Manager les parties prenantes d'un projet

Qu'est-ce qu'une partie prenante dans un projet ?

Il s'agit de l'ensemble des personnes et des organisations qui ont quelque chose à voir avec le projet. Dans le contexte actuel de gouvernance d'entreprise moderne, comprendre le rôle de chaque partie prenante devient essentiel pour naviguer dans des environnements complexes. Soit elles sont directement impliquées dans la conduite des opérations, soit elles sont impactées par la problématique de départ, par le choix ou la mise en oeuvre des solutions.

Les différentes parties prenantes peuvent avoir des objectifs parfois contradictoires, ce qui nécessite une approche structurée de leur management. Certaines parties prenantes peuvent exercer une influence à différents niveaux.

Un écosystème complexe d'acteurs

Ces acteurs clés se situent aussi bien en interne - à tout niveau de la hiérarchie de l'entreprise - qu'en externe (un fournisseur concerné par de nouvelles méthodes d'approvisionnement d'un client, etc.). La cartographie exhaustive de ces parties intéressées constitue la première étape vers une gestion de projet réussie.

Par définition, un projet intègre un bon nombre d'acteurs aussi différents les uns que les autres ainsi que des attentes et des besoins qui leur sont propres. L'engagement des parties prenantes dès les premières phases du projet permet d'anticiper les résistances et de transformer les opposants potentiels en ambassadeurs. A vous de composer avec ces profils pour les satisfaire et atteindre en finalité les objectifs qui vous sont fixés.

Cartographie complète des parties prenantes internes et externes

Comme nous venons de le voir, la liste potentielle est très large. Une cartographie précise permet d'identifier les parties impliquées et leurs intérêts spécifiques. Voici les profils clés :

Les parties prenantes internes : le cœur du dispositif

• Le commanditaire (ou demandeur, ou encore client interne) : c'est le premier concerné par le projet
• Le sponsor du projet : le parrain du projet, le responsable du projet.
• Les utilisateurs, les services impactés : ceux qui sont concernés directement par les livrables (par exemple la force de vente pour un nouveau logiciel de CRM). Les chefs de service comme les collaborateurs sont à prendre en compte. Ces utilisateurs finaux tiennent une place centrale dans le projet, car ils utiliseront directement le service, la nouvelle organisation ou le produit issu du projet.
• La direction : représente le pouvoir décisionnel et de contrôle ultime
• L'équipe projet : comprenant le chef de projet ainsi que les autres membres de l'équipe
• Les services supports impliqués : la comptabilité, la logistique, les ressources humaines, l'informatique... qui apportent leur support dans le cadre des travaux d'analyse et de conception de solutions.
• Les actionnaires : ils sont en attente d'un résultat, d'une performance valorisant leur patrimoine
• Les autres experts : apportant leurs conseils ponctuellement (directeurs fonctionnels...)
• Les syndicats et représentants du personnel : ces parties prenantes sont vigilantes quant à la défense des intérêts des salariés.

Les parties prenantes externes : l'écosystème élargi

Le périmètre des parties prenantes à prendre en compte ne se limite pas à l'intérieur des frontières de l'entreprise... L'analyse du narratif de chaque partie externe permet de mieux comprendre leurs motivations et d'anticiper leurs réactions.

• Les clients : les premiers concernés en externe, impactés directement si leur rôle s'inscrit dans l'utilisation du produit ou service livré par le projet - ou indirectement (par exemple dans le cas d'un projet d'organisation destiné à améliorer la qualité d'un processus).
• Les fournisseurs : de matière, de prestation, de main d'œuvre
• les organismes publics : dans le cas où votre projet doit s'inscrire dans un cadre juridique précis
• Les diverses communautés d'utilisateurs, de fans, etc. Présentes sur les réseaux sociaux.
• Les organismes privés : ce sont les associations diverses, ONG...
• Les investisseurs et partenaires financiers : ils ont des exigences de rentabilité et de sécurisation des ressources.

Cette cartographie exhaustive des différentes parties prenantes constitue le socle de votre stratégie d'engagement. Chaque catégorie nécessite une approche spécifique pour maximiser la réussite du projet.

