Mettre un terme à la réunionite

Maj le 09/11/2018 par Raphaële GRANGER

Ce penchant à multiplier les rencontres professionnelles est l'archétype même de la contre-productivité en entreprise, engendrant trop souvent perte de temps, absentéisme, exaspération, et bien plus encore... Comment ne pas tomber dans ce piège et organiser des réunions efficaces ?

Le moins que l'on puisse dire, c'est que les entreprises de l'hexagone raffolent des réunions. Les Français passeraient en moyenne 4,5h par semaine dans ces rencontres professionnelles. Conférences, séminaires, briefings, réunions de service, de direction, brainstormings , stand-up meetings, "conference calls", revues de projet, etc. Les types de réunions ainsi que les noms octroyés pour les définir ne manquent pas. Chacune de ces rencontres ayant une raison d'être légitime et un objectif a priori bien défini, il est fortement conseillé à chaque personne conviée d'y participer.

Si encore ces entrevues étaient productives... Or, à peine la moitié d'entre elles le sont réellement : régulièrement, les discussions partent dans tous les sens, s'éternisent ou bien ne concernent pas tous les participants. Ordre du jour flou, animateur dépassé, organisation brouillon, interventions non préparées... les écueils mettent rapidement à mal l'efficacité de ces entrevues.  

Pour autant, faut-il purement et simplement bannir les réunions qui restent toutefois - lorsque pertinentes et bien menées - un formidable outil en termes de communication, de collaboration, de partage d'expertise , etc ? Quelles sont les causes d'improductivité de ces rencontres ? Comment rendre ces entrevues efficaces ?

 

La réunion au cœur des pratiques managériales

Ces moments de rencontre professionnelle entre différents acteurs (collègues, experts, partenaires, salariés d'une même entité, etc.) sont avant tout un moment privilégié pour faire le point sur l'avancement d'un dossier, réfléchir ensemble et répondre à une problématique donnée, échanger des informations, présenter un nouveau projet, etc. Ils sont donc essentiels à la vie d'un service, d'une entreprise et sont un levier de communication important .

En effet, les réunions ont divers objectifs pour l'entité qui les organise :

En théorie, chaque réunion devrait répondre à une question définie par avance, déboucher sur du concret, du productif, une prise de décision . Chacun devrait en retenir des éléments favorables à l'avancée et à l'atteinte des objectifs, des informations jusque lors manquantes, ou encore heureux d'avoir pu apporter sa pierre à l'édifice.

En pratique, c'est malheureusement bien loin d'être le cas. Car en France particulièrement, on aime débattre, argumenter, parfois sur des sujets aussi futiles que contre-productifs (couleur du papier toilette, plantes artificielles vs naturelles, etc.).

Si les raisons à ces réunions multiples et variées sont parfois louables et partent d'un bon sentiment de la part de celui qui les organise (souci démocratique, volonté de recueillir l'avis de tous avant de décider par peur de devoir assumer un choix que peu vont approuver, volonté d'impliquer pleinement son équipe, transparence dans la communication, etc.), il n'en demeure pas moins que la réunionite aiguë est tout sauf une preuve d'efficacité.

En effet, ce n'est pas tant le nombre de réunions qui fait grincer des dents, mais bien leur côté non-productif. Enchaîner réunion sur réunion dénote souvent un manque d'organisation ou encore un management défaillant.

reunionite

Quelles sont les causes de ces réunions improductives ?

