Les différents types de réunion

Vous devez communiquer une information à toute votre équipe, résoudre un problème, implémenter un projet ou bien en suivre précisément et efficacement l'avancée, innover en trouvant LE produit/service disruptif qui permettra à votre service ou votre entreprise de se démarquer ?

Vous ne pouvez faire l'impasse sur un minimum d'échanges entre les différents protagonistes au sein même de votre projet ou gravitant autour de ce dernier : membres de votre équipe, experts, fournisseurs, investisseurs, etc. Sans communication d'éléments divers et variés, votre projet ne pourra voir le jour.

Il va donc vous falloir organiser et conduire une - voire plusieurs - réunion(s) appropriée(s) et efficace(s) si vous souhaitez mener à bien votre mission et atteindre vos objectifs.

Pourquoi organiser des réunions en entreprise ?

Si le mot " réunionite " - parfois aiguë - n'échappe à personne et en ferait frissonner quelques-uns, il n'en demeure pas moins que les rencontres entre collègues, membres d'une même équipe, experts, partenaires divers, etc. sont essentielles au bon déroulement et à la réussite de toute action. 

En effet, sans un minimum de coordination et d'échanges, bon nombre de projets n'aboutiraient tout simplement jamais.

Les réunions ont ainsi leur raison d'être. Elles sont, lorsque bien préparées en amont et menées habilement, autant de leviers de performance tant individuelle que collective.

Avant de prévoir une réunion, il est essentiel de se demander si cette dernière a une réelle utilité.

Les différents formats de réunion

Il existe autant de types de réunions que de raisons d'organiser de telles rencontres. Lors de ces rendez-vous, l'information peut circuler de manière horizontale, transversale, descendante ou ascendante, selon toujours le but défini par l'organisateur.

Les réunions d'information 

Voici probablement le type de rencontre le plus répandu - mais aussi le plus mal mené. Lors de ces meetings,  l'animateur donne de manière relativement structurée des renseignements aux participants qui ont une posture "passive". L'information circule ici de façon descendante.

Objectif

Transmettre un message - plus ou moins détaillé - à toutes les personnes concernées - et en théorie présentes à ladite réunion. 

Quelques exemples situationnels

• nomination d'un nouveau responsable,
• arrivée d'un nouveau salarié dans une équipe,
• conférence,
• réorganisation d'un service,
• rappel de consignes de sécurité,
• rachat par une autre entité,
• formation,
• fixation d'objectifs,
• réunion de service
• etc.

Format d'animation

L'animation est directive : un présentateur, un auditoire.

Quelques approches pour l'animation

Présentation classique type Powerpoint ; pour plus d'efficacité et lorsque le temps est limité :  Pitch , Pechakucha , réunion de brief.

 

Les réunions de revue 

Très formelles, ces rencontres sont plutôt protocolaires, mais essentielles à la réussite de tout projet. Elles regroupent toutes les personnes concernées par un projet particulier : commanditaire, chef de projet, équipe, partenaires, sponsor, etc.

Motif de la rencontre

Réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents livrables pour faire le point de manière très formelle sur un projet avec tous les acteurs concernés . En effet, au cours de ces rencontres, les participants suivent les différentes étapes du projet, valident l'avancement de ces dernières, rectifient la trajectoire en apportant les modifications nécessaires le cas échéant, etc.

Quelques contextes

• revue de projet ,
• revue de fabrication,
• comité de pilotage,
• revue de sprint,
• etc.

Comment animer ?

Le protocole de ces revues est relativement formaté . Il est ici essentiel de le suivre afin d'assurer la réussite du projet.

    Les méthodes à privilégier  : diagramme de Gantt , diagramme de Pareto , RACI

Les réunions d'échanges

Les protagonistes échangent sur un/des sujet(s)particulier(s)  . A l'instar du débat, chaque participant peut émettre un avis, poser des questions, proposer de nouvelles pistes de travail, etc. La posture de chacun des protagonistes est donc "participative". L'animateur, quant à lui, aura plutôt un rôle de "facilitateur".

Objectif de l'échange

Mener collectivement un travail sur un sujet particulier de manière à avancer plus rapidement et plus efficacement.

Exemples d'échanges

• ambiance du service,
• avancement de chacun sur sa partie d'un projet,
• innovation,
• etc.

Type d'animation à privilégier

Stand-up meeting , kick-off meeting pour le lancement d'un projet, atelier de travail, briefing d'équipe (par exemple pour faire le point de la semaine)

    Quelques outils utiles  : rétroplanning (voir un modèle) , SCAMPER (la méthode)  ,  Brainstorming (les étapes)   ou bien son opposé, le reverse brainstorming (comment faire ?)  ...

Les réunions de résolution de problèmes

Les participants se réunissent dans le cadre d'un dysfonctionnement, une problématique particulière, un incident quelconque mis au jour et empêchant le bon déroulement du projet dans le but de faire évoluer positivement la situation. 

But

Débloquer une situation, résoudre un problème, trouver une solution à une difficulté rencontrée, gérer un conflit, etc.

Format d'animation rencontré

La posture de l'animateur est ici semi-directive .

    Quelques méthodologies à appliquer : Brainstorming   ou bien son opposé, le  reverse brainstorming , méthode des 5 pourquoi , diagramme d' Ishikawa , Gap analysis , CATWOE ,  6 chapeaux de la réflexion , QQOQCP , silent meeting  , etc.

Les réunions de prise de décision

Comme leur nom l'indique, l'enjeu de ces rendez-vous est ici très clair et bien souvent stratégiquement essentiel : il s'agit de prendre une décision quant à une situation donnée. Les participants réfléchissent ensemble ainsi à la meilleure option possible.

Finalité

Prendre une décision afin de débloquer la situation, quelle qu'elle soit, et faire repartir le projet dans le bon sens ou lui donner une nouvelle orientation plus favorable.

Exemples situationnels

• choix (fournisseur, technologie, etc.),
• recrutement : sélection du candidat retenu,
• orientation stratégique,
• etc.

    Différentes pratiques  : CATWOE , matrice de décision , arbre de décision , Pareto