Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Vous souhaitez investir dans un outil pour piloter vos projets ? Comment sélectionner le logiciel de gestion de projet qu'il vous faut ?

Que ce soit à la demande de votre Manager, un choix personnel ou un effet de mode, vous vous posez peut-être la question si vous n'augmenteriez pas votre productivité à l'aide d'un logiciel. La gestion d’un projet peut être une simple tâche, facile et rapide à réaliser dans la journée, jusqu’au projet demandant un investissement important et une bonne organisation.

La première question à se poser avant d’investir dans un tel outil est : " Comment choisir le logiciel de Gestion de Projet le plus adapté à nos besoins ? "

Définition des besoins (ou rédaction du cahier des charges)

Une analyse fonctionnelle du besoin peut être développée afin de choisir au mieux un logiciel de Gestion de Projet. Vous devez définir l’utilité de disposer de cet outil. On parle aussi de fonction d’usage.

• Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet doit faire ? - Décrire toutes les fonctionnalités que vous attendez.
• Quelles sont les contraintes auxquelles je fais face ? - Développer ce à quoi est contraint une application de gestion de projets.
  • - Répondra-t-il à mes besoins/attentes ? A mes collaborateurs ? Mes clients ?
  • - Puis-je l’utiliser sur un ou plusieurs ordinateurs ?
  • - Puis-je (ou ai-je besoin de) l’utiliser hors connexion internet ?
  • - Comment puis-je exploiter les données ?
  • - Puis-je faire une extraction afin de partager les données avec un collaborateur qui ne dispose pas du logiciel ?
  • etc.

D’autres besoins secondaires peuvent être émis. Il suffit de les inscrire dans les livrables de votre cahier des charges.

Les fonctionnalités principales d’un logiciel de Gestion de Projet

Selon la solution retenue, il est possible de gérer l'ensemble des étapes du cycle de vie d'un projet . Certaines offrent même la possibilité de manager un portefeuille de projets.

L'identification et la planification des tâches

La gestion des tâches est une fonction centrale . Lorsque nous démarrons la planification d'un projet, la première chose que l’on va se demander, c’est la faisabilité dans le temps.

Avec les fonctionnalités de planification de projet , il est aisé d’établir un chemin critique à partir d'une liste de tâche à réaliser.

L’outil de planification des tâches permet en outre d’avoir un visuel rapide (exemple Diagramme de GANTT ) sur les activités en cours et à venir pour un suivi de projet efficace.

Certaines applications facilitent l'organisation des tâches à l'aide d'un système de Kanban. Comme peut le proposer le populaire logiciel de gestion de projet gratuit Trello.

Gestion des ressources

A cela, s’ajoute les ressources. Qui doit gérer quelle tâche ? Il est possible d’affecter une ressource à une tâche qui doit être réalisée afin d’identifier la charge de travail de chacun.

Gestion des comptes-rendus

Autre fonction, après chaque réunion, rendez-vous ou avancement dans un projet, il est fortement conseillé voir indispensable d’émettre un compte-rendu.

D’après un rapport (Radicati Group, mars 2015), en entreprise, près de 122 courriels sont échangés par collaborateur, par jour.

Afin d’éviter que votre compte-rendu passe inaperçu dans les messageries de vos collaborateurs, les logiciels de gestion de projet comprennent des pages (espace de travail personnel ou collaboratif) pour rédiger ces comptes-rendus, les partager et les modifier facilement. Cela évite un échange incessant de mails avec la mention « Dernière mise à jour, veuillez en prendre note » pour la prochaine réunion.

N’êtes-vous jamais retrouvé dans une réunion avec d’autres membres du projet sans avoir les mêmes informations ?

Travail collaboratif

Un logiciel de Gestion de Projet favorise également le partage de données à partir d'une interface intuitive en se transformant en plateforme collaborative : stockage et partage de documents relatif au projet (gestion documentaire), comme nous l'avons vu : compte-rendu complété par l’un des collaborateurs, etc.

Dans le but de se tenir informé de la progression du projet, d’avoir des données centralisées dans un seul et même lieu, d’interagir avec les autres membres de l'équipe, d’éditer rapidement des comptes-rendus et des mesures.

Tableau de bord et reporting

Pour connaitre les résultats du projet et son avancement, ce type de logiciel peut émettre rapidement un reporting sous format de tableau de bord . Ce report de données permet de sortir rapidement des chiffres clés et des indicateurs sans avoir à les construire soi-même. Le pilotage du projet en est facilité.

Mais aussi...

D’autres fonctionnalités sont intégrées au logiciel de gestion de projet tel que le Budget, la traçabilité de l’avancement du projet, la gestion du temps (pour éviter les feuilles de temps sur Excel), ainsi que la possibilité d’effectuer un Retour d’Expérience.

Il existe bien d’autres fonctionnalités, spécifiques à chaque logiciel de Management de Projet qui peut être paramétrable afin d’apporter une solution complète à vos besoins.

Les offres existantes

Les solutions de gestion de projet Offline

Dit « déconnecté » ce mode ne nécessite pas de connexion internet pour que celui-ci fonctionne.

Néanmoins, le logiciel devra être connecté de temps à autre, afin qu’il y ait une synchronisation des données pour qu’elles soient mises à jour.

• Le principal avantage : le logiciel peut être utilisé dans un environnement où le réseau n’est pas disponible.
• Le principal inconvénient : pour un projet de grande envergure avec un nombre important d’interactions, les mises à jour ne seront pas instantanées et cela peut provoquer des erreurs.

Les logiciels de gestion de projet SaaS

Il existe un mode, SaaS « Software as a Service », en Français « Logiciel en tant que service ».

Exemples de solutions SaaS : Wrike, Genius project

Il s'agit d'outils web hébergés sur un serveur externe à l’entreprise.

• Le principal avantage : les solutions de gestion de projet en ligne permettent des mises à jour automatique de données en temps réel, avec un accès simple sur tous les ordinateurs et sans obligation d’être sur le réseau interne de l’entreprise.
• Le principal inconvénient : le logiciel ne peut pas être utilisé hors connexion.