Comment présenter un dossier ?

Les fondamentaux d'une présentation d'un dossier réussie

Pour que votre présentation soit couronnée de succès et que votre projet aboutisse tel que vous l'avez planifié, il est indispensable de préparer votre intervention orale bien en amont, connaître votre sujet par cœur, maîtriser tous les aspects de la prise de parole en public et être capable de convaincre.

Oubliez les présentations pompeuses, il vous faut être percutant ! Vous n'aurez pas deux fois l'occasion de convaincre votre auditoire.

Préparez Soigneusement votre Dossier

Le temps passé à préparer votre intervention, élaborer votre stratégie de présentation, compiler les différentes informations que vous souhaitez transmettre, les éléments susceptibles d'appuyer votre démonstration, les faits et autres chiffres clés n'est pas gaspillé. En effet, cela vous donnera l'assurance indispensable à une présentation réussie. Vous devez maîtriser votre sujet dans les moindres détails.

Une préparation minutieuse de votre dossier de présentation constitue le socle de votre réussite. Cette phase, souvent sous-estimée, peut représenter jusqu'à 80% du succès de votre intervention.

Voici comment faire:

Étudiez votre Auditoire

Ce point est essentiel à la bonne transmission de votre message. Il vous permettra d'adapter votre discours et structurer votre présentation de manière à atteindre vos objectifs. Il est gage d'une bonne communication avec votre auditoire. Ainsi, demandez-vous :

• Qui sont les personnes à qui vous allez présenter votre dossier/projet : supérieurs hiérarchiques, membres de votre équipe, collègues, fournisseurs, clients, partenaires externes, techniciens, experts, mentors, investisseurs, etc. ?
• Vos interlocuteurs vous connaissent-ils : que savent-ils de votre parcours, votre activité, vos compétences, votre personnalité, etc. ?
• De combien de personnes votre auditoire sera-t-il composé : quelques personnes ou bien une plus large assemblée ?
• Votre auditoire est-il à l'aise avec le sujet que vous allez aborder : vos interlocuteurs connaissent-ils votre domaine d'intervention ou bien est-ce quelque chose qui leur est totalement étranger ?
• Que savent vos interlocuteurs de votre projet : sont-ils impliqués d'une quelconque façon dans votre projet, leur avez-vous envoyé une présentation succincte, etc. ?
• Quelles sont leurs attentes : veulent-ils de plus amples informations, être rassurés quant à certains points, pouvoir avancer sur leur partie du projet, résoudre certains problèmes liés au projet, etc. ?
• Quel est le contexte dans lequel vous intervenez : période de tension, changement important ou bien au contraire, climat serein et positif ?

Définissez clairement l'objectif de votre présentation

Voici un autre point essentiel qui vous permettra de ne pas perdre votre temps : soyez très au clair avec ce que vous attendez de cette présentation :

• Quel est votre objectif final : obtenir des fonds, l'aval de vos supérieurs pour lancer un nouveau produit, l'engagement de votre équipe sur un nouveau projet, amorcer un virage professionnel, avancer dans votre carrière, etc. ?
• Qu'attendez-vous de cette présentation : débloquer un projet retardé par un souci précis, valider un budget, un financement, un partenariat, amorcer une réflexion sur un sujet particulier, obtenir de nouvelles parts de marché, etc. ?
• Attendez-vous certaines informations de la part de vos interlocuteurs : éléments que vous ne maîtrisez pas, mais dont vous avez besoin pour avancer, délais quant à une/plusieurs phase.s du projet ayant pris du retard, chiffrage de certains items, état d'avancement d'une étape, etc. ?
• Une décision doit-elle clôturer votre intervention : cette décision est-elle simple validation ou bien allez-vous devoir batailler, etc. ?

Sans des objectifs clairement définis vous risquez de disperser votre message et de perdre l'attention de votre auditoire. Et en final, ne pas réussir à faire passer votre dossier.

