Décider en équipe, les points clés

La force du collectif est un atout mis en avant pour promouvoir la décision en équipe. En s'appuyant sur des principes de fonctionnement simples, l'équipe possède tous les atouts pour adopter la meilleure option lorsqu'une problématique surgit. Ce dossier propose des conseils pratiques et simples à mettre en oeuvre.

Les vertus de la décision collective

Quelquefois, l'efficacité d'un groupe peut être mise à mal : il est incapable de décider vite et bien. Pourquoi alors recourir à l'équipe pour statuer sur le choix d'une solution ? La réponse tient en 2 raisons principales : la pertinence de la décision et la motivation des collaborateurs .

Pour la première, le groupe présente l'avantage de réunir dans un seul lieu plusieurs compétences et points de vue différents . Cette diversité de profils facilite l'exploration de toutes les dimensions et impacts d'une décision .

Pour la seconde, il faut penser au coup d'après : la mise en oeuvre . Lorsque le choix relève du consensus , les chances de succès du déploiement de la solution retenue augmentent considérablement. Surtout si de sérieux changements impactant  les collaborateurs sont à prévoir. D'une manière plus générale, impliquer les équipes dans les décisions augmente la motivation individuelle .

Les obstacles

De nombreux paramètres peuvent s'opposer à une prise de décision rapide et pertinente. Au lieu d'être une force pour explorer toutes les alternatives et statuer sur la meilleure option, le groupe peut être contre-productif : chacun reste sur sa position pour des raisons politiques, de rivalité inter-services, de stratégie individuelle, de fierté, par frustration...

L'effet de groupe pèse sur les collaborateurs les plus réservés , des collaborateurs pouvant détenir les clés du succès. Ces limites existent généralement pour tout type de réunion .

Une absence de leader dans le groupe est également un point négatif. Une équipe nécessite d'être stimulée, encadrée... Une ou plusieurs personnes se doivent d'assurer  ce rôle de leadership.

La méthode

Composition du groupe

Voici les principaux critères pour constituer un centre décideur efficace :

Taille : pour des décisions rapides, un petit groupe est plus approprié. Moins de débats, moins de contradictions. Un sujet plus vaste, plus complexe, politiquement plus sensible... nécessite plus de compétences et de diversités de profil pour explorer toutes les facettes de la problématique.

Profils : compétences, métier, position dans la hiérarchie, implication dans la problématique... et surtout  détenir la capacité de décider !

Par ailleurs, ne pas oublier la question de la légitimité de l'équipe aux yeux des autres collaborateurs. La mise en oeuvre de la décision pourrait en pâtir.

En conclusion, le choix des participants est crucial. Réfléchissez bien avant de composer l'équipe qui planchera sur le sujet !

Les étapes pour une décision collective

1. Poser les règles de fonctionnement

   Pour décider en équipe, il convient de définir ou rappeler les règles dès le début. Notamment évoquer la façon dont la décision va être prise : consensus, vote à la majorité, décision d'un manager, etc. Il est également essentiel d'insister sur le respect du droit à la parole pour tous les participants. Avec des règles bien établies, les risques de dérive sont bien moindres. L’efficacité est en ligne de mire.

   Autre point très important : planifier les grandes phases de travail. Exemple 8h00 - 10h00 => débats puis 10h00 - 10h30 => prise de décision.

   Enoncer les enjeux et les objectifs

   Il s'agit ici de préciser le pourquoi de cette rencontre et surtout l'objectif final : décider !

   Débuter par les faits, les chiffres bruts

   Les données objectives donnent l'avantage de constituer un socle robuste pour les débats ultérieurs. Si le groupe commence par discuter, voire contester des données d'entrée, le collectif risque fortement de s'enliser dans des détails contre-productifs.

   Conduire le débat

   Chacun échange en toute objectivité, met son affect de côté, prend du recul par rapport à la situation et reste concentré sur l'objectif. Les participants se doivent d'être professionnels et savoir prendre du recul par rapport à des émotions irrationnelles.

   Décider ou reporter la décision

   Pour être efficace, il faut savoir passer à l'étape de la décision. La planification horaire en début de séance prend ici toute son importance. L'équipe est contrainte de clore les discussions pour décider et non se perdre dans des débats sans fin. L'efficacité est à ce prix !

   Si les conditions ne sont pas réunies (manque d'information, équipe incomplète...) pour une prise de position ferme et définitive, il convient de reporter la décision. Dans ce cas, une nouvelle réunion est immédiatement planifiée.