Pilotage de projet : comment faire ?

Qu'est-ce que le pilotage de projet ?

L’exécution d'un projet requiert un suivi de différents éléments pour s'assurer que le travail entrepris va dans la bonne direction. Piloter un projet signifie  ainsi collecter un ensemble de données, les analyser, décider et mettre en oeuvre le cas échéant les actions nécessaires pour que le projet atteigne les objectifs qui lui ont été assignés. Ceci dans le cadre initialement défini en termes de qualité, coûts et délais.

Le collaborateur en charge de la supervision d'un projet garde constamment sous surveillance l'écart existant entre ce qui est prévu (le prévisionnel) et ce qui est réalisé.

Pourquoi est-il indispensable de piloter les projets ?

Cette mission est primordiale. Bien menée, elle permet de réduire considérablement le risque d'échec.

La conduite des opérations nécessite en effet une vigilance constante sur les spécifications définies en amont. En effet, la vie d'un projet n'est pas un long fleuve tranquille. Il est rare que tout se passe comme prévu.

Dans la méthode agile particulièrement, cette flexibilité est intégrée dès le départ. Tout au long de la phase de réalisation, il est nécessaire de mettre un peu d'huile dans les rouages, voire réajuster la mécanique. Il s'agit là de l'une des clés de la réussite du projet.

Les acteurs clés du pilotage : qui coordonne le projet ?

• Le chef de projet : pilote opérationnel au quotidien : cette mission de management au quotidien est dévolue au chef de projet. Ce professionnel aguerri doit maîtriser les budgets alloués, identifier le chemin critique et garantir le respect des jalons définis.
• Le rôle de la maîtrise d'ouvrage : la MOA et l'AMOA (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) jouent un rôle important dans la traduction des besoins métiers en spécifications techniques exploitables. Cette instance de gouvernance veille à l'alignement constant entre les livrables produits et les attentes initiales du commanditaire.
• Le COPIL : pour des ouvrages conséquents, un comité de pilotage (COPIL) surveille de plus haut le respect des échéances, l'utilisation des moyens et l'atteinte des objectifs définis. Si nécessaire, cet organe prend des décisions importantes, comme décaler la date de fin du projet.

Le cycle de vie du pilotage et ses jalons stratégiques

Le pilotage se structure autour de points de fixation planifiés. Cette approche méthodique permet de valider la faisabilité à chaque étape cruciale. C'est le cas avec un COPIL qui se réunit à la fin de chaque étape clé (ou lors de l'atteinte d'un jalon) pour valider le passage à la suivante. Ces jalons constituent des moments privilégiés pour évaluer l'avancement des livrables et ajuster les budgets si nécessaire.

En dehors de son rôle au sein du COPIL, comme nous l'avons vu, le chef de projet assure quant à lui les missions de pilotage au quotidien. Cette double approche, combinant supervision stratégique et gestion opérationnelle, optimise la conduite du changement en minimisant les risques de dérive.

Cette organisation offre l'agilité nécessaire à l'équipe pour intervenir sans délai lorsque le besoin s'en fait sentir et l'assise d'une prise de recul indispensable à des décisions structurantes à travers les séances du comité de pilotage. Le cycle de vie du projet s'enrichit ainsi d'une dimension adaptative essentielle dans un environnement en perpétuelle évolution.

Les 4 domaines d'action du pilote

1. Mettre en oeuvre des actions correctives 

   Aucun projet, quand bien même correctement ficelé, n'est à l'abri d'un imprévu : défaillance d'un sous-traitant, matériel défectueux, livraison d'un fournisseur non conforme, etc. La méthode agile offre un cadre particulièrement adapté pour gérer ces imprévus grâce à ses cycles courts et sa capacité d'adaptation. Le chef de projet est en charge de trouver avec son équipe la parade à l'événement en question afin de conduire les actions nécessaires pour résoudre le problème.

   Exemple concret : gestion d'une défaillance fournisseur

   Face à un retard de livraison critique, le chef de projet peut activer plusieurs leviers : négociation avec le fournisseur pour une livraison partielle prioritaire, recherche de fournisseurs alternatifs pré-qualifiés, ou réorganisation du chemin critique pour minimiser l'impact sur les jalons suivants.

   Méthode pour gérer une crise projet

   • Recenser : listez tous les impacts
   • Alerter : informez les parties prenantes clés par SMS/mail
   • Prioriser : classez les actions par impact business
   • Implémenter : lancez la première action dans l'heure
   • Documenter : notez tout pour le retour d'expérience

   Exemple vécu : Panne serveur en phase de test. Application RAPID = résolution en 4h au lieu de 2 jours. Secret : avoir une checklist pré-remplie avec contacts d'urgence et solutions de contournement.

2. Déclencher des actions préventives pour sécuriser les livrables

   Lorsque les indicateurs signalent très tôt qu'un écart va se produire, il est conseillé de mener une action préventive. L'analyse de la faisabilité en temps réel permet d'anticiper les difficultés avant qu'elles n'impactent les budgets. Par exemple : le suivi du planning montre que certaines opérations prennent du retard. Au lieu d'attendre d'être définitivement hors délais, il peut être opportun d'affecter des ressources complémentaires en termes d'effectif ou de nouvelles compétences pour remettre le projet dans les rails.

   Un exemple type est la maintenance préventive assurée par les techniciens qui changent une pièce avant qu'elle ne tombe en panne.

