Créer un tableau de bord commercial avec ses indicateurs

Qu'est-ce qu'un tableau de bord commercial ?

Un tableau de bord commercial est un outil de contrôle conçu pour surveiller et optimiser les performances du département des ventes. Il présente une série d'indicateurs commerciaux qui facilitent le pilotage des objectifs.

Comment élaborer un tableau de bord des ventes efficace ?

Voici les étapes :

Établir les objectifs commerciaux
Choisir les indicateurs de performance commerciale
Préparer la collecte des données
Sélectionner le logiciel
Elaborer le tableau de bord
Diffuser l'outil

1 - Établir les objectifs commerciaux

La première étape consiste à définir vos objectifs. Qu'est-ce que vous cherchez à réaliser ? Ces objectifs sont dérivés de la politique commerciale qui, à son tour, est alignée avec la stratégie marketing et, à un niveau supérieur, la stratégie de l'entreprise.

Ils guident l'action commerciale et sont applicables à tous les niveaux de l'organisation : l'entreprise, la direction commerciale, les responsables des ventes, les responsables régionaux, les technico-commerciaux, les vendeurs en magasin, les télévendeurs, etc.

Leur raison d'être est :

de guider les démarches commerciales
de susciter l'enthousiasme de la force de vente : en les motivant en fonction de leurs performances.

Pour fixer des objectifs de vente efficaces, nous suggérons d'appliquer la méthode SMART .

Voici des exemples d'objectifs :

Augmenter le chiffre d'affaires de 20% sur un an
Accroître la marge de 5% sur un an
Améliorer le taux de conversion des prospects en clients de 10% au cours des six prochains mois
Diminuer le coût d'acquisition de nouveaux clients de 10% sur un an
Améliorer la fidélité des clients de 15% pour l'année 2024

2 - Choisir les indicateurs de performance commerciale

Maintenant que vous avez établi vos objectifs commerciaux, vous pouvez choisir les indicateurs clés de performance (KPIs) qui seront suivis sur votre tableau de bord commercial.

Il est essentiel de choisir des indicateurs pertinents qui évaluent efficacement l’évolution des objectifs. Un bon KPI est facile à comprendre et à mesurer. Il est fondé sur des données accessibles et fiables. Il doit également être opérationnel, c'est-à-dire faciliter la prise de décision. Nous conseillons de limiter le choix à quelques indicateurs clés pour éviter de surcharger le tableau de bord. Une bonne règle générale est de ne pas en choisir plus de 3 à 5.

Ils prennent la forme de valeurs absolues (exemple : montant de CA) ou bien de ratios (taux de marge).

Exemples de KPI :

Augmenter le chiffre d'affaires de 20% sur un an => KPI : taux de croissance du chiffre d'affaires
Accroître la marge de 5% sur un an => KPI : taux de croissance de la marge
Améliorer la conversion des prospects en clients de 10% au cours des 6 mois à venir => KPI : taux de conversion (nombre de prospects convertis en clients / nombre total de prospects)
Diminuer le coût d'acquisition de nouveaux clients de 10% sur un an => KPI : coût d'acquisition de client (total des dépenses marketing et commerciales / nombre de nouveaux clients)
Améliorer la fidélité des clients de 15% pour l'année 2024 => KPI : taux de rétention de client (nombre de clients fidèles / nombre total de clients)

3 - Préparer la collecte des données

Une fois que vous avez choisi vos KPI, vous devez déterminer quelles métriques sont nécessaires pour les alimenter et comment y accéder.

Définissez précisément les mesures, leurs règles, fréquence de mise à jour, et leur périmètre, puis identifiez leurs sources de données : CRM, ERP, logiciel de gestion commerciale, outil de business intelligence, saisie manuelle, etc.

4 - Sélectionner le logiciel

L'étape suivante consiste à choisir le logiciel pour la génération des tableaux de bord et la gestion des KPIs. Il existe de nombreuses solutions sur le marché, qui varient en termes de fonctions, de coût et de complexité. Portez votre choix sur la solution la plus adaptée sans rechercher pour autant un surplus de fonctionnalités.

Il est à noter que les logiciels de CRM, ERP, etc. possèdent généralement leurs propres modules de reporting. Il est utile de s'appuyer sur ces outils que vous possédez déjà et en facilitant ainsi l'intégration des datas.

5 - Elaborer le tableau de bord

Maintenant que vous avez sélectionné vos indicateurs et le logiciel, vous pouvez commencer à créer votre tableau de bord commercial.

Un point important est de proposer une visualisation claire des données :

Utilisez des diagrammes et des graphiques pour faciliter la compréhension et l'interprétation des données.
Choisissez des éléments de conception et des couleurs contrastées pour différencier les types de données et souligner les zones nécessitant une attention particulière.

Enfin, assurez-vous que la navigation au sein de votre tableau est aisée. Les utilisateurs doivent pouvoir trouver rapidement les informations voulues, sans perte de temps.

Pour plus d'efficacité et de logique, si vous avez de nombreux indicateurs, envisagez de les regrouper :

Groupe économique : chiffre d'affaires, marge...
Groupe activité du vendeur : nombre de visites, taux de prospection...
Groupe client : taux de satisfaction, taux de nouveaux clients...

6 - Diffuser l'outil

Une fois que votre tableau de bord est finalisé, il est temps de le partager avec ceux qui sont concernés. Cette diffusion donne lieu à une communication (réunion, vidéo...) expliquant comment utiliser les données du tableau de bord et comment l'utiliser au quotidien.

Il convient également de paramétrer le logiciel : droits d'accès, fréquence de diffusion, etc.

Visuel de synthèse