Décision collective : outils et méthodes

Les vertus de la décision collective

L'efficacité d'un groupe peut parfois être mise à mal : il est incapable de décider vite et bien. Pourquoi alors recourir à l'équipe pour statuer sur le choix d'une solution ? La réponse tient en 2 raisons principales : la pertinence de la décision et la motivation des collaborateurs .

• Pertinence de la décision : le groupe présente l'avantage de réunir dans un seul lieu plusieurs compétences et points de vue différents. Cette diversité de profils facilite l'exploration de tous les impacts et dimensions d'une décision.
• Motivation des collaborateurs : il faut penser au coup d'après : la mise en oeuvre. Lorsque le choix relève du consensus, les chances de succès du déploiement de la solution retenue augmentent considérablement. Surtout si de sérieux changements impactant les collaborateurs sont à prévoir. D'une manière plus générale, impliquer les équipes dans les décisions augmente la motivation individuelle .

Les méthodes pour décider en équipe

Il existe de nombreuses façons de décider collectivement. Voici les principales :

Prise de décision par consensus

Tous les membres de l'équipe échangent jusqu'à ce qu'ils parviennent à une décision mutuellement acceptable. 

Avantages	Inconvénients	Conseils
Assure l'adhésion et l'engagement de tous les membres de l'équipe grâce à une participation active	Peut prendre beaucoup de temps en échanges et compromis	Faciliter un dialogue ouvert et franc
Encourage la communication ouverte et la collaboration	Peut conduire à des compromis qui ne sont pas optimaux et finalement pas réellement acceptés.	Veiller à ce que toutes les voix soient entendues, sinon le consensus sera faussé

En savoir plus sur la décision par consensus.

Prise de décision à l'unanimité

Tous les membres de l'équipe doivent être d'accord sur la décision.  

Avantages	Inconvénients	Conseils
Soutien acquis de l'ensemble de l'équipe	Difficile à obtenir	Accorder suffisamment de temps à la discussion et à la délibération
	Peut prendre beaucoup de temps	Utiliser des techniques telles que le tour de table pour recueillir les points de vue de chacun

Vote à la majorité

Les membres de l'équipe expriment leur choix à travers un vote. L'option ayant obtenu le plus de voix est retenue.

Avantages	Inconvénients	Conseils
Rapide et démocratique	Les personnes minoritaires peuvent se sentir ignorées	Définir clairement le processus et les critères de vote
Mise en oeuvre simple	Peut créer des divisions s'il n'est pas géré avec soin	Garantir un système de vote équitable et transparent.
		Discuter des points de vue minoritaires pour maintenir la cohésion de l'équipe

Une variante consiste à fixer un nombre de voix minimum pour valider le vote. C'est-à-dire un nombre d'acteurs minimum en faveur de la solution adoptée.

Décision par le dirigeant ou manager

Le décideur tranche après avoir consulté et recueilli l'avis du groupe

Avantages	Inconvénients	Conseils
Rapide	N'est pas une réelle décision de groupe	Le chef doit écouter activement tous les avis, analyses et conseils
Mise en oeuvre simple	Les membres sont pas vraiment responsabilisés	Expliquer clairement les raisons de sa décision finale
	Peut donner lieu à des perceptions d'autocratie (décision verticale)	Remercier chacun pour sa contribution

Composition du groupe de décision

Voici les principaux critères pour constituer un centre décideur efficace :

• Taille : pour des décisions rapides, un petit groupe est plus approprié. Moins de débats, moins de contradictions. Un sujet plus vaste, plus complexe, politiquement plus sensible... nécessite plus de compétences et de diversités de profil pour explorer toutes les facettes de la problématique.
• Profils : compétences, métier, position dans la hiérarchie, implication dans la problématique... et surtout détenir la capacité de décider !
• Crédit du groupe : par ailleurs, ne pas oublier la question de la légitimité de l'équipe aux yeux des autres collaborateurs. La mise en oeuvre de la décision pourrait en pâtir.

En conclusion, le choix des participants est crucial. Réfléchissez bien avant de composer l'équipe qui planchera sur le sujet !

Les étapes pour une décision collective

1. Avant la réunion : la préparer

   L'objectif est de s'assurer que tous les participants comprennent bien le but de la réunion et les décisions à prendre. C'est aussi préparer les documents de travail et les remettre ceux qui doivent l'être aux membres du groupe.

   Autre point très important : planifier les grandes phases de travail. Par exemple, une planification pourrait ressembler à ceci :

   • 8h00 - 8h30 : présentation de la problématique, du contexte, des enjeux...
   • 8h30 - 10h30 : débats
   • 10h30 - 11h00 : prise de décision

   Actions :

   • Collecter les informations et données en lien avec le sujet
   • Rédiger et distribuer l'ordre du jour à tous les participants accompagnés des informations utiles

2. Poser les règles de fonctionnement

   Pour décider en équipe, il convient de définir ou rappeler les règles dès le début, comme :

   • Définir les règles de prise de parole : notamment le respect du droit à la parole pour tous les participants, limitation du temps d'expression à une durée maximum pour chacun, intervention sur invitation, lever la main pour intervenir, rester constructif envers les opinions des autres...
   • Établir la méthode de décision : consensus, vote à la majorité, décision d'un manager, etc.
   • Nommer animateur ou modérateur : personne responsable de l'animation des discussions, du maintien de l'ordre et du respect des règles.

