Gestion de portefeuille de projets : guide pour optimiser vos ressources

Portefeuille de projets : de quoi s'agit-il ?

Le portefeuille de projets est un outil d'aide à la décision et de management qui permet de gérer les priorités et d'éviter que l'entreprise ne se disperse dans des ouvrages qui ne correspondent pas aux objectifs de l'organisation.

Le terme "portefeuille de projets" est utilisé pour décrire un ensemble de projets liés, interdépendants ou sans liens, à des niveaux de maturité diverses dans leur cycle de vie. Cette approche systémique permet d'avoir une vision globale et cohérente de l'ensemble des initiatives en cours. Ils peuvent être également distingués selon leur ampleur :

• de petite taille, évolutifs, répétitifs, ils n'impliquent qu'un nombre limité d'acteurs ;
• de taille moyenne, ils sont plus complexes et impliquent un plus grand nombre de différents acteurs ;
• de taille importante, ils sont structurels, ils imposent des changements majeurs ou une transformation profonde du modèle d'affaires.

La différence entre portfolio, programme et portefeuille

Pour une gestion de portefeuille de projets efficace, il est essentiel de distinguer ces trois niveaux d'organisation.

Le portfolio représente l'ensemble des initiatives alignées sur la stratégie globale. 

Le programme regroupe des projets interdépendants visant un objectif commun. C'est une variante, plus structurée, il englobe généralement un ensemble de projets pour un objectif bien défini. Par exemple : développer et industrialiser un nouveau produit. La gestion de projet concerne l'ensemble d'activités menées pour produire des livrables défini dans un cahier des charges.

Pourquoi la gestion de portefeuille projets est devenue incontournable ?

Le PPM pour ("Project Portfolio Management en anglais) est un moyen efficace d'organiser les ressources internes (humaines et matérielles) et externes (fournisseurs, partenaires, etc.) en fonction des priorités stratégiques de l'entreprise. Un outil de gestion précieux pour développer sa capacité à gérer des projets multiples. Il facilite la prise de décision.

Ce management permet notamment de :

• coordonner les projets interdépendants et les travaux qui en résultent
• avoir une vue d'ensemble pour en suivre l'avancée et assurer le pilotage global.
• optimiser l'allocation de moyens humains au niveau opérationnel et stratégique en les focalisant sur les activités les plus pertinentes
• maîtriser ses budgets et la gestion des ressources
• intégrer la gestion des risques
• communiquer auprès de l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise (notamment les collaborateurs) sur les priorités et les efforts portés. Un acte de management et de leadership fort de sens et fédérateur.

Le portefeuille de projet peut être géré au niveau le plus haut, l'entreprise, mais aussi au niveau des managers. Cette décentralisation permet une meilleure réactivité et une appropriation plus forte des équipes. Dans ce cas, chaque portefeuille est géré par un manager qui en assure le pilotage. Celui-ci peut être assisté par une équipe de projet qui sera chargée d'assurer la réalisation des activités en fonction du plan de charge (voir : qu'est-ce qu'un plan de charge ?").

Gérer un portefeuille de projets est un moyen efficace pour l'entreprise d'aligner ses actions à sa stratégie tout en optimisant ses ressources. Ce mode management offre un cadre pour aider les équipes à décider des projets à conduire en priorité en fonction de divers paramètres.

Le pilotage opérationnel du portefeuille : acteurs clés et outils indispensables

Qui prend en charge la gestion du portefeuille ?

La gestion de portefeuilles de projets est généralement effectuée par des gestionnaires de portefeuille ou un "Project Management Office" (PMO), pour les structures les plus avancées fonctionnant en mode projet. Ces profils intègrent la vision "business" et sont à même de piloter les allocations de budgets et moyens dans un double but : permettre à l'organisation d'atteindre ses objectifs et minimiser les risques. Ils assurent généralement la maîtrise d'ouvrage des projets. Ils sont amenés à produire un bilan de rentabilité.

Les compétences essentielles d'un gestionnaire de portefeuille incluent : la vision stratégique, l'analyse financière, la gestion des risques, et surtout, d'excellentes capacités de communication pour faire le lien entre direction et équipes opérationnelles.

Voir le site du Project Management Institute (PMI) pour en savoir plus sur les métiers du management de projet.

Les outils de gestion : choisir la solution adaptée

Il existe de nombreux logiciels de gestion pour manager des portefeuilles de projets. Adopter une telle solution de gestion représente un gain de temps et d'efficacité. Ces solutions informatiques facilitent le collaboratif en organisant le partage entre les équipes. Ils offrent en outre une boite à outils complète (kanban, plannings...) pour une gestion agile.

Méthodologie en 4 étapes pour une gestion de portefeuille de projets réussie

La mise en place d'une gestion de portefeuille de projets efficace nécessite une approche méthodique et structurée. Voici les étapes essentielles pour transformer votre organisation projet.

1. Clarifier les objectifs stratégiques et créer l'alignement

   Ce sont eux qui vont donner le sens à la démarche. Sans cette boussole stratégique, votre portefeuille risque de devenir un simple inventaire de projets sans cohérence. Il est donc indispensable de définir les objectifs en amont et d'en faire part aux managers et aux autres acteurs impliqués.

