Comment préparer une réunion ? Les étapes.

Maj le 09/10/2018 par l'équipe de Manager GO!

La réussite d'une réunion se construit dès sa préparation. En effet, un objectif mal cerné, un choix de participants incomplet, une logistique défaillante... peut affecter sérieusement l’efficacité du travail collectif. Découvrez les principales étapes pour préparer avec efficacité vos séances de travail de groupe.

Les différentes phases de la préparation

  1. Définir l'objectif de la réunion

    A ce stade, voici une question à vous poser : " Sur quoi la réunion doit-elle aboutir ?"  Vous êtes ainsi en mesure de mieux évaluer les ressources auxquelles faire appel pour travailler sur le sujet. Par exemple, l'analyse d'un dysfonctionnement se mène avec des experts. Mais si l'objectif est de décider immédiatement, le groupe devra intégrer un ou des décideurs. Ces personnes n'étant pas forcément des spécialistes de la question.

    Pour conduire une réunion efficace, l'objectif sert de fil conducteur tout au long des débats

  2. Choisir le bon type de réunion

    Réunion de  résolution de problème , de créativité, de service... ou simplement d'information, le type choisi découle bien sûr de l'objectif défini au départ . Vous n'abordez pas de la même façon une rencontre dont l'objectif est de communiquer auprès de vos équipes avec une autre dont la finalité est de parvenir à une production collective.

  3. Sélectionner les participants

    "Qui peut contribuer à l'atteinte de l'objectif ? Qui peut être un obstacle ?" En vous posant ces questions, il est plus facile de savoir qui inviter. Vous obtiendrez ainsi une équipe complète en phase avec les objectifs et le sujet .

  4. Définir le plan

    Organisez le déroulement des échanges et des communications. Les différentes phases et les sujets abordés, les ateliers le cas échéant... le tout consigné dans un ordre du jour en plaçant les sujets prioritaires dans la première partie de l'agenda.

    Associez des temps de travail pour chaque phase. Vous éviterez ainsi les débordements d'un sujet au détriment d'un autre.

  5. Planifier la réunion

    S'assurer de la disponibilité de tous les participants pour le choix de la date. Puis envoyer une confirmation officielle.

  6. Préparer les documents de travail et les autres points matériels

    Recenser les documents nécessaires, les échantillons de produits, etc. Élaborer le support de présentation . Le fameux PowerPoint sur lequel nous avons tous passé des heures et des heures !!

    Préparer la logistique (tableau blanc, Paper board , rétroprojecteurs,. ). Il est toujours perturbant de perdre du temps le moment venu en palliant à un manque d'organisation.

    Une fois ce travail achevé vous êtes prêts pour endosser le rôle d’animateur !  

Voir aussi en prolongement de ce thème comment préparer un atelier de travail.

 

Retrouvez notre modèle simple pour rédiger un cahier des charges, voir l'exemple.

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