Stand-up meeting : et si vous teniez vos réunions debout ?

Qu'est-ce un stand-up meeting ?

Traduit littéralement par "réunion debout" en Français, le concept du stand-up meeting est très simple : les participants se tiennent debout en cercle afin de faciliter les échanges et l'efficacité de l'entrevue. Ni chaise, ni table, les participants échangent en face à face, chacun leur tour, sans distinction de poste, de manière très informelle. L'échange se fait entre tous et non à l'attention d'un seul et même participant. Chacun partage avec le collectif : l’avancement, les obstacles et les priorités du jour.

Généralement quotidienne, ce type de réunion est destinée à synchroniser l’équipe. Ce format dynamique limite les digressions. Il accélère même la prise de décision. Ce format est intéressant pour maintenir un rythme de travail clair et efficace pour l'ensemble de l'équipe.

D'ou vient cette idée de tenir des réunions debout ?

A l'ère des réunionites aiguës, il est de mise de jouer la carte de l'originalité tout en visant la productivité maximale. Les méthodes agiles ont révolutionné le monde de l'entreprise, avec des styles de management transversaux permettant à chacun de l'exprimer plus librement sur un dossier.

Cette pratique, popularisée par les géants de la tech comme Google et Spotify, permet de réduire magnifiquement le temps passé en réunion tout en augmentant la productivité des équipes. Une approche radicalement différente qui mise sur la brièveté et l'engagement physique.

Si les "stand-up meetings", "daily scrums", "sprints"... fleurissent désormais dans les couloirs des entreprises de l'hexagone, il n'en reste pas moins que chacun de ces rendez-vous ayant - sous couvert d'un nom anglo-saxon plutôt fun - possède un rituel et un objectif bien précis.

Un mur ou un paperboard peuvent être utilisés pour la "prise de notes" à l'aide de post-it que l'on positionne et déplace en fonction de l'état d'avancement de la tâche inscrite dessus.

Ce style de réunion n'est pas opportun pour tout type de rencontre. On conçoit mal une réunion stratégique de haute importance tenue en quelques minutes debout au milieu du couloir ! Les stand-up meetings sont donc à garder pour les petits points quotidiens, par exemple.

Guide pratique : organiser votre premier stand-up meeting

1. Préparer la réunion debout efficacement

   Premièrement, il est essentiel, pour décider de la tenue de stand-ups quotidiens entre différents acteurs que ces derniers aient un projet, un objectif commun. Définissez les thèmes et questions qui seront abordés, le temps imparti à la rencontre ainsi que le responsable ou leader du jour.

   Une préparation minutieuse garantit le succès du stand-up meeting. Créez un template de questions standard : "Qu'ai-je accompli hier ?", "Sur quoi je travaille aujourd'hui ?", "Quels blocages je rencontre ?". Cette structure, utilisée par la majorité des équipes agiles performantes, assure la cohérence des échanges.

   Le but d'une telle session n'est pas de raconter sa mission du jour à ses collègues si ceux-ci ne sont pas concernés par le sujet. Par ailleurs, l'objectif premier est le partage d'informations utiles et constructives pour le groupe. Les participants ne se bornent ainsi pas à dire platement "j'ai travaillé sur xxx", mais plutôt "j'ai travaillé sur xxx selon telle méthodologie qui était la plus adéquate", par exemple.

2. Aller droit au but : la clé du succès

   L'objectif de la réunion debout est d'échanger rapidement et efficacement des informations utiles à tous les participants. Il n'est donc pas de mise d'entrer dans les détails. Ces derniers pourront éventuellement être abordés ultérieurement. De la même manière, les points n'intéressant qu'une partie du groupe seront débattus par la suite et à part.

   Si besoin, notez les sujets qui seront discutés après le stand-up (par exemple sur un tableau dédié). Cela évite d'oublier et permet à chacun de visualiser que sa demande a bien été prise en compte, même si elle n'est pas discutée plus largement sur le vif. Cette technique permet de maintenir le rythme tout en capturant les points importants nécessitant une discussion approfondie.

3. Prendre des notes visuelles et efficaces

   Les post-it sont des outils judicieux. L'avantage : faciles à utiliser, déplacer et identifier par codes couleur, ils limitent la possibilité d'en écrire des tartines et favorisent les informations essentielles.

   Le système Kanban (illustré ci-dessus) est tout à fait indiqué : issue de l'industrie automobile japonaise, la méthodologie "Kanban" - étiquettes en Japonais - permet de visualiser rapidement l'état d'avancement d'un projet. Dans le cadre d'une équipe agile, chaque tâche, ou "user story", est matérialisée par un post-it qui sera déplacé de la colonne "to do" - à faire - à la colonne "done" - fait - en passant par la colonne "in progress" - en cours - ou bien encore "testing" - en phase d'essai - en fonction de son stade d'avancement. 
   Graphique et visuel, ce système est redoutable d'efficacité et de transparence lorsqu'utilisé sur un support physique (tableau blanc, mur, etc.) et non virtuel (logiciel).

