Décider en équipe, les points clés

Publié le 04/04/2016 - Mis à jour le 24/04/2017

Décision en groupeLa force du collectif est un atout mis en avant pour promouvoir la décision en équipe. Mais les faits ne prouvent pas toujours que 1+1 font plus de 2 comme attendu. Quelques fois même, l'efficacité du groupe est mise à mal : il est incapable de décider vite et bien. Et pourtant en s'appuyant sur des principes de fonctionnement simples, l'équipe possède tous les atouts pour adopter la meilleure option lorsqu'une problématique surgie. Ce dossier propose des conseils pratiques et simples à mettre en oeuvre.

Les vertus de la décision collective

Pourquoi recourir à l'équipe pour statuer sur le choix d'une solution ? La réponse tient en 2 raisons principales : la pertinence de la décision et la motivation des collaborateurs.

Pour la première, le groupe présente l'avantage de réunir dans un seul lieu plusieurs compétences et points de vue différents. Cette diversité de profils facilite l'exploration de toutes les dimensions et impacts d'une décision.

Pour la seconde, il faut penser au coup d'après : la mise en oeuvre. Lorsque le choix relève du consensus, les chances de succès du déploiement de la solution retenue augmentent considérablement. Surtout si de sérieux changements impactant pour les femmes et les hommes sont à prévoir. Et d'une manière plus générale, impliquer les équipes dans les décisions augmente la motivation individuelle.

 

Les obstacles

De nombreux paramètres peuvent s'opposer à une prise de décision rapide et pertinente. Au lieu d'être une force pour explorer toutes les alternatives et statuer sur la meilleure option, le groupe peut être contre-productif : chacun reste sur sa position pour des raisons politiques, de rivalité inter-services, de stratégie individuelle, de fierté, par frustration...

De même que l'effet de groupe pèse sur les collaborateurs les plus réservés. Des collaborateurs pouvant détenir les clés du succès. Ces limites existent généralement pour tout type de réunion.

Une absence de leader dans le groupe est également un point négatif. Une équipe nécessite d'être stimulée, d'être encadrée... Une ou plusieurs personnes se doivent d'assurer ce rôle de leadership.

La méthode

Composition du groupe

Voici les principaux critères pour constituer un centre décideur efficace :

Taille : pour des décisions rapides, un petit groupe est plus approprié. Moins de débats, moins de contradictions. Un sujet plus vaste, plus complexe, politiquement plus sensible... nécessite plus de compétences et de diversité de profil pour explorer toutes les facettes de la problématique.

Profils : compétences, métier, position dans la hiérarchie, implication dans la problématique... et surtout détenir la capacité de décider !

Par ailleurs, ne pas oublier la question de la légitimité de l'équipe aux yeux des autres collaborateurs. La mise en oeuvre de la décision pourrait en pâtir.

En conclusion le choix des participants est crucial. Réfléchissez bien avant de composer l'équipe qui planchera sur le sujet.

Les étapes

  1. Poser les règles de fonctionnement

    Pour décider en équipe, il convient de définir ou rappeler les règles dès le début. Notamment comment la décision va être prise : par consensus, par vote à la majorité, par décision d'un manager, etc. Mais aussi insistez sur le respect du droit à la parole pour tous les participants. Avec des règles bien établies, les risques de dérive sont bien moindres. L’efficacité est en ligne de mire.

    Et très important, planifier les grandes phases de travail. Exemple 8h00 - 10h00 => débats puis 10h00 - 10h30 => prise de décision

    Enoncer les enjeux et les objectifs

    Bref le pourquoi de cette rencontre et surtout l'objectif final : décider !

    Débuter par les faits, les chiffres bruts

    Les données objectives donnent l'avantage de constituer un socle robuste pour les débats ultérieurs. Si le groupe commence par discuter, voire contester des données d'entrée, le collectif risque fortement de s'enliser dans des détails contre-productifs.

    Conduire le débat

    Chacun échange en toute objectivité, met son affect de côté, prend du recul par rapport à la situation et reste concentré sur l'objectif. Les participants se doivent d'être professionnel et savoir prendre du recul par rapport à des émotions irrationnelles.

    Décider ou reporter la décision

    Pour être efficace, il faut savoir passer à l'étape de la décision. La planification horaire en début de séance prend ici toute son importance. L'équipe est contrainte de clore les discussions pour décider et non se perdre dans des débats sans fin. L'efficacité est à ce prix !

    Si les conditions ne sont pas réunies (manque d'information, équipe incomplète...) pour une prise de position ferme et définitive, il convient de reporter la décision. Dans ce cas, planifiez immédiatement une nouvelle réunion.

 

Ce dossier est référencé dans : Management d'une équipe - Prise de décision - Comment manager ?

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