Comment gérer différents types de participants en réunion?

Pourquoi identifier les différents types de participants d'une réunion ?

Avant toute réunion professionnelle, il est important pour l'animateur/le manager de se préparer. Travailler le sujet, réfléchir aux personnes à convoquer, définir une date et un lieu, etc.

La préparation d'une réunion du groupe commence bien avant l'envoi de la convocation. Les managers expérimentés savent que la réussite dépend largement de leur capacité à anticiper les différents types de participants à une réunion qui seront présents.

Une fois les personnes choisies, il est judicieux d'analyser la personnalité et le fonctionnement de chacun afin de mettre au point une animation la plus adéquate possible. Et réfléchir à d'éventuelles parades en cas de dérapage.

Conseil pratique : créez une fiche pour chaque participant régulier avec ses traits dominants et les techniques qui fonctionnent le mieux pour l'impliquer. Cette approche de coaching vous permettra d'optimiser la conduite de réunion.

Savoir repérer les différentes personnalités et modes de fonctionnement en présence, offre, en effet, de nombreux atouts :

• limiter l'effet de groupe et ainsi maximiser l'efficacité de la réflexion et garantir des échanges sains et constructifs,
• éviter un dérapage ou le gérer adéquatement, le cas échéant,
• favoriser la productivité collective.
• Optimiser le tour de table initial
• Clarifier les objectifs fixés pour chacun

Pendant la réunion, cette connaissance des profils vous aide à mettre en place et animer des séances plus productives. Les règles du jeu deviennent plus claires quand vous savez adapter votre questionnement à chaque personnalité.

Les 4 grands types de comportements fondamentaux en réunion

On trouve généralement quatre grands types de personnalité : 2 de caractère plutôt extraverti (dominants et expressifs), 2 plus introvertis (analytiques et sympathiques). Chaque individu possède un trait de caractère prédominant.

Cette classification des différents types de comportements en réunion constitue un outil essentiel pour organiser une rencontre efficace. L'ordre du jour doit tenir compte de cette diversité pour maximiser les apports de chacun.

Si la diversité en matière de mode de fonctionnement et de réflexion est un atout majeur pour les prises de décision et résolutions de problèmes, cela peut rapidement tourner au cauchemar et ruiner l'efficacité d'un atelier de travail lorsque des personnalités trop marquées s'affrontent.

L'animateur de la réunion, ou à défaut le manager, doit ainsi être capable de repérer ces personnalités et surtout savoir quelle posture adopter en leur présence et comment réagir en cas d'excès.

Les profils extravertis : moteurs de la dynamique de groupe

Ils aiment être le centre de l'attention, être entourés de nombreuses personnes. Ils rechargent ainsi leur énergie. En réunion, ils prennent la parole quand bon leur semble et verbalisent ce qu'ils pensent sans davantage de complexes.

Pour animer un projet avec des extravertis, prévoyez des mises en situation dynamiques et des sessions de brainstorming interactives. La logistique de votre réunion doit prévoir suffisamment d'espace pour leur expression.

Ils participent aux débats, donnent quoi qu'il arrive leur opinion sur le sujet en question. Nul besoin de les encourager à le faire.

Les dominants : leaders naturels à canaliser

Ces types de participants à une réunion présentent des caractéristiques marquées qu'il est essentiel de formaliser dans votre préparation :

• forte assertivité, excellente confiance en eux, sûrs de leurs opinions, convaincus qu'ils ont raison,
• grande aisance à parler en public (voix haute et forte, interventions spontanées, etc.), facilité à exprimer ce qu'ils pensent,
• prompts à mobiliser la parole, contredire pour avoir raison, peu importe qu'ils soient effectivement dans le vrai ou non, critiquer facilement,
• tendance à discuter avec leurs voisins, y compris lorsque l'animateur ou un participant est en train de parler,
• grande énergie,
• propension à se mettre en valeur, parfois au détriment d'autrui...

Pour réguler leur participation, établissez dès le début le cadre avec des points clés sur le temps de parole. Un plan d'action clair les aide à canaliser leur énergie vers les objectifs fixés.

Les expressifs : créativité et émotion au service du groupe

Ces participants sont également aisément repérables :

• ils pensent et réfléchissent tout haut,
• ils ont un langage non verbal très développé, parlent beaucoup avec leurs mains,
• ils sont souvent très démonstratifs dans leurs réactions,
• ils occupent beaucoup d'espace,
• ils semblent parfois jouer dans une pièce de théâtre.