   Les équipes les plus aguerries utilisent un code couleur standardisé : rouge pour les blocages urgents, orange pour les points d'attention, vert pour les tâches complétées. Cette visualisation instantanée permet de prioriser les actions en un coup d'œil.

4. Dynamiser la rencontre et fédérer ses participants

   Insuffler positivité et dynamisme à la réunion afin de maximiser les échanges constructifs et productifs. Vous pouvez, par exemple, utiliser un témoin qui passe d'un participant à un autre dans un ordre non défini. Celui qui reçoit le témoin prend la parole et le transmet à son tour à quelqu'un d'autre.

   Intégrez des éléments ludiques pour maintenir l'engagement : certaines équipes commencent par un "energizer" de 30 secondes (étirement collectif, mot du jour, etc.). Ces rituels peuvent sérieusement améliorer la qualité des interactions durant les échanges à venir.

   Ces brèves rencontres quotidiennes sont l'occasion de partager une vision globale d'un projet tout en gardant un esprit positif, ce qui influera l'état d'esprit de la team et sur les actions à venir.

Pourquoi adopter le standup meeting ?

Objectifs de la réunion debout

Le but de ces entrevues est simple. Il s'agit de faire le point rapidement et efficacement sur les dossiers en cours. Comme, par exemple :

• Réaliser un bilan général des missions de chacun : qu'est-ce qui a été fait, est projeté de faire le jour même, reste encore à faire.
• Répondre à une problématique : difficulté particulière rencontrée sur un projet (tout le groupe réfléchit ensemble à trouver une solution).
• Échanger des informations utiles : un élément manquant à l'un des protagonistes peut ici facilement être obtenu en questionnant le groupe, ou bien le chef de projet peut, lors de ces rendez-vous, retransmettre à toute son équipe les derniers échanges - stratégiques ou de développement, par exemple - qu'il a eus avec le client.
• Dynamiser le groupe : booster la cohésion et l'esprit d'équipe, doper la motivation collective et personnelle.
• Rappeler les objectifs du projet : maintenir la vision globale du projet et l'objectif à atteindre.

Au-delà de ces objectifs opérationnels, le stand-up meeting participe à la cohésion du groupe : il crée un rituel d'équipe qui renforce le sentiment d'appartenance. C'est ce que nous voyons avec les avantages ci-après.

Les avantages concrets du stand-up

Si les stand-ups ne sont pas à généraliser, ils présentent toutefois certains avantages et permettent, notamment, de :

• Limiter la durée des échanges : la station debout induit naturellement des interventions concises. Les participants vont en général droit au but, n'ayant nulle envie de prolonger trop longtemps cette posture où chacun reste campé sur ses jambes qui peut vite devenir inconfortable.
• Fluidité des échanges : le côté non formel et interactif du cercle permet des prises de parole plus naturelles et libérées.
• Optimiser l'attention des participants : la posture debout renforce l'attention, par ailleurs, il est difficile de consulter ses mails ou surfer discrètement sur le Net lorsque l'on se tient debout face à ses collègues !
• Favoriser l'esprit collaboratif : échanges facilités, axés sur les objectifs collectifs, partage d'expertise et d'information.
• Identifier les pistes à encourager et celles à abandonner : dans le cadre de projets d'innovation, par exemple, où un temps précieux sera gagné grâce à ces points réguliers qui permettent d'éviter de passer du temps sur des solutions qui ne fonctionneront finalement pas.

Les limites à connaître

Outre le fait qu'elles ne peuvent se substituer à tous les types de réunions, les "stand-ups" présentent quelques inconvénients :

• Prise de notes délicate : limitée par la posture debout. Or, il est toutefois opportun de garder une trace de ce qui a été dit pendant le stand-up.
• Possibles désagréments pour certaines personnes : maux de dos, problèmes circulatoires, grossesse, etc.
• Pas de temps imparti aux détails : ces derniers seront discutés ultérieurement ou à part du stand-up, le cas échéant.

Il est crucial d'adapter le format aux besoins spécifiques de votre équipe. Certaines organisations optent pour des "sit-down stand-ups" hybrides où les participants restent assis mais conservent la structure et la brièveté du format original. L'essentiel est de maintenir l'esprit du standup meeting : efficacité, concision et focus.

Auteur - Laurent GRANGER

Fondateur de Manager-go.com, Laurent partage depuis 2008 des outils et méthodes concrètes pour aider les cadres à mieux piloter leur activité. Diplômé d'une école de commerce et titulaire d’un DESS en diagnostic d’entreprise (IAE Lyon 3), il met à profit plus de 30 ans d’expérience plurifonctionnelle en entreprise, du développement commercial et marketing au pilotage organisationnel.
Auteur de plus de 800 contenus pratiques, lus chaque année par des centaines de milliers de professionnels, il s’attache à transmettre des approches applicables, alliant expérience terrain, pédagogie et sens pratique.