Comment mener une analyse d'impact ?

Qu'est-ce qu'une analyse d'impact ?

L'analyse d'impact sert à identifier et d'évaluer toutes les conséquences d'un changement ou d'un projet sur une organisation. Cette étude passe revue les transformations pour savoir comment elles peuvent affecter les différentes dimensions de l'entreprise. Notamment : les collaborateurs, les processus, les systèmes, la structure organisationnelle, même la culture.

Pourquoi l'analyse d'impact s'impose pour vos projets

La finalité est d'anticiper les effets dominos d'une décision avant sa mise en œuvre. Par exemple, l'implémentation d'un nouveau logiciel n'impacte pas seulement le service IT, mais peut modifier les méthodes de travail, nécessiter des formations, créer des résistances au changement, ou affecter la productivité temporairement.

L'objectif est double :

• Éclairer la prise de décision au regard des implications directes et indirectes du projet
• Préparer des plans d'action pour minimiser les impacts négatifs et maximiser les bénéfices

Cette analyse se réalise en amont du projet. Son but est d'éviter les mauvaises surprises, d'ajuster le périmètre si nécessaire, et de prévoir les ressources adéquates pour accompagner le changement. C'est un outil de gestion des risques essentiel qui augmente significativement les chances de succès d'un projet.

Fort de cette analyse, la décision de mener - ou non - un projet est prise en connaissance de cause et les effets de bord sont identifiés et maîtrisés. L'étude d'impact d'un projet devient ainsi votre boussole stratégique, particulièrement dans un contexte de transformation digitale où 70% des projets échouent par manque d'anticipation des impacts organisationnels.

Cette démarche proactive représente un investissement minimal comparé aux coûts d'un projet mal préparé. Les entreprises qui négligent cette étape s'exposent à des dépassements budgétaires.

Voir aussi la matrice impact/effort.

La méthode complète pour étudier les impacts d'un projet

Voyons comment mener une telle analyse. Cette méthodologie s'adapte à tout type de projet, de la transformation digitale à la réorganisation d'équipe.

1. Préparer: constituer l'équipe d'analyse

   La première étape est de réunir une équipe multicompétences couvrant tous les aspects du projet. Cette phase de préparation conditionne la qualité de votre analyse d'impact. La diversité des membres composant le groupe de travail est fondamentale pour explorer tous les effets possibles.

   Chacun avec ses connaissances propres possède une vision personnelle du problème à traiter. Par exemple : un sponsor projet pour la vision stratégique, des représentants métiers pour l'expertise opérationnelle, un expert conduite du changement pour l'aspect humain, et un analyste risques pour la méthodologie.

   Ne pas hésiter à impliquer les utilisateurs opérationnels. Ils apportent leur expérience et leur savoir-faire des métiers en question. Ce regard est précieux pour explorer l'ensemble des risques. De plus, leur participation précoce favorise également l'appropriation future du changement, réduisant les diverses résistances.

   Conseil pratique

   Limitez le groupe de travail à 8-10 personnes maximum pour maintenir l'efficacité. Au-delà, créez des sous-groupes thématiques qui reportent à un comité de pilotage.

2. Lister les différences entre l'état actuel et l'état projeté

   L'objectif est de cerner le périmètre et l'ampleur du changement pour en apprécier les impacts. Cette cartographie des écarts constitue le socle de votre étude d'impact d'un projet. Prendre en compte les principales modifications entre un état présent A et un état futur B.

   Voir aussi plus généralement la méthode Gap Analysis. Cette approche systématique révèle des impacts cachés que de nombreux des chefs de projet négligent habituellement. Documentez chaque différence identifiée avec précision : nature du changement, périmètre touché, intensité de la transformation.

   Cette approche est puissante, car elle permet de se projeter. L'exercice de projection mentale active les capacités d'anticipation de l'équipe et génère des insights précieux pour la suite de l'analyse.

3. Déterminer les domaines potentiels d'impact

   Pour mener cette investigation plus aisément, se baser sur des modèles adaptés à la problématique.

   Dans le cas d'un projet d'organisation, la structure ci-dessous apporte un référentiel pertinent pour évaluer les domaines impactés :

   

   • la stratégie : mission, objectifs stratégiques...
   • la structure : avec notamment les effets sur l'organisation du travail, les processus, les métiers
   • les hommes : les incidences sur la motivation, les compétences, le style de management
   • les systèmes : les conséquences sur les systèmes d'information, de décision, d'animation, de rétribution
   • la culture : les valeurs, les croyances, les normes de comportement...

   Les impacts structurels méritent une attention particulière car ils génèrent souvent des effets en cascade. Un changement d'organisation impacte les processus, qui modifient les rôles, qui transforment les compétences requises. Cette réaction en chaîne doit être anticipée dans votre analyse.

   D'autres modèles existent tels que la matrice de McKinsey's 7S's, proche du référentiel ci-dessus. Le modèle des 7S enrichit l'analyse avec les dimensions de compétences partagées et de style de management. Egalement PESTEL pour une analyse sur l'environnement global de l'entreprise (voir la signification de PESTEL + exemples).

