Comment créer un tableau de bord projet ?

Qu'est-ce qu'un tableau de bord projet ?

Il s'agit d'un tableau de bord (dashboard pour nos amis anglosaxons) comprenant des indicateurs (ou metrics) pour piloter l'avancement d'un projet et suivre sa performance. Cet outil de synthèse permet de surveiller l'état de santé d'un projet. Il rend sa gestion plus efficace et plus simple à mettre en œuvre. Il facilite la prise de décision.

Un tableau de bord gestion de projet efficace s'appuie sur un système d'information structuré qui agrège les données provenant de multiples sources de données : planning du projet, rapports d'activité, outils de suivi des tâches, et systèmes de gestion des ressources. Cette centralisation transforme des données brutes en informations exploitables.

Pour des conseils plus généraux voir la définition d'un tableau de bord.

Au fur et à mesure de l'avancée des travaux, il permet à la chefferie de projet et à son équipe de savoir où ils en sont et où ils doivent aller. À l'instar d'une voiture ou d'un avion, le tableau de bord délivre les informations nécessaires pour garder le projet sous contrôle. Les paramètres essentiels sont visibles en un coup d'œil.

La visualisation des métriques constitue l'un des atouts majeurs du dashboard de gestion de projet d'aujourd'hui. Graphiques d'avancement, jauges de consommation budgétaire, diagrammes de Gantt interactifs : ces représentations visuelles permettent d'identifier instantanément les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

Pourquoi créer un tableau de bord pour piloter votre projet ?

Ce type de tableau de bord facilite la gestion de projet et améliore l'efficacité du pilotage : les KPI (Key Performance Indicators) importants à suivre sont directement accessibles et centralisés dans un seul rapport synthétique. Avec les outils logiciels Saas ou stand-alone, ils peuvent être mis à jour en temps réel. Il est ainsi possible d'anticiper les dérives et engager des actions correctives avant qu'il ne soit trop tard.

Le tableau de bord projet joue un rôle crucial dans l'aide à la décision. Face à une situation complexe, disposer d'indicateurs de performance fiables permet d'arbitrer rapidement entre plusieurs options. Faut-il renforcer l'équipe ? Revoir les objectifs fixés ? Ajuster le planning du projet ? Les réponses émergent naturellement de l'analyse des données consolidées.

Autres intérêts :

• Mieux communiquer : tous les acteurs engagés possèdent le même niveau d'information. Les échanges reposent sur une base qualitative. Une bonne communication prévient les incompréhensions.
• Mieux coordonner : le partage d'indicateurs permet à chacun de se situer dans la progression du travail de l'équipe. La coordination en est facilitée.
• Effectuer un suivi de projet ciblé en fonction des priorités et des points critiques.
• Aider au management de projet : le choix et la mise en relief visuelle d'indicateurs clés facilitent la tâche du chef de projet lorsqu'il doit sensibiliser son équipe de l'importance du retard pris, de la qualité insuffisante des livrables, etc. Par ailleurs, le tableau de bord est un appui pour aider à convaincre les décideurs qu'il est nécessaire de revoir les échéances fixées ou le budget alloué.

Un outil de pilotage bien conçu transforme également la relation avec les parties prenantes. Lors des comités de pilotage, présenter un dashboard clair et synthétique renforce la crédibilité du chef de projet et facilite l'obtention des ressources nécessaires. Les décideurs apprécient particulièrement la capacité à mesurer l'avancement du projet par rapport aux facteurs clés de succès identifiés en amont.

Un tableau de bord pour qui ?

