Pourquoi et comment réaliser un plan projet ?

Qu'est-ce qu'un plan projet ?

Il s'agit d'une véritable carte traçant la route vers l'objectif final pour une réussite optimale. Le plan projet détaille les principales sections : portée, calendrier, besoins en ressources, ainsi que celles venant en appui à la maîtrise et la qualité du travail à réaliser. C'est un document qui vous guidera efficacement.

À quoi sert-il ?

Un support de communication et d’alignement

Le plan de gestion de projet est utilisé à diverses circonstances, lors d'une réunion de lancement avec le comité de pilotage, pour une présentation plus générale, ou bien comme document de communication. Il permet en outre de vérifier que l'ensemble des parties prenantes partagent la même compréhension des objectifs, des enjeux et des modalités d’exécution.

L’outil central de la phase de planification

Dans la phase de planification, il devient l’ossature du projet. Il formalise les engagements pris, pose les bases solides de l’organisation future et structure l’ensemble de la démarche. Plus qu’un simple prévisionnel, il constitue le socle sur lequel repose la coordination de toutes les parties prenantes.

Le référentiel pour l'exécution des opérations

Le plan projet permet de maîtriser la conduite des opérations, notamment lors d’apparition de problèmes. Il intègre les changements potentiels pour conserver une vision précise des activités, des échéances au regard des objectifs. Ce plan accompagne le projet tout au long de son cycle de vie. Il doit être actualisé en permanence.

Un outil de suivi pour anticiper et ajuster

Le plan projet fournit une vue d’ensemble de la charge de travail et de sa répartition entre les acteurs. Cet outil collaboratif facilite l’anticipation des écarts entre le prévisionnel et le réalisé. Il permet aussi d’engager rapidement les ajustements nécessaires pour maintenir le projet sur la bonne trajectoire.

Que contient un plan projet ?

Vous pouvez ajouter une partie communication dans votre plan de management de projet. Bien que cela semble à priori être secondaire, il n'en demeure pas moins que la communication tient un rôle central dans la réussite et l'atteinte des objectifs fixés. Il ne faut pas oublier que très souvent ce n'est pas la partie technique qui est à l'origine des échecs, mais bien le côté humain. Et en particulier le délicat management du changement. Donc prévoir la communication en amont est un réflexe salutaire pour le succès de la démarche.

Le suivi des plannings constitue également un élément déterminant. En intégrant dès la conception une liste de tâches détaillée et un système de suivi de l'avancement, vous vous donnez les moyens de piloter efficacement chaque étape d'un projet. Cette rigueur dans la structuration facilite ensuite la gestion de portefeuille lorsque plusieurs projets sont menés simultanément.

Les bénéfices d'un plan projet structuré

Structurer rigoureusement votre plan projet apporte des avantages concrets et mesurables. La gestion des risques devient plus efficace lorsqu'elle s'appuie sur une vision claire et partagée des objectifs et des contraintes. Les écarts entre prévisionnel et réalisé sont détectés plus rapidement, permettant des actions correctives avant qu'ils ne compromettent la réussite globale.

Le suivi du planning devient un exercice naturel et continu plutôt qu'une contrainte administrative. Les outils comme le diagramme de Gantt prennent tout leur sens lorsqu'ils s'inscrivent dans une démarche globale de pilotage définie dès la phase de planification.

Exemple de plan projet complet

Pour aider la compréhension, voici un exemple de plan de projet

1. Introduction

   Cette première partie du plan projet livre les informations essentielles à connaître au sujet du projet.

   Elle explique pourquoi le projet est important et quelle est sa finalité. Elle doit donner un aperçu de la manière dont ce projet s'inscrit dans le cadre d'autres travaux réalisés, en cours ou à venir au sein de votre organisation.

   Cette partie explicite ou rappelle le contexte : la genèse du projet mais aussi les besoins et principaux bénéfices attendus.

   À noter : si nécessaire, ajouter une partie "Description" pour apporter plus de détails pertinents.

2. Objectifs du projet

   Ils justifient pourquoi le projet est mené et ce qu'il va concrètement apporter. Par exemple, amélioration d'un paramètre : coût, délais, qualité ou encore la réduction d'un autre comme un risque.

   Pour être efficace, un objectif doit être SMART : Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound.

   Associer des KPI avec les objectifs pour mesurer la progression des activités et l'atteinte des valeurs cibles.

3. Gouvernance et Management du projet

   Comment le projet est-il géré ? Qui fait quoi ? Qui rend compte à qui ? Avec un focus sur le rôle et les responsabilités du chef de projet, mais aussi, le cas échéant, d'autres personnes clés dans l'équipe. Présentation des modalités de validation des étapes, des livrables et des arbitrages. Etc. Bref, décrire le fonctionnement du système de management du projet.

   Utiliser une matrice RACI (Responsible - Accountable - Consulted - Informated).

4. Liste des exigences

   Détailler les besoins et exigences recueillies auprès des parties prenantes. Il est important de ne pas se limiter au client direct, mais à l'ensemble des parties impliquées ou impactées par le projet. Cette étape est fondamentale, car elle permet d'établir ce qu'il faut livrer pour satisfaire ces exigences.

