Les différents types de réunion

Pourquoi bien choisir le type de réunion en entreprise ?

Si le mot "réunionite" - parfois aiguë - n'échappe à personne et en ferait frissonner quelques-uns, il n'en demeure pas moins que les rencontres entre collègues, membres d'une même équipe, experts, partenaires divers, etc. sont essentielles au bon déroulement et à la réussite de toute action.

En effet, sans un minimum de coordination et d'échanges, bon nombre de projets n'aboutiraient tout simplement jamais. Les réunions ont ainsi leur raison d'être. Elles sont, lorsque bien préparées en amont et menées habilement, autant de leviers de performance tant individuelle que collective.

Avant de prévoir une réunion, il est essentiel de se demander si cette dernière a une réelle utilité. Et si oui, quel type de réunion s'impose ? C'est cette question, souvent négligée, qui fait la différence entre une réunion productive et une heure perdue dans une salle.

Les différents types de réunion : vue d'ensemble

Il existe autant de types de réunions que de raisons d'organiser de telles rencontres. Lors de ces rendez-vous, l'information peut circuler de manière horizontale, transversale, descendante ou ascendante, selon toujours le but défini par l'organisateur. Voici les cinq grandes familles à connaître pour organiser des réunions d'entreprise vraiment efficaces.

La réunion d'information

Voici probablement le type de rencontre le plus répandu - mais aussi le plus mal mené. Lors de ces meetings, l'animateur donne de manière relativement structurée des renseignements aux participants qui ont une posture "passive". L'information circule ici de façon descendante.

Objectif : transmettre un message - plus ou moins détaillé - à toutes les personnes concernées et en théorie présentes à ladite réunion.

C'est le format roi pour les annonces structurantes : nomination, réorganisation, nouveaux objectifs. L'enjeu n'est pas d'obtenir un consensus, mais de s'assurer que le message est reçu, compris et mémorisé par l'ensemble des participants.

Quelques exemples situationnels :

• Nomination d'un nouveau responsable
• Arrivée d'un nouveau salarié dans une équipe
• Conférence ou formation
• Réorganisation d'un service
• Rappel de consignes de sécurité
• Rachat par une autre entité
• Fixation d'objectifs
• Réunion de service hebdomadaire

Format d'animation : l'animation est directive, un présentateur, un auditoire.

Quelques approches pour l'animation : présentation classique type PowerPoint ; pour plus d'efficacité et lorsque le temps est limité : Pitch, Pechakucha, réunion de brief.

La réunion de revue

Très formelles, ces rencontres sont plutôt protocolaires, mais essentielles à la réussite de tout projet. Elles regroupent toutes les personnes concernées par un projet particulier : commanditaire, chef de projet, équipe, partenaires, sponsor, etc.

Motif de la rencontre : réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents livrables et faire le point de manière très formelle sur un projet avec tous les acteurs concernés. Au cours de ces rencontres, les participants suivent les différentes étapes du projet, valident l'avancement de ces dernières, rectifient la trajectoire en apportant les modifications nécessaires le cas échéant.

Ce type de réunion d'entreprise est structurant dans les environnements projet : il impose une cadence de suivi et force la formalisation des avancements. Sans elle, les dérives de périmètre et les malentendus s'accumulent silencieusement.

Quelques contextes :

• Revue de projet
• Revue de fabrication
• Comité de pilotage
• Revue de sprint (méthodes agiles)

Comment animer ? Le protocole de ces revues est relativement formaté. Il est ici essentiel de le suivre afin d'assurer la réussite du projet.

Les méthodes à privilégier : diagramme de Gantt, diagramme de Pareto, RACI

La réunion d'échanges

Les protagonistes échangent sur un ou des sujets particuliers. À l'instar du débat, chaque participant peut émettre un avis, poser des questions, proposer de nouvelles pistes de travail, etc. La posture de chacun des protagonistes est donc "participative". L'animateur, quant à lui, aura plutôt un rôle de "facilitateur".