Pourquoi analyser ces acteurs ?

Pour vous donner toutes les chances de réussir votre ouvrage, en tant que chef de projet, vous devez identifier l'ensemble des parties prenantes ainsi que leurs attentes, leurs préoccupations et leurs exigences. La gestion proactive de ces attentes différentes, parfois contradictoires, détermine largement le succès ou l'échec de votre initiative. Il important de pouvoir les impliquer dans votre projet. Et d'anticiper leur management.

Analyser l'influence et le pouvoir de chaque acteur

Une fois ce travail réalisé, analysez comment elles peuvent influencer positivement ou négativement le projet. L'engagement des parties prenantes nécessite une compréhension fine de leur niveau d'influence et de leurs intérêts respectifs. Certains acteurs ont le pouvoir de tout faire capoter à n'importe quel moment.

Distinguez également les personnes sur qui vous pouvez vous appuyer pour convaincre, faire passer un message, obtenir des ressources supplémentaires... Ces alliés stratégiques, qu'ils soient décideurs ou influenceurs, peuvent transformer la dynamique d'un projet. Des soutiens souvent déterminants dans la réussite d'un projet.

Méthodologie complète d'analyse des parties prenantes

Identification systématique des parties impliquées

Nous vous conseillons de partir d'un premier cercle : ceux qui sont les plus impliqués/impactés comme les commanditaires, les utilisateurs finaux, etc., d'en dresser la liste puis de leur demander qui d'autre peut être impacté par le projet et pour quelle raison.

Cette approche en cercles concentriques permet d'identifier progressivement toutes les parties intéressées, même celles dont l'influence pourrait sembler indirecte au premier abord. Puis procédez de la même manière avec les nouveaux contacts : recueillir leurs suggestions et conseils.

Techniques d'analyse approfondie

Pour bien comprendre comment chaque partie peut être impactée, vous pouvez :

• Échanger directement au cours d'un entretien
• Recueillir l'avis de collègues ou d'une autre partie prenante
• Analyser la documentation projet : pré-projet, étude d'opportunité, étude de faisabilité, analyse de risque... en réfléchissant à chaque fois qui peut être concerné ou avoir des attentes particulières

L'analyse du narratif de chaque partie prenante révèle souvent des motivations cachées ou des préoccupations non exprimées. Cette compréhension fine permet d'adapter votre communication et votre approche. A lire : comment collecter les besoins des parties prenantes ?

Plan d'action et stratégie d'engagement

Développer une stratégie différenciée

Votre action ne se limite pas à l'identification des forces en présence. Vous devez élaborer un véritable plan de management des parties prenantes en fonction de leur profil.

Pour certains, des actions sont à prévoir. Dans une démarche RSE moderne, ces actions doivent intégrer les dimensions environnementales et sociales, en plus des considérations purement économiques. Ce sont essentiellement des actions de communication : détailler les objectifs et la méthode retenue, informer de l'avancée des opérations, prévenir d'un risque probable, des difficultés rencontrées...

Une fois définies, pensez à les intégrer dans votre plan de communication projet.

Tableau de synthèse opérationnel

En recoupant les informations, vous pouvez bâtir des profils précis et associer des actions, le cas échéant :

La matrice pouvoir/intérêt : outil stratégique de priorisation

Cette matrice permet de catégoriser les différentes parties prenantes selon quatre quadrants stratégiques, facilitant ainsi la priorisation des actions d'engagement et optimisant l'allocation des ressources du projet.

Conclusion : la clé de la réussite du projet

Le management efficace des parties prenantes représente bien plus qu'une simple étape administrative. C'est un processus dynamique et continu qui conditionne directement la réussite du projet. En adoptant une approche structurée - identification, analyse, engagement et suivi - vous transformez les parties impliquées en véritables partenaires de votre succès.

N'oubliez pas : chaque partie prenante, avec ses attentes différentes et parfois contradictoires, contribue à enrichir votre projet. La gouvernance d'entreprise moderne exige cette vision inclusive pour garantir des résultats durables et acceptés par tous.

 

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.