   Suivant le type de projet, la cartographie des processus ou bien de la modélisation d'un processus étudié peuvent être un bon appui. Ces représentations visuelles facilitent l'identification des points de friction et des goulots d'étranglement potentiels.

   L'une des difficultés est de trouver le bon niveau d'analyse. Cette recherche d'équilibre détermine la pertinence de votre étude. Plonger dans trop de détails est improductif, passer à côté d'un domaine source d'effet majeur en réduit la pertinence.

   Par exemple, un changement d'organisation peut avoir un impact... sur le client. Un effet que ne manquera pas de souligner le responsable qualité. 

   Il est important d'intégrer que les impacts peuvent toucher des domaines éloignés du projet ou du changement. Les conséquences peuvent être fâcheuses sans anticipation.

4. Rechercher les impacts avec méthode

   Pour chaque changement identifié, lister les effets par domaine en recourant à la technique du brainstorming. L'animation efficace de ces sessions conditionne la richesse des résultats.

   Technique d'animation recommandée

   Utilisez la méthode des 6 chapeaux de Bono pour explorer systématiquement toutes les dimensions : faits, émotions, critique, optimisme, créativité, et processus. Cette approche multiplie le nombre d'impacts identifiés.

5. Evaluer et prioriser les impacts identifiés

   Une fois les zones et les conséquences identifiées, il convient de les évaluer et de les prioriser. Cette phase de scoring transforme votre inventaire brut en plan d'action opérationnel. L'objectif est de quantifier les impacts afin de prendre les bonnes décisions : sélectionner ceux qui méritent une attention particulière.

   Utilisez une matrice probabilité/gravité pour classer vos impacts. Les impacts à forte probabilité et gravité élevée nécessitent des plans de mitigation immédiats. Cette priorisation guide l'allocation optimale de vos ressources projet.

6. Décider et construire le plan d'action

   Fort de l'analyse menée, le temps de la décision est venu. Cette phase décisionnelle transforme l'analyse en actions concrètes. Il faut choisir que faire face à l'inventaire dressé.

   Dans le cas où les conséquences annexes sont très importantes, faut-il lancer tout de même le projet ? Réévaluer son périmètre ? Revoir les objectifs ? Les décisions GO/NO GO basées sur une analyse d'impact renforcent les chances de succès. Si les impacts sont gérables, il convient de bâtir un plan d'action adéquat.

Exemples d'analyse d'impact pour un projet

Quelques exemples :

Exemple d'impact d'un projet de réorganisation commerciale

Dans le cadre de la réorganisation de la saisie de commande :

Cet exemple illustre comment un changement apparemment simple génère des impacts multidimensionnels. L'anticipation de ces effets permet de prévoir des formations anti-stress, des upgrades système, et une réorganisation de la chaîne logistique.

Cas de transformation d'une force de vente

Dans le cadre de l'orientation d'une force de vente sur la commercialisation de services en plus de produits

Cette analyse révèle la nécessité d'une conduite du changement approfondie incluant refonte du système de rémunération, programme de formation étalé, et accompagnement.

Méthodes alternatives et outils complémentaires

La recherche des effets peut également être menée à l'aide du diagramme en arêtes de poisson (ou Ishikawa) avec une classification 5M. Cette approche visuelle facilite l'identification systématique des causes d'impact selon cinq catégories : Main-d'œuvre, Méthodes, Matériel, Milieu, et Matière.

L'analyse SWOT enrichie constitue une alternative pertinente pour les projets stratégiques. En croisant forces/faiblesses internes avec opportunités/menaces externes, vous identifiez des impacts que l'approche classique pourrait manquer.

2 erreurs fondamentales à éviter 

L'expérience montre que certaines erreurs reviennent systématiquement dans les analyses d'impact mal conduites. Les éviter augmente drastiquement vos chances de succès projet.

Erreur n°1 : négliger les impacts humains

75% des échecs projet proviennent d'une sous-estimation des impacts humains. La résistance au changement, la perte de repères, l'anxiété face à l'inconnu constituent des freins puissants. Intégrez systématiquement un volet "accompagnement du changement" dans votre analyse.

Erreur n°2 : limiter l'analyse au périmètre projet

Les impacts transverses représentent souvent les risques les plus critiques. Un projet IT peut impacter la relation client, un changement RH peut affecter la production. Adoptez une vision systémique pour capturer tous les effets dominos.

Conclusion : un investissement rentable pour vos projets

L'analyse d'impact représente un investissement stratégique dans la réussite de vos projets. C'est un élément de plus à intégrer dans vos démarche.

La clé du succès réside dans l'équilibre entre rigueur méthodologique et pragmatisme opérationnel. Ne cherchez l'exhaustivité absolue mais, comme toujours, la pertinence actionnable. Elle guide vos décisions, sécurise votre trajectoire projet, et maximise l'adhésion des parties prenantes.

Foire aux questions

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.