Objectif de l'échange : mener collectivement un travail sur un sujet particulier de manière à avancer plus rapidement et plus efficacement.

Ce format est particulièrement adapté aux réunions de service régulières : point d'avancement hebdomadaire, brainstorming sur un nouveau dispositif, amélioration continue d'un process. L'animateur veille à l'équilibre des temps de parole et à la dynamique de groupe, sans imposer ses propres conclusions.

Exemples d'échanges :

• Ambiance et cohésion au sein du service
• Avancement de chacun sur sa partie d'un projet
• Réflexion collective sur une innovation ou une amélioration

Type d'animation à privilégier : Stand-up meeting, kick-off meeting pour le lancement d'un projet, atelier de travail, briefing d'équipe (par exemple pour faire le point de la semaine).

Quelques outils utiles : rétroplanning (voir un modèle), SCAMPER (la méthode), Brainstorming (les étapes) ou bien son opposé, le reverse brainstorming (comment faire ?)...

La réunion de résolution de problèmes

Les participants se réunissent dans le cadre d'un dysfonctionnement, une problématique particulière, un incident quelconque mis au jour et empêchant le bon déroulement du projet dans le but de faire évoluer positivement la situation.

But : débloquer une situation, résoudre un problème, trouver une solution à une difficulté rencontrée, gérer un conflit, etc.

C'est l'un des types de réunion les plus délicats à animer. La tension peut être palpable, les positions tranchées. L'animateur doit créer un espace sécurisé où chacun peut s'exprimer sans craindre d'être jugé, tout en maintenant le cap vers une issue concrète traduite par une réelle mise en oeuvre de solution.

Format d'animation : la posture de l'animateur est ici semi-directive.

Quelques méthodologies à appliquer : Brainstorming ou bien son opposé, le reverse brainstorming, méthode des 5 pourquoi, diagramme d'Ishikawa, Gap analysis, CATWOE, 6 chapeaux de la réflexion, QQOQCP, silent meeting, etc.

La réunion de prise de décision

Comme leur nom l'indique, l'enjeu de ces rendez-vous est ici très clair et bien souvent stratégiquement essentiel : il s'agit de prendre une décision quant à une situation donnée. Les participants réfléchissent ensemble ainsi à la meilleure option possible.

Finalité : prendre une décision afin de débloquer la situation, quelle qu'elle soit, et faire repartir le projet dans le bon sens ou lui donner une nouvelle orientation plus favorable.

Dans ce type de réunion, chaque participant doit arriver préparé : données disponibles, scénarios envisagés, critères de choix identifiés. L'animateur structure les échanges pour éviter que la discussion ne tourne en rond et s'assure qu'une décision documentée est bien actée en fin de séance.

Exemples situationnels :

• Choix d'un fournisseur, d'une technologie, d'un prestataire
• Recrutement : sélection du candidat retenu
• Orientation stratégique à moyen ou long terme
• Réunion de cadrage en début de projet

Différentes pratiques : CATWOE, matrice de décision, arbre de décision, Pareto

Comment choisir le bon format ?

Il n'existe pas de réunion universelle. Le choix du format dépend d'une seule question fondamentale : quel est l'objectif de cette rencontre ? Répondre à cette question avant d'envoyer la moindre convocation, c'est déjà poser les fondations d'une réunion productive.

• Informer sans attendre de retour → réunion d'information, format directif
• Suivre l'avancement d'un projet avec les parties prenantes → réunion de revue, format protocolaire
• Faire travailler collectivement sur un sujet → réunion d'échanges, format participatif
• Analyser un dysfonctionnement et explorer des solutions → réunion de résolution, format semi-directif
• Trancher entre plusieurs options → réunion de décision, format cadré et orienté résultat

Un piège classique en réunion de service : mélanger les genres. Commencer par un point d'information, glisser vers un échange, puis tenter une décision sans jamais avoir formalisé les transitions. Résultat : des participants frustrés, une décision floue et un compte rendu difficile à rédiger. Définir le type de réunion en amont, c'est aussi s'assurer que chacun arrive avec la bonne posture.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.