Découpage de projet avec le Work Breakdown Structure

Maj le 12/02/2021 par Laurent GRANGER

" La gestion d'un projet est facilitée si ce dernier est divisé en plusieurs parties ". Le WBS - Work Breakdown Structure met en oeuvre ce principe en proposant une méthode opérationnelle pour organiser un projet le subdivisant en unités gérables . Définition, exemple et conseils.

Qu'est-ce que le WBS ?

Le PMI (Project Management Institute, éditeur du guide PMBOK), s'inspirant des pratiques de la NASA, recommande de décomposer les projets en sous-ensembles ordonnés.

Ce découpage aboutit sur des sous-projets (ou tâches, missions, phases, composants, lots de travail...), organisés sous forme d'arborescence et représentant des livrables ou des tâches à mener. Plusieurs visions s'affrontent sur ce dernier point. Pour certains un WBS ne devrait contenir que des livrables.

Le lot  de travail (ou work package) représente le niveau le plus bas

En français, il est question de structure de découpage de projet (SDP ), d'Organigramme des Tâches (OT) ou encore d'Organigramme Technique de Projet (OTP)

Le principal avantage du WBS est de simplifier les projets en les réduisant en parties plus facilement appréhendables par l'équipe et autres parties prenantes. Il facilite l'organisation en permettant d'attribuer un budget, des rôles et des responsabilités pour chaque branche.

    A noter : cette méthode de travail peut être abordée par les produits avec le Product Breakdown Structure (PBS) ou encore Organigramme Technique des produits (OTP).

Voir aussi les méthodes de gestion de projet Agiles qui poussent encore plus loin le concept de découpage et de management autonome d'activité

Exemple de wbs

Qu’est-ce que le dictionnaire WBS ? 

Il s’agit d’un document qui décrit le contenu de chaque lot de travail : livrables, responsable, coûts, éléments de planification, principales tâches, etc.

Les bénéfices de la décomposition hiérarchique

Voyons plus en détail les avantages de cette structuration :

  • meilleure planification : la décomposition facilite l'estimation des durées à accorder à chaque opération. Elle donne en outre une vision globale du travail à faire grâce à une représentation visuelle.
  • maîtrise du suivi - la décomposition des livrables facilite le management global du projet : affecter des jalons, revoir l'articulation des travaux, etc.
  • meilleure communication : elle simplifie les échanges entre les parties prenantes du projet et fait gagner du temps à tous en offrant une vision exhaustive des différentes phases.
  • meilleure gestion des coûts : l'allocation des moyens et leur suivi sont plus précis. L’élaboration d'un budget prévisionnel est facilitée.
  • gestion des risques : identification des zones critiques et mise en place de scénarios préventifs.
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Comment mettre en oeuvre un Work Breakdown Structure ?

Dans cette approche, nous partons du principal livrable puis de nous le décomposons en livrables intermédiaires, avant de les décliner en lots de travail.

Il est également possible de débuter le mapping hiérarchique par les activités majeures à réaliser et les décomposer en tâches.

D'autres critères de décomposition sont possibles : par métier, par fonction, par procédé, par finalité...

     A noter :  un point important est que le niveau supérieur doit représenter 100% de la décomposition inférieure. Il s'agit de la "règle des 100%". Sans cela il ne saurait pas possible de consolider l'ensemble des durées de réalisation et des ressources budgétaires pour obtenir le 100% du projet. De même que les éléments d'un niveau identique doivent être mutuellement exclusifs : pas de recoupements entre eux.

Exemple de découpage WBS

Pour illustrer la méthode, prenons comme exemple la création d'une nouvelle agence commerciale, le livrable final.

Le projet est constitué de plusieurs livrables nécessitant la conduite d'un certain nombre de tâches.

Exemple de wbs

 1 Déclinaison du projet en livrables majeurs

Posez-vous des questions telles que : quels sont les livrables intermédiaires pour mener à bien mon projet ?

Votre projet "Nouvelle agence commerciale" est principalement constitué :

  • de locaux
  • d'une équipe
  • d'équipements de travail
  • d'un budget de fonctionnement

2 - Décomposition de chaque livrable en composants (sous-livrables)

Prenons par exemple les équipements. Interrogez-vous sur les compositions de ce livrable. Ils peuvent être subdivisés en

  • équipements informatiques
  • équipements de bureau

Chaque élément de ce niveau représente un lot de travail. Chacun donnant lieu à une responsabilité contractuelle, un budget et une planification.

3 - Détails des travaux à faire (cette phase est en dehors du WBS)

Prenons les équipements de bureau, ce lot de travail peut être décomposé en activités à mener :

  • concevoir l'aménagement intérieur
  • choisir du mobilier de bureau
  • commander les équipements
  • mettre en place dans les locaux

 

    A noter : l'utilisation de verbes d'action permet de distinguer les activités et livrables (des noms). Elle donne en outre une dimension opérationnelle parlante pour toutes les parties prenantes.

A quel niveau descendre dans l'arborescence ?

La décomposition doit permettre de créer des niveaux pour lesquels il est possible d'affecter :

  • une responsabilité,
  • une estimation de temps
  • des ressources

La satisfaction de ces conditions valide chaque niveau. Sans cela, il n'est pas pertinent d'aller au-delà du niveau actuel.

La bonne maille à trouver est un équilibre entre un niveau trop haut, ne permettant pas d'obtenir tous les bénéfices de la méthode et un niveau trop bas, ingérable, complexifiant inutilement le projet.

Il est également conseillé de subdiviser un niveau si sa durée totale représente une part majeure de la durée du projet.

Retrouvez notre modèle simple pour rédiger un cahier des charges, voir l'exemple.



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