Dans la pratique, un projet donne lieu à plusieurs tableaux de bord. Suivant le public cible, la finalité diffère :

• Pour un chef de projet : son objectif est le pilotage au quotidien. Il a besoin d'indicateurs pertinents pour suivre l'avancée du projet et s'assurer que tout est sous contrôle.
• Pour les membres de l'équipe projet : chacun a besoin d'avoir une vision personnelle sur ses propres tâches et une vision d'ensemble du projet à des fins de coordination.
• Pour les donneurs d'ordre et autres parties prenantes : selon les profils et les fonctions, ils ont besoin d'une vue générale sur les grandes étapes, les jalons, ainsi qu'un état sur les ressources consommées. Le tableau de bord peut être remis et présenté par le chef de projet lors des comités de pilotage (voir : qu'est-ce qu'un COPIL ?) et des revues de projet.

Cette multiplicité de tableaux de bord de projet répond à une logique simple : chaque niveau de management nécessite un degré de détail différent. Un directeur de portefeuilles projets recherche une vision consolidée de l'ensemble des initiatives en cours, tandis qu'un chef d'équipe a besoin de métriques opérationnelles précises sur les tâches quotidiennes.

Quels indicateurs choisir en gestion de projet ?

Le contenu d'un tableau de bord dépend du type de projet, de sa finalité et de ses destinataires. Les indicateurs s'appuient généralement sur des notions de :

• coûts,
• qualité,
• délais,
• performance,
• risques.

Ces cinq dimensions constituent le socle de tout système d'indicateurs de performance en gestion de projet. Elles permettent d'évaluer si le projet respecte les objectifs fixés en termes de budget, de qualité des livrables et de respect des échéances.

Voici quelques exemples de mesures :

• statut des étapes (prévu /réalisé...)
• suivi des délais, des jalons (atteints, en retard, projections...)
• suivi des tâches (en cours, non assignées, pourcentage de tâches terminées, etc.)
• charge de travail par personne
• suivi des actions critiques
• budget total/consommé
• consommation des autres ressources

Comment mettre en place un tableau de bord projet ?

Il n'existe pas de démarche type pour mener à bien cette tâche. Nous vous proposons toutefois un cheminement logique reposant sur de bonnes pratiques pour aboutir à un résultat qui soit le plus optimal.

1. Définir qui doit avoir quoi et quand ?

   Identifier et lister les destinataires futurs d'un tableau de bord. Comme vu plus haut, chaque profil type attend des informations spécifiques. Déterminer pour chacun ses objectifs et finalités, puis les informations dont il a besoin, selon quelle fréquence et enfin les indicateurs pertinents.

   Cette phase de cadrage détermine la réussite de votre outil de pilotage. Organisez des ateliers avec les futurs utilisateurs pour recueillir leurs besoins réels, pas leurs souhaits théoriques. Questionnez-les sur les décisions qu'ils doivent prendre et les informations qui leur manquent aujourd'hui.

   Regrouper les profils qui ont des besoins similaires afin de définir le nombre de tableaux de bord différents à générer.

   

2. Déterminer le contenu du (ou des) tableau(x) de bord

   Pour chaque groupe de profil, élaborer les indicateurs qui constituent leur tableau de bord.

   Un indicateur est composé :

   • d'une source d'information,
   • de règles de gestion (calculs, périodicité de mise à jours, etc.),
   • de valeurs cibles, minimum ou maximum, écarts.

   Documentez précisément chaque métrique retenue. Un indicateur mal défini devient rapidement source de confusion. Précisez la formule de calcul, les sources de données utilisées, la fréquence de mise à jour et les seuils d'alerte. Cette documentation facilite la maintenance et la transmission du tableau de bord.

   Important : faire valider le tableau de bord par les destinataires.

3. Mettre en place la collecte et la mise en forme des données

   Élaborer les dispositifs pour collecter les informations : exports CSV, interfaces informatiques, saisie manuelle, etc.

   L'automatisation de la collecte représente un investissement rentable dès lors que le tableau de bord est destiné à être utilisé sur la durée. Connecter directement votre outil aux sources de données élimine les erreurs de saisie et garantit la fraîcheur des informations. Ces interconnexions sont rendues possibles par de nombreuses solutions techniques (les API). 

   Préparer la mise en forme des données et leur intégration dans le tableau de bord. 