   Outil : tableau blanc dédié pour écrire les règles. Le laisser ensuite à la vue de tous.

   Avec des règles bien établies, les risques de dérive sont bien moindres. L’efficacité est en ligne de mire.

3. Enoncer les enjeux et les objectifs

   Il s'agit ici de préciser le pourquoi de cette rencontre et surtout l'objectif final : décider ! En énonçant clairement les enjeux et les objectifs, tous les participants comprennent l'importance de la discussion et peuvent aligner leurs contributions en conséquence.

   Action : réalisez votre briefing avec des supports visuels (ex. diapositives PowerPoint) pour illustrer les objectifs et les enjeux.

4. Débuter par les faits, les chiffres bruts

   Les données objectives offrent l'avantage de constituer un socle robuste pour les débats ultérieurs. Si le groupe commence par discuter, voire contester des données d'entrée, le collectif risque fortement de s'enliser dans des détails contre-productifs. Commencer par les faits et les chiffres permet de construire une base commune pour le travail d'équipe et d'éviter les malentendus.

   Exemple d'outils :

   • La loi de Pareto (80/20) : pour mettre en relief les faits importants.
   • Rapports, tableaux de bord comprenant des KPI pertinents.
   • Utilisation de graphiques impactant.

5. Passer en revue les solutions possibles

   La conduite du débat doit être rigoureuse. Chacun échange en toute objectivité, met son affect de côté, prend du recul par rapport à la situation et reste concentré sur l'objectif. Les participants se doivent d'être professionnels et savoir passer outre leurs émotions irrationnelles. Le rôle du modérateur est ici essentiel pour maintenir le cap et garantir que chaque voix est entendue de manière équitable.

   Pour une résolution efficace, il convient de porter une attention particulière à la recherche et l'analyse des solutions. Pour cela, il est important de :

   • Examiner les solutions identifiées par rapport à aux objectifs : s'assurer que chaque option est en cohérence avec les objectifs prédéfinis. 
   • Évaluer le pour et le contre : analyser les avantages et les inconvénients de chaque solution pour comprendre leurs impacts potentiels positifs et négatifs.
   • Évaluer la faisabilité : considérer les ressources nécessaires, le temps, le budget et les capacités organisationnelles pour mettre en œuvre chaque solution.
   • Discuter des choix possibles avec les parties prenantes impactées : pour les engager dans le processus de décision et s'assurer que leurs besoins sont pris en compte.

   Exemples d'outils et méthodes :

   • Tour de table : pour donner à chacun l'opportunité de s'exprimer.
   • Méthode des 5P ou du QQOQCP , du 5M pour explorer les causes 
   • Techniques de brainstorming pour trouver des solutions créatives.
     Voir aussi le dossier sur les outils pour trouver des solutions

6. Décider ou reporter la décision

   Pour être efficace, il faut savoir passer à l'étape de la décision. La planification horaire en début de séance prend ici toute son importance. L'équipe est contrainte de clore les discussions pour décider et non se perdre dans des débats sans fin. L'efficacité est à ce prix !

   Si les conditions ne sont pas réunies (manque d'information, équipe incomplète...) pour une prise de position ferme et définitive, il convient de reporter la décision. Dans ce cas, une nouvelle réunion est immédiatement planifiée. Cela permet de maintenir l'élan et de s'assurer que la décision sera prise dès que possible.

   Exemples d'outils et méthodes :

   • Matrice de décision
   • Systèmes de vote (exemple sondages en ligne, mains levées)
   • Compte-rendu

Et ensuite :

• Planifier l'implémentation de la décision : définir les étapes pour mettre en œuvre la décision prise (planning d'action...)
• Suivre et évaluer les résultats.

Les obstacles à la décision en groupe

De nombreux paramètres peuvent s'opposer à une prise de décision rapide et pertinente.  Au lieu d'être une force pour explorer toutes les alternatives et statuer sur la meilleure option, le groupe peut être contre-productif, chacun reste sur sa position pour :

• des raisons politiques,
• de rivalité inter-services,
• de stratégie individuelle,
• de fierté,
• par frustration...

L'effet de groupe pèse sur les collaborateurs les plus réservés , des collaborateurs pouvant détenir les clés du succès. Ces limites existent généralement pour tout type de réunion .

Une absence de leader dans le groupe est également un point négatif. Une équipe nécessite d'être stimulée, encadrée... Une ou plusieurs personnes se doivent d'assurer ce rôle de leadership.