Structurez votre présentation efficacement

Votre présentation orale doit être claire, précise et succincte. Évitez de faire passer trop de messages à la fois. Soyez efficace et percutant. Pour cela, votre intervention orale doit s'articuler autour d'un fil rouge : votre objectif final et se dérouler ainsi :

• Présentation : si besoin, rappelez qui vous êtes (fonction, parcours, compétences, profil général) ainsi que pourquoi vous êtes là.
• Introduction : décrivez le contexte ainsi que le déroulement de votre présentation.
• Argumentation : balayez quelques objections et déroulez votre argumentaire illustré astucieusement (graphiques, anecdotes, exemples, etc.).
• Conclusion : répétez votre objectif, orientez votre auditoire vers l'étape suivante (questions, intervenant suivant, débat, prise de décision, etc.).
• Réponses aux questions : vous aurez pris le soin de préparer les éventuelles questions en amont de votre intervention afin de ne pas être pris au dépourvu.
• Proposition d'un suivi : invitez vos interlocuteurs à donner leur feedback quant à votre présentation, d'une part (cela vous permettra de vous améliorer) et d'autre part proposez un prochain rendez-vous (compte-rendu, prochaine étape, contact téléphonique, mail ou autre, etc.).

Optez pour une animation adaptée à vos Interlocuteurs

En fonction du sujet abordé, de votre objectif et de votre auditoire, vous devrez opter pour le format adéquat d'intervention (présentation informative, formelle, informelle, revue, etc.). Gardez en tête que votre communication non verbale compte tout autant que vos mots. Soignez votre posture, utilisez le ton adéquat, interagissez avec vos interlocuteurs de manière à récolter un maximum d'information sur le déroulement de votre présentation et rectifier le tir, le cas échéant.

Il est également opportun d'adapter votre style d'animation :

• directif : vous transmettez des informations à votre auditoire qui les reçoit sans intervenir.
• coordinateur : vous structurez les échanges autour du thème abordé et veillez au respect des temps de prise de parole, timing, etc.

Choisissez un angle d'approche adéquat : storytelling, données chiffrées percutantes, etc.

Choisissez le bon support pour votre présentation

Ne vous contentez pas de dérouler verbalement votre présentation. Une grande majorité de personnes possède une mémoire visuelle. Prévoyez ainsi un support visuel afin que vos interlocuteurs puissent plus facilement prendre des notes. Par ailleurs, appuyer vos démonstrations et argumentaires en illustrant graphiquement les chiffres et autres informations communiqués et autre donnera plus de substance et de crédit à votre intervention.

Vous veillerez à caler vos illustrations sur votre discours afin de ne pas perdre l'attention de vos interlocuteurs.

Les possibilités et logiciels pour des présentations efficaces sont foison. A vous de choisir celui que vous préférez (Présentation Powerpoint, simples diapositives ou slides, etc.). Limitez le texte en utilisant des mots clés ou des phrases courtes. Soignez les visuels (graphiques, photos et autres) en choisissant des couleurs harmonieuses et en veillant à la qualité du rendu projeté.

Si besoin, prévoyez un exemplaire papier de votre intervention à laisser à vos interlocuteurs.

Organisez un Feedback et/ou un Suivi

Prévoyez un suivi structuré de votre présentation. Organisez la possibilité d'obtenir un feedback de la part de votre auditoire. Par exemple, de simples remerciements auprès des différents participants pour leur présence vous offre l'opportunité de récolter de précieuses informations quant à l'objectif - atteint ou non - de votre intervention ou bien encore de vous rappeler à eux, etc.

Si vous attendez une décision, demandez la date à laquelle vous pouvez espérer une réponse. Idem si vous attendez un chiffrage ou une offre commerciale. Si vous présentiez un nouveau produit à des clients potentiels, revenez vers eux afin de savoir si votre produit les intéresse ou bien les freins et suggestions d'amélioration, le cas échéant.

Si vous avez vous-même donné une échéance pour la réalisation d'un projet ou d'une étape de ce dernier, vous pourrez aisément contacter les protagonistes le moment venu.

