Préparation de la session de travail

Maj le 06/07/2019 par l'équipe de Manager GO!

Les points importants

La préparation est un point clé pour la réussite d'un atelier de travail. L'animateur ne doit rien laisser au hasard. Les périodes de travail collectif sont courtes et intenses. En conséquence, l'organisation doit être précise : des supports complets, un matériel prêt à être utilisé... N'oubliez que  pas que réunir des collaborateurs est un investissement qu'il faut rentabiliser !

Checklist

Les principaux points clés à ne pas oublier.

  1. Préparation des éléments essentiels sur le sujet. 

    Rassemblez tous les documents pertinents . Identifiez ceux qui seront utiles pour votre préparation personnelle et ceux qui serviront à l'élaboration des supports.

    Préparation des supports d'animation

    Pensez convivial et simple  : des couleurs, des photos, quelques tableaux bien lisibles, des graphes sans la 3D...  Pensez efficace  : ne submergez pas les participants d'une montagne de documents.

    Classez-les dans l'ordre du planning. Préparez des cas concrets. Elaborez des jeux de rôle.

    Sélection des participants et convocation

    Choisissez des personnes proches du thème en tant qu' experts ou pratiquants . Identifiez quelles sont leurs attentes.

    Quelques jours ou quelques semaines avant : envoyez une convocation avec rappel des objectifs et mention des différents thèmes qui seront traités . Indiquez-leur la préparation éventuelle qu'ils ont à faire et les documents dont ils devront se munir le jour j.

    Questionnaire d'évaluation

    Pour vous améliorer au fil des ateliers de travail que vous organisez, il est pertinent de recueillir le feedback de la part des participants en fin de séance. Le questionnaire d'évaluation est un bon outil pour cela.
    Les questions concernent des sujets tels que la clarté des objectifs, la qualité de l'animation, l'intérêt général des sujets, le bon déroulement, l'écoute des remarques et la prise en compte des interventions des participants...
    Le questionnaire doit être court et facile à répondre . Appuyez-vous essentiellement sur des questions à choix multiples : par exemple avec des icônes "satisfait" à "non satisfait".

    Logistique et matériel

    Si vous avez le choix de la salle , choisissez-en une confortable , adaptée à l'atelier : divisible en petits espaces, facilitant la circulation et l'échange entre les participants...

    Quels outils de présentation allez-vous utiliser ? Projecteur ? Tableau blanc ? Paper board ?

    Supports de travail : préparez vos copies, échantillons... Bref ! Tout le matériel nécessaire pour le jour j !

    Organisation des pauses

    Collations (café, croissants, jus de fruit),  organisation des repas... il faut penser à tout.

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Planification de la séance

Coupez le sujet en différentes phases (introduction - sujet1 - sujet2 - mise en pratique - mise en commun - questions...) et donnez un timing à chacune.

Si l'atelier dépasse une heure , prévoyez des pauses régulièrement pour garder le groupe productif . Attention aux moments de détente qui dépassent très souvent le temps imparti. Prévoyez de la marge dans votre planning, sans forcément le dire... Tenez compte d'une certaine latence avant de relancer la machine.

N'hésitez pas à varier les sujets ou l'angle d'attaque , car lorsque l'on atteint une heure de travail, l'attention est déjà bien moindre. Anticipez-le dans votre préparation.

Prévoyez des sujets difficiles en fonction des heures où la performance du groupe est maximale : environ à 10h et à 15h. N'attaquez pas un sujet qui sollicite une grande concentration juste après le déjeuner. De même, ne faites pas suivre, si possible, plusieurs sujets intenses les uns derrières les autres. Entrecoupez-les de points plus faciles à traiter.

Suite du dossier : conduite de l'atelier 

 

Ce dossier est référencé dans : Outils pour améliorer la qualité - Groupe de travail - Réunion commerciale - Comment piloter le changement ? - Organiser et conduire efficacement une réunion - Résolution de problèmes

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