Animer une réunion de travail

Maj le 26/08/2021 par Laurent GRANGER

Comment animer une réunion de travail ? L'animateur tient un rôle majeur dans son bon déroulement, aussi bien sur le contenu que sur la forme. Ces aspects contribuent à l'efficacité de l'ensemble. Voyons les points importants.

Rôle de l'animateur

Votre rôle d'animateur se résume en 2 activités : 

  aider à la production pour l'atteinte des objectifs fixés : voici la principale attente que le groupe peut avoir envers son animateur. L'aider à travailler efficacement dans le sens voulu afin d'obtenir le résultat désiré.

  structurer et coordonner le groupe : pour être efficace, il est impératif de réguler le groupe. Permettre à tous de livrer leur avis, tempérer les caractères dominants, recadrer pour rester sur les rails, relancer si les débats s'enlisent... bref un second axe important réside donc dans le rôle de support de la réussite du groupe. 

Animer une réunion : les grandes phases d'intervention

Le terme "animation" chapeaute un ensemble d'actions que vous devez réaliser à différents stades d'une réunion.

Comment animer une réunion ?

Organisation et préparation de la réunion

Ce n'est pas de l'animation à proprement parler mais cette phase est très importante pour l'efficacité de la réunion à venir. Elle se divise en 3 parties :

  • - choix des participants : en fonction du sujet 
  • - préparation du contenu : compilation de données à travers un dossier, pré-analyse, etc.
  • - organisation matérielle : salle, outils, convocation...
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Phase d'introduction

Après avoir accueilli les participants, votre rôle est de présenter le sujet, les enjeux associés afin de lancer les échanges.

Vous pouvez proposer également une méthode de travail pour aborder la problématique en question et suggérer une organisation des débats.

Vous soumettez ensuite à l'assemblée une hiérarchie des points à traiter, les mises en commun, les synthèses, les horaires, etc. Bref vous êtes l'architecte de la réunion.

Vous fixez les règles de conduite : les contraintes en terme de prise de parole et d'écoute des opinions des autres, le respect des horaires, l'éventuelle confidentialité à tenir, etc.

Aide à la production

Pendant le déroulé de la réunion, vous êtes au coeur de votre rôle d'animateur. Vous devez tour à tour :

  • Stimuler le groupe : en utilisant des outils de communication (reformulation, questions...), vous relancez lorsque la dynamique se tasse, vous encouragez à approfondir un axe qui semble pertinent, vous facilitez l'émergence des idées, etc. 
  • Gérer la prise de parole : en régulant les échanges, en permettant à chacun de s'exprimer (même aux plus introvertis), en faisant respecter l'équilibre du temps de parole entre chaque participant...
  • Soutenir les membres en difficulté face au groupe. Ne laissez pas le poids du collectif écraser un participant.
  • Contrôler les collaborateurs difficiles : le bavard, l'agressif, le "je sais tout" et d'autres profils encore, nécessitent une gestion ciblée pour ne pas sabrer la production du groupe et laisser les débats s'enliser dans des considérations hors sujet.
  • Traiter les conflits entre participants : ne laissez pas s'installer un climat délétère.
  • Prévenir les dispersions et recentrer le cas échéant sur le sujet principal, l'objectif, les échéances.

Conclusion

Vous devez faire la synthèse en accord avec le groupe. Vous rédigez également le compte-rendu et assurez le suivi de la réunion : pilotage d'actions, planification d'une nouvelle rencontre, etc.

Les qualités de l'animateur

Faire travailler un groupe avec efficacité nécessite de véritables qualités comme :

  •  sens du contact et empathie,
  • sincérité et transparence,
  • capacité à manier humour et ... gravité,
  • leadership pour être écouté et crédible dans le rôle d'animateur,
  • tolérance,
  •  sens de la responsabilité,
  • curiosité positive et capacité à remettre en cause ses idées.

Des qualités souvent innées, mais qui peuvent également se cultiver. Animer une réunion requiert de solides compétences de communication à développer.

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Comment vous améliorer ?

L'expérience accumulée associée à la préoccupation d'une remise en cause permanente vous aidera à devenir meilleur de réunion en réunion.

Après chaque animation, posez-vous et faites une synthèse de ce qui a fonctionné et les difficultés que vous avez rencontrées . Pour ce deuxième point, réfléchissez sur ce que vous auriez pû faire pour être plus performant. Ce debrief personnel est une étape indispensable pour vous améliorer. 

Co-animer une réunion

Le schéma classique d'animation d'une réunion est le suivant : un animateur et un groupe. Dans certains cas, l'animation à plusieurs s'impose.

C'est le cas quand il est nécessaire de conduire des discussions sous le couvert d'un expert technique. Egalement lorsqu’un manager débutant se fait accompagner d'un senior. Ce dernier est alors présent en support pour recadrer les échanges et rassurer son poulain.

Examinons plus généralement les avantages et les limites de l'animation à plusieurs

Les apports de la co-animation

Cette solution présente de nombreuses vertus comme : 

  • - pendant qu'un animateur note sur  le paperboard  les idées issues de la salle,  le second reste disponible pour entretenir la dynamique du groupe  ,
  • - en cas de situation tendue,  l'un apporte son soutien à l'autre  pour le suppléer sur le terrain des idées et de l'argumentation,
  • - les 2 intervenants  partagent un point de vue, une expertise complémentaire  pour faire avancer les travaux
  • - dans le cas de travail par atelier,  chaque animateur prend en charge un mini-groupe  pour le faire travailler et restituer la synthèse à l'ensemble des participants.

Les limites de l'exercice

La complicité et la bonne entente doivent être la règle  . Si des conflits se produisent entre les personnes, si l'un des deux tente de prendre le leadership aux dépens du second ou bien encore si l'espace d'expression de chacun n’est pas respecté (parole coupée, etc.)... La réunion sera inefficace voire contre-productive, les animateurs, décrédibilisés.

La préparation, la clé du succès

Pour réussir cette animation en duo, un préalable et  un facteur de succès, est la préparation  .

Une coordination en amont est indispensable  pour que chacun connaisse exactement son rôle et les limites de son territoire lors des échanges. De plus, les objectifs doivent être partagés et communs. Le duo sera alors prêt à intervenir d'une manière organisée, ordonnée. 

Ils partagent leur expertise...

E Craipeau Eric CRAIPEAU
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