Lors d'une réunion rapide, leur énergie peut être un atout pour générer des idées. Préparez des synthèses régulières pour reformuler leurs contributions et maintenir le cap sur la prise de décision.

Les profils introvertis : richesse silencieuse à valoriser

Ils n'ont pas besoin de nombreuses interactions sociales pour exister. Moins volubiles que leurs collègues extravertis, ils prennent la parole et captent l'attention lorsqu'ils sont certains que leur contribution est constructive.

Ces différents types de comportements en réunion nécessitent une animation spécifique. Prévoyez des moments de réflexion individuelle avant les échanges collectifs.

Les analytiques : précision et rigueur au service de la qualité

Plus difficiles à repérer, ces participants :

• prennent le temps de réfléchir avant de parler,
• ne prennent la parole qu'après avoir fait mentalement le tour de la question,
• semblent parfois perdus dans leurs pensées,
• ont besoin de tous les tenants et aboutissants avant de se prononcer, peuvent insister sur des détails,
• passent parfois pour lents.

Pour optimiser leurs apports, envoyez la convocation avec tous les documents nécessaires bien en avance. Pendant la réunion, donnez-leur le temps de clarifier leurs analyses avant la prochaine réunion.

Les sympathiques : facilitateurs relationnels discrets

Relativement passifs, ces derniers sont assez faciles à repérer :

• ils fuient les conflits et les prises de parole,
• ils sont généralement passifs et acquiescent à chaque intervention de l'un des autres participants,
• ils peinent à donner leur sentiment sur les sujets débattus,
• ils se plaignent généralement de ne pas avoir été entendus,
• ils se demandent pourquoi ils ont été invités à la réunion.

Interactions entre les 4 profils : orchestrer l'harmonie

En réunion, les caractères prédominants dominants et expressifs prennent généralement le dessus sur les plus introvertis. Ces derniers, même si ce qu'ils ont à dire est factuel, justifié et capital, n'osent pas contredire les plus extravertis, qui eux, sont trop sûrs d'eux pour les écouter et remettre en question leurs idées, solutions, etc.

Ce qui peut parfois avoir des conséquences désastreuses sur les décisions prises, les projets, etc.

Pour l'animateur, il est ainsi essentiel de repérer d'entrée de jeu les différentes personnalités en présence et adapter son style d'animation afin que la réunion soit constructive et productive.

Profils spécifiques et stratégies d'animation adaptées

L'objectif de l'animateur est de fluidifier les échanges, nourrir la réflexion et atteindre l'objectif de sa réunion. Pour ce faire, il doit composer avec chacun des caractères en présence et tirer parti des qualités de chacun tout en limitant au maximum les dérapages, quels qu'ils soient.

Les types de participants à une réunion peuvent varier considérablement. Voici les stratégies de coaching pour chaque profil, essentielles pour des réunions productives.

S'il est bon de ne pas tomber dans la caricature, les jugements hâtifs et autres étiquetages, il est néanmoins intéressant de bien connaître les fonctionnements des diverses personnalités afin de les utiliser à bon escient.

Le leader : canaliser l'influence positive

• Attitude au sein du groupe :
  • Parle de façon claire et précise
  • A une certaine influence sur le groupe
  • Pense posséder les clés du problème
  • Donne des conseils
  • Aimerait prendre la place de l'animateur/du manager
• Posture de l'animateur :
  • Définir clairement son rôle et ses responsabilités avec lui avant la réunion
  • S'appuyer sur lui pour faire passer une idée
  • Lui demander de présenter une partie de l'atelier qu'il maîtrise sans lui laisser le champ libre pour l'animation du reste de la réunion
  • Lui donner la parole sur des sujets délicats et/ou sensibles
  • Le recadrer lorsqu'il dépasse son rôle

L'introverti/timide : libérer le potentiel caché

• Comportement en réunion :
  • Est généralement hypersensible, empathique et fin observateur
  • Ecoute attentivement
  • Évite les confrontations directes, a le regard fuyant
  • Peine à prendre la parole, à donner son avis
  • A du mal à s'exprimer clairement et/ou se faire entendre
  • Craint les critiques
  • Rougit sitôt que l'on s'adresse à lui
• Attitude de l'animateur :
  • Comprendre d'où vient son blocage
  • Lui donner la parole sur des éléments qu'il maîtrise
  • L'encourager à prendre la parole et participer aux débats, donner son avis
  • Valoriser ses prises de parole et s'appuyer sur ces dernières pour faire avancer la réflexion
  • Le nommer rapporteur