5. Liste des principaux livrables

   À ce stade du document doit apparaître les livrables, soit concrètement ceux qui seront produits en final par le projet et qui répondent aux objectifs, à la problématique et aux exigences des parties prenantes.

6. Limites du projet

   Quels sont les points à traiter et ceux qui ne le seront pas ? Quels processus travailler ? Quels clients inclure dans le périmètre ? Lesquels ne pas prendre en compte ? Ce sont généralement des livrables attendus par certaines parties prenantes, mais qui pour diverses raisons ne sont pas retenues dans le périmètre du projet (pour une question budgétaire, stratégique, de temps de mise en œuvre, etc.). Il est important de les mentionner dans le plan pour éviter tout malentendu.

7. Contraintes

   Quelles ressources sont mobilisables ? Quelles sont celles qui ne le sont pas (par exemple sous-traitance) ? Etc. Le plan projet mentionne les contraintes auquel doit faire face l'équipe en charge du projet pour mener à bien sa mission. Ce peut être des contraintes de ressources (financières, humain, matériel) ou autres types de contraintes. Par exemple : un NB de jour de travail réduit pour avancer sur le projet, ou encore une période d'indisponibilité pour certains membres de l'équipe : (un collaborateur avec un profil financier durant la période de clôture comptable).

8. Activités à mener et les livrables associés (WBS)

   Décomposition du travail à réaliser par livrable ou par activité, jusqu'aux lots de travaux. Il s'agit des activités du plus bas niveau auxquelles il est possible d'affecter un responsable, un budget et une échéance. Ces éléments sont consignés dans le dictionnaire WBS. La fin de réalisation de certains lots de travaux peut également marquer un jalon dans le projet. Inclure ici la description de la démarche avec le WBS et son dictionnaire en annexe.

   Comprend une matrice de responsabilité RACI.

9. Jalons clés

   Il s'agit des fins d'étapes majeures. Ils correspondent à la livraison de certaines parties du projet. Ils donnent lieu à une validation par le comité de pilotage pour GO/NO GO pour la suite des activités. Le plan projet mentionne la liste des jalons clés avec leur description et leur date. Les autres jalons sont détaillés dans le planning de Gantt.

10. Échéances avec le Gantt

    Construit sur la base du WBS (+ éventuellement un PERT), ce diagramme pose l'ensemble des tâches, des activités et des jalons sur un échéancier. Il donne une vision d'ensemble et constitue un outil de pilotage par excellence : savoir où on en est, quelles sont les étapes suivantes.

    Le diagramme de Gantt facilite grandement le suivi du planning en visualisant les dépendances entre tâches et en identifiant le chemin critique. C'est un outil collaboratif par excellence qui permet à chaque membre de l'équipe de comprendre son rôle dans l'avancement global.

11. Plan de Communication

    Comme nous l'avons vu, la communication est essentielle pour la réussite de tout projet. Cette partie décrit quelle information sera communiquée aux parties prenantes, à quel moment et comment.

    Intégration d'un tableau qui décrit qui doit recevoir quand et sous quelle forme. C'est le plan de communication du projet.

12. Plan qualité

    Sa finalité est de garantir que les livrables sont conformes aux exigences définies. Cette partie décrit les objectifs qualité, l'organisation mise en place pour définir et maîtriser le niveau de qualité requis : qui contrôle ? Quand ? De quelle manière ? etc. Les domaines mesurés concernent aussi bien la gestion de projet elle-même que les productions issues du processus.

13. Management des risques

    La finalité de cette partie est de lister les risques liés au projet, de définir leur priorité, et d'expliciter la réponse à apporter avec quelle organisation : action, responsabilités.

    Un registre des risques est une liste de tous les risques susceptibles d'affecter votre projet, avec leur probabilité et leur impact s'ils se produisent. Il vous aide à identifier les domaines dans lesquels vous devrez peut-être prendre des mesures pour prévenir ou atténuer ces risques.

    La gestion des risques doit être intégrée dès la phase de planification et mise à jour régulièrement tout au long du cycle de vie du projet. Cette approche proactive permet d'anticiper les difficultés plutôt que de les subir.

14. Ressources

    Cette partie décrit les ressources à mobiliser et leur management. Il fournit des informations sur les ressources humaines, les installations, les équipements et les outils nécessaires au projet.

    L'évaluation précise de la charge de travail pour chaque ressource est cruciale. Elle permet d'éviter la surcharge et de maintenir la motivation des équipes tout au long des différentes étapes d'un projet.

15. Budget

    Planification des besoins et moyens budgétaires par phase du projet.

    Le suivi de l'avancement budgétaire doit être aussi rigoureux que celui du planning. Les écarts financiers peuvent impacter directement la qualité des livrables et nécessitent une vigilance constante pour gérer la réalisation dans l'enveloppe prévue.

Comment bien utiliser votre plan ?

Ainsi définies les bases sont jetées. La phase suivante est le lancement...

Encore une fois, le plan projet ne doit jamais rester un document figé. Son utilisation optimale repose sur une actualisation régulière qui reflète l'état réel d'avancement et intègre les ajustements nécessaires. Cette dynamique de mise à jour transforme le plan projet en véritable outil de pilotage vivant.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.