Résoudre un problème en 5 étapes

Publié le 24/02/2016 - Mis à jour le 11/08/2017

Solutionner un problemeVous êtes face à un problème et ne savez pas comment procéder pour le résoudre. Voici un dossier pratique qui vous propose une méthode simple à utiliser. Une méthode qui trouvera sa place dans votre boite à outils de manager.

A la fin de cette publication, nous vous proposons une infographie en synthèse de la démarche.

Un outil à garder à portée de mains pour l'utiliser dès que vous devez trouver une solution à de nouvelles problématiques.

 

L'infographie en synthèse

Resolution de problemes en 5 étapes

 

La Méthode

Voici les 5 étapes à suivre :

  1. Définir le problème à traiter

    La première étape est de bien intégrer les tenants et aboutissants de la problématique à résoudre. Et surtout de ne confondre le problème avec ses symptômes. 

    Il convient de poser le problème pour bien comprendre toutes ses dimensions et recueillir le maximum d'informations qui faciliteront la recherche de causes.

    Selon l'ampleur du problème, impliquez des collaborateurs de services différents pour élargir le point de vue sur la question.

     Identifier les causes

    Voici une étape clé, la recherche des causes impactantes. Un point important est de bien séparer la recherche de la sélection. La première demande d'être exhaustif en listant toutes les causes possibles qui ont une influence sur le problème. La seconde plus analytique, a pour objectif d'identifier celles qui ont un poids significatif pour être traitées.

    Comme souvent le diable est dans les détails. Au premier regard, l'origine du problème peut paraître évidente et pourtant... il faut toujours se méfier des évidences.

    Pour la recherche, dressez une liste en utilisant des méthodes comme le brainstorming ou le QQOQCP. Ne négligez rien. Encore une fois, une cause d'apparence anodine peut très bien occuper un rôle central dans la problématique traitée.

    Pour la sélection, évaluez et classez chaque option. Le diagramme d'Ishikawa fait partie des outils tout indiqués pour cette tâche,

    Trouver une solution

    Comme précédemment, cette étape se divise en 2  phases : la recherche et la sélection avec l'aide d'outils comme le brainstorming puis en utilisant des méthodes d'aide à la décision, comme la matrice de décision.

    Le choix de la solution prend en compte différents critères comme la facilité et la rapidité de mise en oeuvre, le coût, les compétences devant être mobilisées, les risques d'effets de bord. En final ce n'est pas forcément celle qui a plus d'impact qui sera retenue. Quelques fois il vaut mieux retenir un ensemble de solutions secondaires faciles et rapides à mettre en oeuvre plutôt qu'une seule, avec certes un fort impact, mais lourde et coûteuse à déployer.

    Dans certains cas, la décision peut être validée par un test avant sa généralisation. L'expérimentation est toujours un excellent moyen pour vérifier la pertinence d'une décision.

    Lancer les actions : mettre en oeuvre la solution retenue

    Une fois le choix arrêté,  il est l'heure de passer à l'action. Une bonne préparation maximise la qualité du déploiement. Tout commence en fixant des objectifs pour s'assurer de l'efficacité de la conduite des actions.

    Attention de bien prendre en compte les phénomènes de résistance au changement

    Nous vous invitons à consulter notre dossier traitant de la planification des actions et des moyens associés.

    Suivre de l'efficacité de la solution et de sa mise en oeuvre

    Le lancement d'actions ne peut pas exister sans un suivi précis à travers un tableau de bord. Attention de ne pas confondre l'efficacité des actions vis-à-vis des objectifs qui leur ont été assignés, et qui garantissent leur bonne mise en oeuvre, avec l'efficacité de la solution à résoudre le problème initial.

    Dans le premier cas, vous évaluez la mise en oeuvre d'une solution ; dans le second, la pertinence de son choix pour résoudre le problème. 

Et après...

Si le problème n'est pas résolu, il convient de reprendre le cycle à zéro avec comme données d'entrée les résultats relevés dans la dernière étape.

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Ce dossier est référencé dans : Gestion de projet - Résolution de problèmes

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