Comment réussir la conduite de vos réunions ?

En tant que manager, la conduite de réunion est un art auquel vous ne pourrez échapper . En effet, le management d'équipe requiert des échanges plus ou moins réguliers avec vos collaborateurs. Echanges qui se matérialisent, entre autres, par l'organisation et le pilotage de réunions de travail plus ou moins formelles. Il s'agit là de la base d'une communication managériale efficace, un pilier de l'intelligence collective.

Par ailleurs, des échanges avec vos différents interlocuteurs professionnels, notamment dans le cadre de la gestion de projet, sont cruciaux pour atteindre les objectifs fixés et mener le projet à son terme.

Pour conduire une réunion de travail efficacement, vous devez ainsi parfaitement maîtriser les techniques d'animation et connaître les différents outils à votre disposition.

Préparer une réunion de travail

Quel que soit le contexte dans lequel vous organisez votre réunion de travail, l'objectif de la rencontre ainsi que les personnes invitées, une préparation rigoureuse est essentielle à son bon déroulement. Par ailleurs, cela vous assurera une efficacité renforcée.

Fixation des objectifs, sélection des participants, compilation des documents utiles... Il est crucial de vous assurer que tout sera prêt le moment venu afin de maximiser la productivité individuelle et collective.

Le jour J, quelques vérifications de dernière minute sont toutefois à prévoir, notamment quant au matériel disponible (bon fonctionnement des différents appareils qui seront utilisés - rétroprojecteur, connexions internet, etc.).

Si vous êtes sujet au trac et/ou que vous n'êtes pas très  à l'aise avec la prise de parole en public  , apprenez à  prendre confiance en vous  et apprivoiser votre appréhension pour la transformer en énergie positive.

Vous pourrez ainsi appréhender sereinement la conduite de réunion.

Opter pour le bon format de réunion

Définissez le format que vous souhaitez adopter pour votre rencontre. Selon la thématique abordée, les objectifs attendus ainsi que le contexte dans lequel vous piloterez cette réunion, différents types de réunion sont possibles :

• réunion d'information : vous transmettez un/des message.s à votre auditoire qui le reçoit de manière "passive".
• réunion de revue : rencontre formelle que l'on retrouve fréquemment dans le cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes concernées par le sujet/projet participent activement afin de faire le point sur l'avancée des choses.
• réunion d'échange : tous les participants échangent activement sur un sujet donné.
• réunion de résolution de problème : l'objectif est clairement de débloquer une situation qui s'enlise, trouver une solution à un dysfonctionnement, gérer un conflit...
• réunion de prise de décision : vous réunissez différents acteurs afin d’entériner une décision quant à une problématique précise.

Choisir un style d'animation

Optez pour une animation énergique et adaptée. Il est important d'instaurer une certaine dynamique de groupe pour une productivité et une efficacité renforcées. Différentes postures sont possibles en matière d'animation, parmi lesquelles :

• facilitateur : les participants échangent librement sous le contrôle discret de l'animateur.
• coordinateur : les protagonistes échangent sur un sujet précis, l'animateur structure les échanges et les débats.
• directif : peu d'espace laissé aux participants.

Si votre public montre des signes de décrochage, que certains participants remuent à outrance, baillent aux corneilles, sont impassibles, que d'autres encore semblent dormir éveillés... Réagissez ! Re-dynamiser votre réunion avant de perdre l'attention de tout le monde !

Structurer la réunion de travail

Une fois le format et le type d'animation fixés, voici venu le moment d'architecturer la rencontre à proprement parler :

• Définissez clairement le sujet ainsi que les objectifs de cette réunion de travail
• Listez les personnes qui devront être présentes (collaborateurs, intervenants extérieurs, etc.)
• Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat
• Rédiger l'ordre du jour
• Fixez une durée (en prenant soin de garder un peu de marge)
• Invitez les participants en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus

Quelques méthodes et outils pour piloter efficacement une réunion

Méthodes et outils sont foison quant à la façon de conduire efficacement une entrevue et obtenir les résultats escomptés. On peut toutefois en citer quelques-uns :

• Utiliser un icebreaker pour briser la glace et mettre les participants en bonne condition,
• Pechakucha : pour une présentation efficace en très exactement 6 minutes et 40 secondes,
• 6 chapeaux de la réflexion : créativité et efficacité renforcées grâce à l'exploration des 6 modes de pensée.
• Diagramme d'Ishikawa : efficace pour la résolution de problèmes,
• Stand-up : des réunions debout pour plus d'efficacité,
• Brainstorming ou son opposé le reverse brainstorming : le remue-méninges est un puissant levier de réflexion dans le cadre de résolution de problème ou d'innovation

En savoir plus sur les outils et méthodes utiles à la conduite de réunion.

Conduire une réunion de travail

Les grandes phases d'une rencontre professionnelle sont les suivantes :

Introduction

Pensez efficacité dès le tout début de la réunion. Il est important de :

• commencer à l'heure,
• saluer tous les participants et les remercier de leur présence et ponctualité,
• faire un tour de table afin que chacun puisse se présenter, le cas échéant,
• rappeler le contexte de la rencontre, l'ordre du jour, les objectifs escomptés,
• rappeler le rôle de chacun des participants ainsi que les règles de fonctionnement, notamment le temps imparti à la rencontre,
• nommer un éventuel rapporteur.

Phase de production

Vient ensuite le temps du travail à proprement parler. En tant qu'animateur, votre rôle est de vous assurer que la réunion se déroule convenablement et efficacement. Vous allez ainsi :

• amorcer les débats,
• cadrer les échanges et veiller à ce que les sujets de dérapent pas,
• vous assurer que chacun puisse s'exprimer et que les temps de parole sont justement répartis,
• anticiper les éventuels conflits,
• vous assurer que la réflexion avance dans le bon sens et au bon rythme.

En savoir plus sur le rôle d'animateur de réunion.

Conclusion

Vous concluez les débats par une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu'un rappel des décisions prises. Cette étape est importante, car elle permet de verrouiller le travail effectué afin de passer à l'action.

Après la rencontre, vous vous assurerez également de la formalisation du compte-rendu de réunion par le rapporteur à partir des informations récoltées pendant les échanges et sa diffusion auprès de l'ensemble des participants et autres parties prenantes.