utilisateurs)
  • délicat à organiser dans le cadre d'une réflexion urgente
  • efficacité des réflexions liée au manager/animateur

Les outils

La palette de solutions à disposition est très large, tout comme le budget. Chacun optera pour la plus adéquate selon le nombre d'utilisateurs, la fréquence d'utilisation, la technologie envisagée et l'environnement requis. Globalement, on distingue quatre grands types de support : 

  • Mails
  • Vidéo/call conferences
  •  Solutions collaboratives en ligne
  •  Logiciels/applications dédiés plus ou moins complexes, plus ou moins onéreux. Certains intègrent des templates fort utiles à la gestion de projet notamment comme des plannings, business plans, matrices de priorisation, etc.

Organiser un atelier en mode brain-netting

Globalement, ce type de brainstorming se déroule de la même manière que la version plus "classique", si ce n'est que tous les participants réfléchissent depuis des lieux différents les uns des autres.

L'idée est de créer une émulation et favoriser les propositions d'idées sans limiter la créativité. L'instigateur de l'atelier a donc ici un rôle prépondérant dans l'animation dynamique du groupe et la fluidité des échanges.

En amont de l'atelier, l'organisateur prendra soin de définir une date ainsi qu'un horaire de début de séance et partager ces informations, ainsi que la thématique à travailler, avec tous les participants. Il s'assurera que chacun a bien reçu ces informations en demandant, par exemple, une confirmation de présence.

  1. Opter pour l'outil adéquat

    Choisir en amont le logiciel/application le plus adapté. Budget, technologie, ergonomie, fonctionnalités, compatibilités, etc. sont ici à prendre en considération afin de faire le bon choix. 

  2. Familiariser l'équipe avec le procédé

    Former en amont l'équipe à la solution technique utilisée. En effet, il est essentiel que tous les participants soient à l'aise avec le logiciel et puissent ainsi se concentrer sur la thématique de l'atelier. Par ailleurs, les notes, chiffrages et autres documents nécessaires à la réunion doivent être aisément accessibles et partageables de tous.

    Il est important de s'assurer que chacun maîtrise suffisamment l'outil pour s'en servir efficacement.

  3. Lancer le brainstorming

    Formuler précisément l'objectif de la session de réflexion et s'assurer que tous les participants ont bien compris et intégré ce dernier.

    Énoncer les règles (spontanéité ; absence de jugement et/ou de critique dans un premier temps, la quantité d'idées primant sur la qualité ; déroulement du brain-netting...) ainsi que le temps imparti - ou la date de fin des propositions dans le cas d'un brain-netting décalé.

    Encourager la production d'idées/solutions à l'instar d'un brainstorming classique et dérouler l'atelier selon le planning et le timing définis au préalable.

    L'animateur peut, pour ce faire, poser une question à laquelle tous les participants répondent, ainsi qu'aux questions complémentaires pouvant découler de cette réponse (précisions, exemple, etc.). La discussion peut se poursuivre en s'appuyant sur les réponses données ou bien autour d'autres questions liées.

  4. Classer et sélectionner les idées

    Selon les options disponibles sur l'interface de brainstorming en ligne et les règles définies par le groupe, le classement se fait comme cela pourrait se faire lors d'un brainstorming classique : par affinités, grands axes d'idées, etc. en colonnes, par groupes de post-it virtuels, sur un paperboard virtuel...

    La réflexion et les échanges se poursuivent selon les règles de fonctionnement du groupe (priorisation, analyse des points forts et faibles de chacune des propositions, vote, etc.) jusqu'à obtenir l'idée ou la solution à la problématique travaillée et mettre en place un plan d'action.

Ce dossier est référencé dans : Réunion de travail : votre rôle d'animateur - Organiser et conduire efficacement une réunion

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