Les différentes phases d'un entretien d'évaluation

Maj le 28/02/2019 par Raphaële GRANGER

Un entretien annuel d'évaluation se déroule en 4 étapes principales : l'accueil, l'analyse de l'année écoulée, la fixation de nouveaux objectifs et enfin un point de synthèse sur la rencontre. En quoi consiste précisément chacune de ces phases ?

Ce moment formel et privilégié entre un manager et ses collaborateurs doit être soigneusement préparé pour en maximiser la réussite. Mené par le supérieur hiérarchique direct de l'évalué, cet exercice - parfois délicat - requiert un minimum de savoir-faire et de savoir-être, tant dans sa préparation que sa conduite

4 grandes phases rythment la rencontre en elle-même : l' accueil de l'évalué par son manager, le bilan de l'année écoulée ou chacun exprime sa vision des choses, l' engagement réciproque vers de nouveaux objectifs, la synthèse des échanges menés - servant de base à l'évaluation suivante.

Accueillir

De cette première étape dépend le succès ou non de la rencontre. C'est le moment où le manager doit, dès les premières minutes, être capable d’ instaurer un climat de confiance et accueillir pleinement son collaborateur . Salle fermée, à l'abris des regards et/ou oreilles indiscrètes ; consigne de ne pas déranger, sauf urgence ; désactivation des notifications de smartphone ou autre ; confort du lieu ; climat serein ; etc.

C'est également au cours de cette phase que le manager rappelle l'objectif global de cette rencontre ainsi que son déroulement (points abordés, suites de l'échange, etc.).

    Une fois les conditions de l'entretien exposées et les règles et objectifs de la rencontre rappelés, le manager veillera à rapidement donner la parole à son évalué.

Faire le point

Il s'agit de faire le bilan de l'année écoulée en termes de réussites, d’écueils éventuels, difficultés, attentes, feedback, satisfaction, accompagnement, etc. L'évaluation en elle-même se base sur une grille d'évaluation préalablement établie et remise aux 2 parties, afin que chacun en prenne connaissance et la remplisse (l'évalué s'auto-évalue). Ce, le plus objectivement possible.

Cette étape est primordiale, notamment dans le cadre de primes versées en fonction des résultats individuels.

Évaluation du collaborateur dans son poste

L'objectif est de vérifier que l'évalué fait son travail correctement, dans les meilleures conditions possibles, qu'il répond aux attentes du poste qu'il occupe. Il s'agit également de faire émerger d'éventuelles lacunes ou bien une certaine lassitude dans la mission afin d'y remédier le plus adéquatement possible et d'échanger sur les axes d'amélioration.

  • Mesure des résultats obtenus quant aux objectifs fixés lors du dernier entretien d'évaluation : l'évalué présente son auto-évaluation à son supérieur qui le laisse s'exprimer avant de donner sa propre vision des choses. En cas de désaccord sur certains points, les 2 protagonistes remettent la situation dans son contexte et mènent une analyse basée sur des faits précis, évitant ainsi tout jugement ou perception erronée.
  • Mesure des compétences nécessaires pour ledit poste : à quel niveau se situe l'évalué quant aux missions qui lui incombent ("Point d'amélioration prioritaire", "En dessous du niveau attendu"," Atteinte du niveau attendu", "Au-dessus du niveau attendu", "Excellence") ? 

Évaluation globale du collaborateur

Il s'agit d'évaluer le comportement du collaborateur au sein de son équipe, son service, voire dans l'entreprise et mettre au jour d'éventuelles tensions, déceler les prémices d'un syndrome d'épuisement chez le salarié, etc. Les questions sont de l'ordre : l'évalué est-il bien intégré dans l'entreprise ? Entretient-il de bons rapports avec ses collègues ? Son poste est-il en adéquation avec ses compétences ? L'évalué présente-t-il des signaux de stress à prendre en compte ? etc.

 

fixation objectifs

Fixer de nouveaux objectifs et des plans d'action

Cette phase - également nommée phase d'engagement - consiste pour le manager et l'évalué à définir ensemble de nouveaux objectifs, trouver des pistes d'amélioration et/ou moyens, actions à mettre en oeuvre afin de progresser au niveau des points "faibles" mis au jour, améliorer la performance, développer les talents, etc.

Il est important que le collaborateur puisse s'exprimer sur le sujet et notamment préférable de lui laisser la possibilité de trouver des solutions par lui-même, faire des propositions ou suggestions plutôt que de les lui imposer : formation, coaching, entretiens réguliers afin d'acter les progrès, etc.

Comment fixer des objectifs ?

  • limiter le nombre d'objectifs : se focaliser sur les plus importants, les plus motivants afin d'éviter le découragement et la dispersion.
  • définir des objectifs SMART - simples, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels : ils doivent être clairs, précis, adaptés au poste et à la qualification du salarié, compréhensibles, atteignables tout en étant motivants, définis dans le temps.
  • fixer des objectifs quantifiables en termes de résultat : l'évaluation doit se faire de manière objective et mesurable. Elle se base sur les résultats et non les moyens mis en oeuvre pour les atteindre.
  • déterminer des objectifs stables sur l'année : en cas de difficultés passagères liées au marché ou à la conjoncture, ils pourront être 

Synthétiser

La clôture de l'entretien se fait par une synthèse rédigée par le manager de tout ce qui a été dit et décidé au cours de la rencontre : évaluation, points positifs, points à améliorer, engagements réciproques, éventuelles prochaines rencontres convenues. Le salarié est également amené à donner son impression sur cet échange.

Ce compte-rendu, comportant un contrat d’objectifs est rédigé et signé par les 2 parties. Il servira de base pour l'entretien annuel de l'année suivante.



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