Il existe plusieurs pistes pouvant induire l'inefficacité de certaines réunions : 

  • absence de management ou management défaillant : un manager incapable de prendre des décisions seul ou bien mal à l'aise avec son rôle de meneur aura tendance à multiplier les réunions pour se rassurer.
  • management collaboratif à l'excès : impliquer son équipe ne doit pas signifier se décharger totalement de son rôle de manager et esquiver les prises de décision individuelles, par exemple. 
  • manque d'organisation : sujet abordé décidé "sur un coup de stress tête", participants convoqués sans réflexion ni plus de manières que cela ni d'ordre du jour clair, trop grand nombre d'invités, temps de réunion trop important ou bien au contraire trop restreint.
  • manque de préparation : de la part de l'organisateur, mais cela peut également être du fait des participants devant intervenir et n'ayant pas réellement organisé leur intervention.
  • ordre du jour flou : sujets multiples touchant plusieurs catégories d'acteurs réunis en une seule et même salle et au même moment (cafouillages, incompréhensions, agacement et impatience garantis !), thème de réflexion trop large ou bien mal défini.
  • animation plate ou non adaptée : animateur inaudible, au discours monocorde, au vocabulaire incompréhensible, ayant du mal à cadrer la réflexion ou les interventions de chacun, des difficultés à donner/prendre la parole, manquant de peps ou encore faisant confiance à sa capacité à improviser... 
  • discussions qui s'écartent du sujet : lorsque la discussion n'est pas correctement cadrée, les discussions peuvent aisément dévier, partir dans toutes les directions et aboutir finalement à toute autre chose que le sujet initial. Fléau pour la productivité et perte de temps assurée pour chacun des participants !

Comment sortir de la réunionite ?

Sortir de la réunionite ne sous-entend pas systématiquement réduire le nombre de réunions (sauf si votre emploi du temps ne comporte rien d'autre. Auquel cas, il est temps de réduire les meetings et revoir toute votre organisation). Une entrevue efficace et productive est avant tout un moment soigneusement préparé en amont .

Quelques conseils pour une réunion productive

  • rédigez un ordre du jour efficace : c'est le secret d'une réunion efficace. Définissez l'objectif de l'entrevue aussi clairement que possible. Soyez précis et concis. 
  • invitez les participants : quelques jours avant le jour J, vous prendrez soin de convier chacun en l'informant de l'ordre du jour, du déroulement global de l'entrevue ainsi que de son rôle lors de ladite rencontre ainsi que des éléments qu'il devra partager ou questions auxquelles il devra apporter des éléments de réponse ou encore points qu'il devra présenter, etc.
  • calibrez la rencontre : choisissez le bon endroit, le bon créneau, la durée adéquate, les bons participants (nombre et rôle) afin d'éliminer les pertes de temps pour tout le monde.
  • commencez à l'heure : y compris si tous les participants ne sont pas présents. Vous prendrez alors soin d'accueillir les retardataires avec une petite phrase ciblée qui saura recadrer sans blesser et ainsi poser le cadre d'une entrevue productive.
  • présentez le cadre : débutez votre intervention en rappelant l'objectif de la rencontre ainsi que le déroulement de celle-ci dans les grandes lignes (items abordés, tour de table des différents participants et rôle de chacun, temps imparti, etc.).
  • animez efficacement : en fonction du type de réunion que vous avez choisi et des participants, vous veillerez à adopter le bon style d'animation pour plus de dynamisme et d'échanges. Vocabulaire, débit de parole, moment formel ou non, présentation illustrée, etc. autant de critères à prendre en compte et maîtriser pour une réunion efficace ! Sachez également répartir les prises de parole et encourager l'écoute ainsi que les échanges constructifs (vous pouvez, pour cela, vous appuyer sur la méthode des 6 chapeaux de la réflexion , par exemple). Surprenez positivement vos interlocuteurs avec un style d'animation qui fera mouche.
  • Limitez les supports visuels : des illustrations simples, lisibles et visibles de tous, à bon escient et en nombre limité (l'attention de vos interlocuteurs sur votre message n'en sera que renforcée).
  • rédigez un compte-rendu : ce document devra être précis et fidèle aux discussions, réflexions et décisions prises au cours de cette réunion. Il devra, par ailleurs, faire état des actions à mener. Vous enverrez ce compte-rendu à chacun des participants ainsi qu' à toute personne susceptible d'être impactée, mais dont la présence n'était pas obligatoire.

Retrouvez notre modèle simple pour rédiger un cahier des charges, voir l'exemple.



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