   Cette approche proactive s'intègre parfaitement dans une démarche de conduite de projet moderne où l'anticipation prime sur la réaction. C'est l'essence même du pilotage de projet.

   Les 7 signaux faibles à monitorer chaque semaine :

   • Taux de présence aux réunions < 70% = désengagement probable
   • Questions en attente > 5 jours = blocage imminent
   • Retard sur une tâche > 20% = impact sur le chemin critique
   • Budget consommé > 80% à mi-parcours = dépassement certain
   • Turnover équipe > 10% = perte de connaissance projet
   • Modifications demandées > 3/semaine = spécifications instables
   • Tests échoués > 30% = problème qualité majeur

3. Gérer les demandes de changement dans le respect des spécifications

   Le donneur d'ordres est susceptible d'ajuster sa demande initiale alors que les équipes sont déjà à l'oeuvre. La conduite du changement requiert alors une analyse d'impact rigoureuse sur l'ensemble du portefeuille de projets.

   Ces changements peuvent donner lieu à un rajustement de ce qui était prévu. L'AMOA évalue ici la pertinence et la faisabilité des modifications demandées. Le chef de projet doit alors réorganiser le travail de chacun, voire mobiliser des moyens supplémentaires pour s'adapter à la nouvelle donne.

   Exemple de processus de gestion d'un changement

   Étape 1 - Qualification :

   • Impact délai : ___ jours
   • Impact budget : ___ k€
   • Impact qualité : Faible/Moyen/Fort
   • Ressources nécessaires : ___

   Étape 2 - Validation : Mail type au sponsor avec les 3 options : Accepter / Reporter / Refuser

   Étape 3 - Communication : Réunion flash équipe + mise à jour documentation

   Étape 4 - Implémentation : Fiche action avec nouveau planning

4. Tenir à jour la documentation projet pour structurer la démarche

   Plan projet, planning, chartes, procédures, contrats internes... les modifications conduites donnent lieu à des mises à jour dans la documentation et les référentiels concernés. Cette tâche est indispensable pour garder la maîtrise de l'ouvrage.

   La traçabilité documentaire constitue un pilier fondamental de la maîtrise d'ouvrage, garantissant la cohérence des spécifications tout au long du cycle de vie. Sans cela, l'horizon du projet risque fort de s'obscurcir avec, à la clé, des problèmes de coordination entre les équipes.

Les outils de pilotage de projet efficaces

Le tableau de bord : outil central de la conduite de projet

Pour piloter avec efficacité, c'est l'outil indispensable (voir le rôle d'un tableau de bord). Dans une approche de méthode agile, le tableau de bord devient un instrument dynamique actualisé en temps réel.

2 objectifs principaux :

• suivre les écarts entre les prévisions et les réalisations en termes de ressources financières, de délais, de qualité et de livrables,
• suivre l'avancement des différentes étapes.

Il permet en outre une communication avec l'équipe et les parties prenantes à travers des réunions de suivi. Cette transparence favorise l'engagement de tous les acteurs dans la conduite du changement. Il s'agit d'un outil central pour le comité de pilotage.

Les indicateurs clés de pilotage pour coordonner le projet

Pour concevoir un tableau performant et opérationnel, il convient de choisir des indicateurs pertinents (KPI), représentatifs de l'avancée des travaux et du niveau de performance atteint en cohérence avec les objectifs fixés. Ces métriques doivent refléter fidèlement l'état d'avancement des livrables et permettre d'identifier rapidement le chemin critique.

Quelques exemples d'indicateurs de management de projet :

• nombre d'heures consommées / nombre d'heures consommées planifiées
• pourcentage d'achèvement du projet
• taux d'utilisation du budget
• nombre de points non résolus

Les indicateurs sont définis lors de la phase de conception.

L'AMOA veille particulièrement à la pertinence de ces indicateurs pour garantir un pilotage efficace du portefeuille de projets global de l'organisation.

Le planning : structurer les jalons et optimiser le chemin critique

Une planification de type "diagramme de Gantt" est une aide précieuse pour suivre l'avancement du projet.

Un tel outil offre une vue détaillée des différentes activités, tâches, travaux menés sur un horizon temporel.

L'identification du chemin critique permet de concentrer les efforts sur les tâches qui conditionnent directement la date de fin du projet. L'informatisation de ce type de planning simplifie les ajustements et donne la possibilité de faire des simulations. Les décisions sont alors plus faciles à prendre, la répartition des tâches plus évidente, etc.

Tableau des risques : anticiper pour mieux conduire le projet

Cet outil de synthèse de gestion des risques est utile pour garder sous surveillance les vulnérabilités probables et mettre en oeuvre les actions de prévention.

L'analyse de faisabilité intègre systématiquement cette dimension pour sécuriser les budgets et garantir le respect des spécifications. Ce tableau est issu de la matrice des risques définie lors de la phase de conception.

Conclusion : maîtriser le pilotage pour garantir le succès

Le pilotage de projet représente bien plus qu'un simple suivi d'indicateurs. C'est une discipline qui combine rigueur méthodologique, agilité opérationnelle et vision stratégique. En intégrant les bonnes pratiques, en structurant efficacement la collaboration entre acteurs, et en utilisant les outils adaptés pour coordonner le projet, vous maximisez vos chances de succès.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.