4. Créer le tableau de bord

   Choisir une présentation ergonomique et adopter une organisation optimale pour que les KPI soient mis en valeur.

   Quelques conseils :

   • Le sens de lecture commun est de gauche à droite, de haut en bas : placer les informations importantes dans la partie haute sur la gauche du rapport.
   • Les couleurs ont une signification : le rouge représente l'urgent et le danger, le vert le succès, le profit. Jouer de ces codes pour donner davantage de sens aux chiffres présentés.
   • Les symboles : ils apportent plus de sens à l'interprétation des chiffres (flèches vers le haut, vers le bas...).

   La visualisation des données mérite une attention particulière. Un graphique mal choisi peut rendre illisible une information pourtant simple. Les courbes conviennent aux évolutions temporelles, les barres aux comparaisons, les jauges aux indicateurs uniques avec un objectif. Testez différentes représentations et conservez celle qui permet la compréhension la plus immédiate.

   Pour un logiciel de gestion de projet, la conception se réalise directement au sein de l'application Ils intègrent généralement des fonctionnalités de dashboard gestion de projet natives. Pour des besoins spécifiques, Excel reste une solution flexible, tandis que les outils BI (Power BI, Tableau) offrent des capacités de visualisation avancées. Le choix dépend de la complexité du système d'information et du niveau d'automatisation souhaité - Si vous utilisez un tableur (Excel ou autre), préparez un modèle type.

5. Mettre en production et lancer la diffusion

   Lancer la génération périodique du reporting - transmettre le(s) tableau(x) de bord aux destinataires suivant l'organisation prévue.

   Planifiez une phase de rodage durant laquelle vous sollicitez activement les retours des utilisateurs. Les premiers jours d'utilisation révèlent souvent des ajustements nécessaires : un indicateur manquant, une fréquence de mise à jour inadaptée, une présentation peu claire. Restez à l'écoute et itérez rapidement.

Critères de qualité d'un tableau de bord pour le management d'un projet

Pour tirer pleinement profit de cet outil, plusieurs points sont à surveiller particulièrement.

• La pertinence des indicateurs : ne retenir que les indicateurs clés qui ont une incidence sur la performance du projet.
• La qualité de calcul des mesures : utiliser des sources d'information fiables et définir des règles de gestion précises sans être pour autant "des usines à gaz".
• La précision : pour prendre une décision fiable, les indicateurs doivent être précis.
• Des informations à jour : à l'instar de la précision, une mesure périmée n'a aucun intérêt, voire peut induire en erreur.
• Des données synthétiques : pas question de surcharger le destinataire d'informations superflues. La fonction d'un tableau de bord est d'observer en un coup d'œil les données essentielles. Il est opportun de s'appuyer sur d'autres outils pour aller plus loin dans l'analyse.
• Une mise en forme ergonomique : la facilité d'appréhension de l'outil est aussi importante que son contenu. Un utilisateur attend une présentation claire, aérée, une prise en main simple où l'important ressort immédiatement. Les applications actuelles produisent des mises en page agréables et efficaces avec une navigation fluide et intuitive.

La cohérence temporelle représente un critère souvent négligé mais essentiel. Tous les indicateurs doivent se référer à la même période de référence. Comparer le budget consommé au 15 du mois avec l'avancement des tâches au 30 du mois génère des incohérences qui faussent l'interprétation globale.

L'accessibilité constitue également un facteur déterminant. Un tableau de bord parfait mais accessible uniquement sur le poste du chef de projet perd l'essentiel de sa valeur. Les solutions cloud actuelles permettent de consulter les métriques depuis n'importe quel appareil, favorisant ainsi la réactivité de toute l'équipe.

Les erreurs à éviter avec votre tableau de bord projet

Certaines erreurs reviennent fréquemment lors de la mise en place d'un tableau de bord de gestion de projet. Les identifier en amont vous évitera bien des déconvenues.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.