Le tableau de bord d'entreprise

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Outil central dans la gestion d'une entreprise, le tableau de bord est utilisé pour surveiller les indicateurs essentiels dans la conduite d'une activité. Il permet aux décideurs de suivre la performance et de prendre des décisions éclairées. Un tableau de bord est conçu de manière à ce que ses utilisateurs puissent visualiser les informations importantes en un coup d'œil. Il se présente sous forme de tableaux, de ratios synthétiques ou encore de graphiques alimentés par de multiples sources : base de données, logiciels CRM, ERP, gestion, etc.

Quels sont les avantages d’un tableau de bord ?

Un tableau de bord offre de nombreux avantages qui peuvent grandement améliorer la gestion et la performance de votre entreprise. Par essence, cet outil livre :

• une vision synthétique de la performance en présentant une vue d'ensemble claire et concise,
• une mise à jour à temps réel pour les plus modernes : cela garantit que les informations utilisées pour la prise de décision sont toujours actuelles et pertinentes.
• une personnalisation des indicateurs pour répondre aux besoins spécifiques des différents métiers et fonctions de l'entreprise.

Il participe en outre à contribuer l’agilité et la réactivité de l’entreprise en distillant les bonnes informations au bon moment.

Différence entre rapports et tableaux de bord

Le rapport est un support statique qui est généré sur une base périodique. Sa principale fonctionnalité est l’analyse approfondie. Il est d’ailleurs généralement accompagné de commentaires. Le tableau de bord quant à lui est constitué de données dynamiques mises à jour fréquemment qui invitent à l’action. Il ne comprend pas de commentaires, c’est un instrument de pilotage.

A quoi sert-il ? 

Globalement les tableaux de bord (voir un exemple) fournissent aux décideurs, quel que soit leur niveau dans la ligne hiérarchique, des données pertinentes pour piloter une activité : suivre, évaluer une situation et les aider à prendre des décisions 

En particulier les tableaux de bord ont plusieurs fonctions comme : 

Suivi de la réalisation des objectifs

Ils permettent un suivi régulier de l'avancement des résultats par rapport aux objectifs stratégiques et opérationnels fixés. Conviviaux, intuitifs, les tableaux de bord facilitent la comparaison entre les performances réelles aux objectifs prévus en mettant en relief les écarts.

De nature synthétique, un tableau de bord ne contient généralement pas suffisamment d'informations détaillées pour expliquer les raisons de ces différences

Suivi et mesure des performances

Les tableaux de bord sont également utilisés pour surveiller d’une manière globale les indicateurs financiers et opérationnels critiques (même si aucun objectif ne leur est assigné). Par exemple le coût du stock. 

Management

Ils font partie du système de management de l’entreprise. En effet, ce sont de précieux outils pour engager les équipes et les parties prenantes en les impliquant dans le suivi et l'analyse des performances.

Les tableaux de bord contribuent également au partage des informations clés de manière transparente et accessible à travers toute l'organisation pour une meilleure communication et collaboration.

Gestion et optimisation des processus

Les tableaux de bord permettent aussi de détecter rapidement des défaillances et de mettre en place des actions correctives. C’est un volet très opérationnel de cet outil avec un rôle prédictif.

A qui sont-ils destinés ?

Les utilisateurs sont nombreux, du vendeur terrain qui suit ses résultats, au dirigeant de la structure, en passant par l'ensemble des cadres opérationnels ou bien les pilotes de processus en charge de l'amélioration de la performance des organisations sous leur responsabilité.

Il est important de concevoir des outils sur mesure de manière à livrer à chaque destinataire, l’information essentielle, pas moins, pas plus adaptée aux besoins spécifiques de chaque interlocuteur. L'efficacité est de mise pour une prise de décision éclairée à tous les niveaux de l’entreprise. 

Voir plus bas des exemples de tableaux de bord conçus spécifiquement pour certains profils d’utilisateur.

Qui les gèrent ?

Quels sont les collaborateurs en charge d'établir ces tableaux (souvent Excel) et graphiques si importants ? Ce sont communément les contrôleurs de gestion qui assurent cette tâche (ou bien la supervise) en relation avec les équipes informatiques. 

Indicateurs et tableau de bord

Les tableaux sont constitués d’indicateurs. Ces derniers peuvent être de différente nature : 

• Les indicateurs de résultat . Associé à un objectif, il exprime une réussite. 
• Les indicateurs de suivi servent à piloter l'action : contrairement aux premiers, leur lecture offre la possibilité d’agir pour en améliorer les résultats futurs avant que l’action soit terminée.

On parle aussi d’indicateurs de performance : en savoir plus sur ce type d’indicateurs.

Pour une efficacité maximum, un nombre restreint d'indicateurs pertinents. Tout outil de pilotage et de reporting doit permettre de  suivre avec efficacité les objectifs et le réalisé. 

Construction d'un tableau de bord efficace

Voici les principales étapes pour élaborer un outil efficace :

1. Définir les objectifs du tableau de bord : à quoi doit-il servir ? A qui ?
2. Sélectionner les indicateurs pertinents : retenir ceux en lien avec les objectifs de chaque destinataire. Echanger avec lui pour valider le choix des indicateurs.
3. Concevoir  le tableau de bord :  il convient de bien organiser les différentes parties de l’outil afin qu’il soit clair et efficace. Regrouper les indicateurs par thématique. User de visuels, diagrammes, etc., pour bien faire ressortir l’information.
4. Mise à disposition : choisir les outils appropriés selon les destinataires et les moyens de l’entreprise. Les solutions Saas en ligne facilitent cette fonction en donnant accès en temps réel à des tableaux de bord personnalisés selon les profils.

En savoir plus sur la réalisation d’un tableau de bord