La revue de projet : une étape clé dans la gestion d'un dossier

Si l'objectif premier de ces rendez-vous formels est de réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents livrables, il n'en demeure pas moins que ces rencontres régulières sont essentielles à la réussite d'un chantier, quel qu'il soit.

Partager la même vision des choses, échanger des informations, des expertises, travailler en toute intelligence dans la même direction, dans un objectif collectif, corriger les erreurs au fur et à mesure... autant d'ingrédients favorables à la réussite, tant collective qu'individuelle.

Qu'est-ce qu'une revue de projet ?

Un projet bien ficelé est articulé autour de différentes étapes clés tout au long de son avancement. Ces phases sont matérialisées par la validation de  jalons (ou milestones) qui permettent de faire le point sur l'avancement dudit projet à un instant "t" et attester qu'une étape a été franchie avec succès et ainsi que la phase suivante peut être engagée. C'est au cours de ces rencontres formelles appelées "revues de projet" que les jalons sont validés - ou non.

Ces rendez-vous réguliers sont définis dès le départ. Les décisions prises lors de ces revues sont irrévocables et exécutoires. Elles servent de références sur lesquelles s'appuyer pour la suite des opérations.

Acteurs

Le groupe projet est constitué d'une équipe complète de personnes concernées par ledit projet. Il peut se composer, par exemple, comme suit :

• le commanditaire du projet,
• le chef de projet,
• l'équipe projet,
• des experts et/ou partenaires,
• un sponsor.

Objectifs

Les revues de projet permettent, entre autres, de :

• contrôler que les objectifs d'une étape sont bien atteints ,
• vérifier que les échéances et délais sont respectés ,
• valider les différentes phases du projet,
• gérer les aléas , incidents, problèmes ou risques éventuels, 
• décider d'éventuels réajustements ou réorientations ,
• déclencher un appel de fonds ,

mais également :

• fédérer à nouveau les acteurs autour de la réussite du projet,
• communiquer en face à face,
• renforcer l'intelligence collective ,
• favoriser la coopération entre les différents protagonistes,
• donner une vision globale, unique et précise du projet à chacune des parties en présence.

Types de revues

On distingue plusieurs types de revues de projet, parmi lesquels :

• Comité de pilotage : composé de dirigeants opérationnels dans la maîtrise d'ouvrage du projet, il permet de chapeauter le projet dans sa globalité : constitution de l'équipe, désignation du chef de projet, définition des phases, échéances et diverses réunions de suivi, validation des étapes, prise de décision, etc.
• Revue budgétaire : implémentée dans le cadre de la gestion budgétaire, elle permet le contrôle et le suivi des dépenses et recettes : suivi des écarts, révisions, réajustements, prévisions. 
• Revue de sprint : dans le cadre de projets agiles , elle se tient à la fin de chaque sprint et permet de présenter ce qui a été développé au cours du sprint écoulé, faire un point sur l'avancée du projet, valider ou réadapter les options pour passer au sprint suivant.
• Revue de fabrication : dans le cadre de la fabrication d'un nouveau produit, elle permet d'en valider toutes les étapes, faire les ajustements éventuels, valider la conformité, etc.

Déroulement de ce type de réunion

Comme pour toute réunion, la revue de projet n'échappe pas à la règle : le temps imparti à cette rencontre n'étant pas extensible, cette dernière se doit d'être finement préparée et son déroulement cadré pour une efficacité renforcée.

Elle se déroule ainsi :

• préparation : définition de l'ordre du jour, des personnes à convoquer, du lieu, de l'horaire, établir les documents de référence (tableaux de bord de suivi, ...)
• invitation : convoquer les participants (uniquement ceux dont la présence est essentielle) en leur transmettant un ordre du jour précis ainsi que le rôle de chacun.
• conduite de la réunion : fiche de présence (vérifier que tous les acteurs convoqués sont présents), nomination du rapporteur, ouverture (préciser objectif et jalon à valider), animation dynamique et vivante (réel échange avec les différents interlocuteurs), prises de parole opportunes et réparties, respect du timing, etc.
• précision, concision et positivité : ce n'est pas le moment de se perdre dans les détails pour chaque mission accomplie, ni d'évoquer uniquement les difficultés rencontrées. Dans les 2 cas, la motivation du groupe tout entier serait largement réduite.
• conclusion : prise de décisions, validations, actions à mener, présentation du jalon suivant, etc.
• compte-rendu : rédaction et envoi à tous les participants et personnes impactées.
• dossier de revue de projet : création et tenue régulière des vérifications effectuées, des décisions prises, etc.
• suivi : contrôle de la mise en place des actions définies et respect des décisions prises.