Soignez votre présentation face à votre public

Il est crucial de maîtriser les techniques de prise de parole en public afin de maximiser l'efficacité de votre présentation. Apprenez à gérer votre stress, surmonter votre trac, faire preuve de charisme, être à l'aise en public, etc. Avant le jour J, répétez votre présentation, visualisez-vous en train de présenter votre projet devant une assemblée. Cette technique simple vous aidera à être plus à l'aise.

L'excellence dans la présentation de votre dossier se joue beaucoup dans les détails de votre performance orale. Votre crédibilité dépend autant du contenu que de votre capacité à le transmettre avec conviction et aisance.

Maîtrisez l'art oratoire

La prise de parole en public ne doit plus avoir de secrets pour vous ! Élocution, langage non verbal, posture, confiance en soi, capacité à convaincre rapidement, communication orale fluide, aisance relationnelle sont autant d'éléments que vous devez connaître et parfaitement maîtriser. Vous devez être à l'aise avec le regard des autres afin d'en faire un allié et non un ennemi.

Captez l'attention de votre auditoire

Soyez créatif. Surprenez positivement votre public avec une présentation originale, efficace et rondement menée afin de capter l'attention de vos interlocuteurs et la conserver jusqu'à la fin de votre intervention. Soyez percutant et convaincant. Vous devez captiver vos interlocuteurs.

N'hésitez pas à réveiller votre auditoire dès que vous percevez des signes de lassitude ou d'inattention !

Observez et écoutez votre Auditoire

Balayez votre public du regard, observez les réactions (langage non verbal) de chacun et sachez réagir et rebondir si besoin en réorientant votre discours, en cassant le rythme de votre présentation ou bien encore en appuyant davantage sur un point qui semble susciter intérêt et enthousiasme.

Jouez avec les émotions afin d'impliquer votre auditoire émotionnellement (notamment si vous avez opté pour une présentation en mode storytelling, particulièrement efficace pour présenter une société, un projet).

Déroulez votre présentation 

Transmettez votre discours en suivant le plan que vous avez défini. Si besoin, prévoyez une anti-sèche en papier cartonné (les éventuels tremblements de vos mains seront moins perceptibles que sur une simple feuille de papier) sur laquelle vous aurez pris soin de noter les grandes lignes de votre intervention (pas de phrases, simplement des mots clés agissant comme des ancrages vous permettant de vous repérer). Gardez en tête un fil rouge (votre objectif, par exemple) et structurez votre intervention autour.

Ne vous laissez pas déstabiliser par les éventuels fauteurs de troubles, trous de mémoire et autres bafouillages. Gardez votre calme, respirez et reprenez le fil de votre intervention.

Répondez aux questions et objections éventuelles

Vous maîtrisez votre sujet sur le bout des doigts. Vous avez pris soin de repérer les questions que votre auditoire est susceptible de vous poser. Vous savez quelle attitude adopter face aux objections, comment les traiter et même les utiliser à votre profit. Face à une question inattendue (cela arrive), soyez honnête et proposez une réponse ultérieure rapide.

Proposez un feedback

Ne partez pas sans avoir organisé un contact prochain afin d'organiser la suite de votre projet.

Par ailleurs, il peut être intéressant de recueillir un feedback quant à votre intervention en tant que telle : avez-vous fait mouche ? Comment pouvez-vous vous améliorer ?

Exemples de dossiers de présentation

Chaque type de présentation nécessite une approche spécifique adaptée aux enjeux et aux attentes de l'auditoire. Voici des exemples avec leurs spécificités :

Dossiers stratégiques d'entreprise

Dossiers opérationnels

Dossiers de crise et restructuration

Quel que soit le type de dossier de présentation choisi, la règle d'or reste la même : adapter votre message aux préoccupations spécifiques de votre auditoire tout en maintenant une structure claire et persuasive.

FAQ sur la présentation d'un dossier

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.