Comment créer un tableau de bord projet ?

Maj le 30/03/2020 par Laurent GRANGER

Comment un tableau de bord peut-il améliorer la performance de vos projets ? Quel est son contenu ? Comment choisir les bons indicateurs ? Comment concevoir un tel outil : voici les étapes à suivre.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord projet ?

Il s'agit d'un tableau de bord (dashboard pour nos amis anglosaxons) comprenant des indicateurs (ou metrics) pour piloter l'avancement d'un projet et suivre sa performance. Cet outil de synthèse permet de surveiller l'état de santé d'un projet. Il rend sa gestion plus efficace et plus simple à mettre en œuvre. Il facilite la prise de décision.

Pour des conseils plus généraux voir la définition d'un tableau de bord.

Au fur et à mesure de l'avancée des travaux, il permet au chef de projet et à son équipe de savoir où ils en sont et où ils doivent aller. À l'instar d’une voiture ou d'un avion, le tableau de bord délivre les informations nécessaires pour garder le projet sous contrôle. Les paramètres essentiels sont visibles en un coup d’œil.

Un tableau de bord pour qui ?

Dans la pratique, un projet donne lieu à plusieurs tableaux de bord. Suivant le public cible, la finalité diffère :

  • Pour un chef de projet : son objectif est le pilotage au quotidien. Il a besoin d'indicateurs pertinents pour suivre l'avancée du projet et s'assurer que tout est sous contrôle.
  • Pour les membres de l'équipe projet : chacun a besoin d'avoir une vision personnelle sur ses propres tâches et une vision d'ensemble du projet à des fins de coordination.
  • Pour les donneurs d'ordre et autres parties prenantes : selon les profils et les fonctions, ils ont besoin d'une vue générale sur les grandes étapes, les jalons, ainsi qu'un état sur les ressources consommées. Le tableau de bord peut être remis et présenté par le chef de projet lors des comités de pilotage et des revues de projet

A quoi sert cet outil  ?

Ce type de tableau de bord facilite la gestion de projet et améliore l'efficacité du pilotage : les KPI (Key Performance Indicators) importants à suivre sont directement accessibles et centralisés dans un seul rapport synthétique. Avec les outils logiciels Saas ou stand-alone, ils peuvent être mis à jour en temps réel. Il est ainsi possible d'anticiper les dérives et engager des actions correctives avant qu'il ne soit trop tard.

Autres intérêts :

  • Mieux communiquer : tous les acteurs engagés possèdent le même niveau d'information. Les échanges reposent sur une base qualitative. Une bonne communication prévient les incompréhensions.
  • Mieux coordonner : le partage d'indicateurs permet à chacun de se situer dans la progression du travail de l'équipe. La coordination en est facilitée.
  • Effectuer un suivi ciblé en fonction des priorités et des points critiques.
  • Aider au management de projet : le choix et la mise en relief visuelle d'indicateurs clés facilitent la tâche du chef de projet lorsqu'il doit  sensibiliser son équipe de l'importance du retard pris, de la qualité insuffisante des livrables , etc. Par ailleurs, le tableau de bord est un appui pour aider à convaincre les décideurs qu'il est nécessaire de revoir les échéances fixées ou le budget alloué.

 

tableau de bord projet : Pourquoi ? Comment ?

Critères de qualité d'un tableau de bord pour le management d'un projet

Pour tirer pleinement profit de cet outil, plusieurs points sont à surveiller particulièrement.

  • La pertinence des indicateurs : ne retenir que les indicateurs clés qui ont une incidence sur la performance du projet.
  • La qualité de calcul des mesures : utiliser des sources d'information fiables et définir des règles de gestion précises sans être pour autant "des usines à gaz".
  • La précision : pour prendre une décision fiable, les indicateurs doivent être précis.
  • Des informations à jour : à l'instar de la précision, une mesure périmée n'a aucun intérêt, voire peut induire en erreur.
  • Des données synthétiques : pas question de surcharger le destinataire d'informations superflues. La fonction d'un tableau de bord est d'observer en un coup d’œil les données essentielles. Il est opportun de s'appuyer sur d'autres outils pour aller plus loin dans l'analyse.
  • Une mise en forme ergonomique : la facilité d'appréhension de l'outil est aussi importante que son contenu. Un utilisateur attend une présentation claire, aérée, une prise en main simple où l'important ressort immédiatement. Les applications actuelles produisent des mises en page agréables et efficaces avec une navigation fluide et intuitive.

Quels indicateurs choisir en gestion de projet ?

Le contenu d'un tableau de bord dépend du type de projet, de sa finalité et de ses destinataires. Les indicateurs s'appuient généralement sur des notions de :

  • coûts,
  • qualité,
  • délais,
  • performance,
  • risques.

Voici quelques exemples de mesures :

  • statut des étapes (prévu /réalisé...)
  • suivi des délais, des jalons (atteints, en retard, projections...)
  • suivi des tâches (en cours, non assignées, pourcentage de tâches terminées, etc.)
  • charge de travail par personne
  • suivi des actions critiques
  • budget total/consommé
  • consommation des autres ressources

Comment mettre en place un tableau de bord projet ?

Il n'existe pas de démarche type pour mener à bien cette tâche. Nous vous proposons toutefois un cheminement logique reposant sur de bonnes pratiques pour aboutir à un résultat qui soit le plus optimal.

  1. Définir qui doit avoir quoi et quand ?

    Identifier et lister les destinataires futurs d'un tableau de bord. Comme vu plus haut, chaque profil type attend des informations spécifiques. Déterminer pour chacun ses objectifs et finalités, puis les informations dont il a besoin, selon quelle fréquence et enfin les indicateurs pertinents.

    Regrouper les profils qui ont des besoins similaires afin de définir le nombre de tableaux de bord différents à générer. 
    Définition besoins tb projet

  2. Déterminer le contenu du (ou des) tableau(x) de bord

    Pour chaque groupe de profil, élaborer les indicateurs qui constituent leur tableau de bord.

    Un indicateur est composé :

    • d'une source d'information,
    • de règles de gestion (calculs, périodicité de mise à jours, etc.),
    • de valeurs cibles, minimum ou maximum, écarts.

    Important : faire valider le tableau de bord par les destinataires.

  3. Mettre en place la collecte et la mise en forme des données

    Élaborer les dispositifs pour collecter les informations : exports CSV, interfaces informatiques, saisie manuelle, etc.

    Préparer la mise en forme des données et leur intégration dans le tableau de bord.

  4. Créer le tableau de bord

     Choisir une présentation ergonomique et adopter une organisation optimale pour que les KPI soient mis en valeur.

    Quelques conseils :

    •  Le sens de lecture commun est de gauche à droite, de haut en bas : placer les informations importantes dans la partie haute sur la gauche du rapport.
    • Les couleurs ont une signification : le rouge représente l'urgent et le danger, le vert le succès, le profit. Jouer de ces codes pour donner davantage de sens aux chiffres présentés.
    • Les symboles : ils apportent plus de sens à l’interprétation des chiffres (flèches vers le haut, vers le bas...).

    Pour un logiciel de gestion de projet, la conception se réalise directement au sein de l'application - Si vous utilisez un tableur (Excel ou autre), préparez un modèle type.

  5. Mettre en production et lancer la diffusion

    Lancer la génération périodique du reporting - transmettre le(s) tableau(x) de bord aux destinataires suivant l'organisation prévue.

Ce dossier est référencé dans : Pourquoi et comment piloter un projet ? - Tableau de bord

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