   La clarification des objectifs passe par trois actions concrètes : définir la vision à 3-5 ans, identifier les axes stratégiques prioritaires, et traduire ces axes en critères de sélection mesurables. Cette étape fondamentale conditionne tout le succès de votre démarche de gestion de portefeuille de projets.

2. Identifier, évaluer et prioriser les projets

   Le premier point est de recenser ceux à venir, ceux en cours et de créer une fiche pour chaque. Cette cartographie exhaustive est la base de toute gestion performante. Exemple de contenu :

   • Nom du projet
   • Objectifs
   • Coûts
   • Moyens mobilisés
   • Temps de réalisation

   Encore mieux, être en possession d'une étude d'opportunité reprenant les principaux points ci-dessus plus des approfondissements.

   Le classement des projets permet de sélectionner les plus intéressants à lancer. L'utilisation de matrices de scoring multicritères facilite cette priorisation objective. C'est le moment d'organiser une réunion de travail avec ses équipes pour étudier chacun des candidats.

   Pour les classer, il est nécessaire de définir les critères pour évaluer les priorités. Ils sont généralement d'ordre stratégique :

   • De quelle manière le projet va-t-il contribuer au déploiement de la stratégie ?

   définis également en termes de risques :

   • Quels sont les risques d'un tel projet ?

   mais aussi d'ordre financier ou opérationnel :

   • Est-ce un investissement pertinent ?
   • Pouvons-nous intégrer tous les changements qui en découlent ?
   • Avons-nous la capacité de le conduire avec succès ?

   Ce travail demande une réflexion nourrie pour ne pas passer à côté d'un point important. L'analyse des dépendances entre projets est cruciale dans cette phase. Par exemple, un projet de prime abord peut sembler peu prioritaire alors qu' il contribue directement à la réussite d'un second, lui-même stratégique.

   Si les projets sont nombreux, une bonne pratique consiste à les catégoriser : les prioritaires, les non prioritaires, etc.

   Matrice de priorisation recommandée

   Utilisez une matrice croisant "Valeur stratégique" (axe vertical) et "Facilité de mise en œuvre" (axe horizontal) pour identifier rapidement vos "quick wins" et vos projets transformationnels.

   Il est également important de disposer d'un mélange équilibré de projets en termes de types, de tailles et de positionnement sur leur courbe de vie. La notion de "portefeuille" prend tout son sens.

3. Valider les choix et orchestrer les lancements

   Après la priorisation réalisée à l'étape précédente, il s'agit d'entériner les projets à conduire et bâtir un calendrier pour leur lancement.

   Cette phase de validation implique généralement un comité de pilotage. La gestion de portefeuille de projets nécessite ici une gouvernance claire avec des instances de décision bien identifiées.

   La validation finale consiste à vérifier si tous les voyants sont au vert avant d'initier les travaux : faisabilité, moyens, timing... Une fois validé, chaque projet est planifié dans un macroplanning au côté des autres ouvrages. Le chef de projet peut être nommé. Dans certains cas, cela peut aller jusqu'à la définition des rôles et responsabilités des intervenants qui seront impliqués.

   L'utilisation d'une matrice est utile pour une visualisation complète du portefeuille

   Un aspect souvent négligé, mais essentiel : la gestion de la capacité. Assurez-vous que vos ressources clés ne sont pas surchargées et prévoyez des marges pour les imprévus.

4. Piloter, mesurer et ajuster en continu

   Dès leur lancement, les projets doivent faire l'objet d'un suivi régulier afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux objectifs. La mise en place d'indicateurs de performance (KPI) spécifiques à chaque niveau - projet, programme et portefeuille - permet un pilotage efficace. Le cas échéant, il sera peut-être nécessaire de les recalibrer, de les doter de ressources complémentaires ou d'en revoir les fondements pour les cas les plus extrêmes. Ces potentielles évolutions doivent être intégrées dans une nouvelle version de priorités.

   C'est également le moment d'en ajouter des nouveaux dans le portfolio pour entretenir une certaine agilité.

   Les revues de portefeuille mensuelles ou trimestrielles permettent de maintenir l'alignement stratégique et d'arbitrer rapidement en cas de dérive. Cette gouvernance active est le secret d'une gestion de portefeuille de projets performante.

   Ce pilotage agile est réalisé à partir d'un tableau de bord et d'un diagramme de Gantt pour suivre l'avancement et la conduite des projets.

   Conseil : ne pas avoir peur de débuter petit. Commencer par un nombre réduit de projets pour développer ces nouvelles compétences.

Les erreurs fatales à éviter

Voici les pièges les plus fréquents en gestion de portefeuille de projets :

Conclusion : transformez votre gestion de portefeuille en avantage compétitif

La gestion de portefeuille de projets n'est plus une option mais une nécessité stratégique. Elle permet de maximiser la création de valeur tout en maîtrisant les risques et en optimisant l'utilisation des ressources. 

Commencez dès aujourd'hui par cartographier vos projets en cours, définissez vos critères de priorisation alignés sur votre stratégie, et mettez en place une gouvernance adaptée. La transformation prend du temps, mais chaque étape vous rapproche d'une organisation plus agile et performante.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.