Le méticuleux : transformer la précision en atout

• Habitudes en atelier de travail :
  • Orienté détails
  • Hyper organisé et structuré dans sa façon de travailler
  • Fiable dans les missions et tâches qui lui sont confiées
  • Difficultés à travailler avec des caractères moins structurés
  • Son côté pointilleux peut ralentir l'avancée des échanges
• Position de l'animateur :
  • Rappeler le temps imparti à la réunion et aux débats, recentrer la discussion en lui proposant de discuter ultérieurement des détails
  • S'appuyer sur lui pour le planning des événements ou la rédaction de procédures, etc.
  • Lui confier la rédaction du compte-rendu de réunion et/ou la gestion du timing

Le créatif/rêveur : catalyseur d'innovation

• Caractéristiques en réunion :
  • Tendance à rejeter les solutions trop évidentes ou les idées "classiques"
  • Aptitude à sortir des sentiers battus, trouver des solutions novatrices
  • Vision décalée des choses qui peut agacer les plus terre à terre
  • Adeptes du "tout est possible"
  • Vision positive des problèmes qu'ils considèrent comme des challenges moteurs pour leur créativité
• Posture de l'animateur :
  • Rationaliser leurs idées trop saugrenues, valoriser celles qui sont envisageables
  • Encourager leur esprit et réflexion "hors normes", notamment dans le cadre de résolution de problèmes
  • Exploiter leur aptitude à penser différemment

Le zappeur fou : recentrer l'attention dispersée

• Comportement en groupe :
  • Multitâches, présent tout en faisant tout autre chose
  • Perturbe le groupe avec ses notifications diverses et ses activités extra-réunion (sms, rédaction de mails, travail sur un autre dossier...)
  • Pose des questions sur des items déjà abordés
  • Discute avec ses voisins pendant les prises de parole de l'animateur ou les interventions des autres
• Réponse de l'animateur :
  • Rappeler les règles de savoir-être de la réunion et le recadrer fermement si nécessaire
  • Mettre les réflexions sur pause et faire silence jusqu'à capter à nouveau son attention
  • Lui envoyer un sms/email en lui demandant de bien vouloir se concentrer sur le sujet du jour
  • Lui confier le partage des informations urgentes à des tiers
  • Le nommer rapporteur et/ou rédacteur du compte-rendu

Le "je m'en foutiste" : réveiller la motivation

• Agissements en groupe :
  • Présent physiquement, mais aucune participation active aux réflexions
  • Soupire régulièrement d'ennui, baye aux corneilles, somnole
  • S'occupe à tout autre chose sans que cela ne lui pose le moindre souci
  • Ne propose aucune idée, solution, semble détaché
• Posture de l'animateur :
  • L'impliquer directement dans les échanges en lui demandant son avis
  • Lui confier une tâche, un projet qui le motive
  • Lui rappeler l'objet de sa présence, l'importance de son rôle au sein du groupe
  • Organiser une entrevue ultérieure pour comprendre les raisons de son détachement

Le contradicteur né : transformer l'opposition en contribution

• Manifestations en groupe :
  • Se montre systématiquement négatif
  • Prend la parole inopinément pour contredire
  • Monopolise la parole, sème le doute
  • Refuse d'écouter et entendre des avis divergents
  • Campe sur ses positions
  • Refuse les idées novatrices
• Réaction de l'animateur :
  • Lui demander de justifier sa non-validation, démontrer factuellement ce qu'il avance, proposer des solutions
  • Tempérer les échanges, formuler le pour et le contre de chacune des parties
  • Encourager les analyses factuelles et la prise de recul

L'autoproclamé expert : valoriser sans alimenter l'ego

• Attitude en réunion :
  • Survalorise ses expériences et expertises
  • Cherche à se faire remarquer
  • Rabaisse les interventions des autres
  • Ridiculise l'animateur et/ou les autres participants
• Réponse de l'animateur :
  • Lui demander d'être précis, factuel et clair
  • Le recadrer fermement s'il manque de respect à autrui et lui rappeler les règles de savoir-être

Plan d'action pour une animation efficace

Maîtriser les différents types de comportements en réunion nécessite une préparation méthodique. Voici votre checklist pour des réunions productives :

Conclusion : transformer la diversité des personnalités en force collective

La maîtrise des différents types de comportements en réunion constitue une compétence managériale essentielle. En identifiant et valorisant chaque profil, vous transformez les réunions en véritables leviers de performance collective. Mettez en pratique ces stratégies dès votre prochaine réunion et observez la transformation de votre équipe.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.