Quel est l'intérêt d'utiliser un SIRH dans le cadre des entretiens annuels ?

Publié le 13/01/2017 - Mis à jour le 15/09/2017

Dans les métiers RH, les approches évoluent. La transformation digitale touche tout le monde, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. 
Les RH ne sont pas en marge puisque 80% des directions RH indiquent que leur fonction est impactée par les projets digitaux. 
Pour rester productif face à la masse de données à traiter, s’équiper pour automatiser les processus RH et dématérialiser les milliers de fichiers devient indispensable.

SIRH

Les tâches à informatiser les plus chronophages lorsqu’elles sont gérées manuellement avec des fichiers (Excel, Word, e-mails ou papiers) sont, sans aucun doute, les entretiens annuels d’évaluation. 

Mais quels sont les bénéfices de l’entretien d’évaluation informatisé ? Comment formaliser l'entretien d'évaluation avec un outil SIRH ? Comment exploiter les résultats de l'évaluation dans la gestion globale RH ? 

Eclairage sur les différents types d’entretiens

Entretien annuel d’évaluation (EAE), entretien individuel d’évaluation, entretien de performance… plusieurs noms, parfois confondus, sont donnés à ce rendez-vous instauré dans 8 entreprises sur 10.

Il a souvent lieu en fin d’année mais peut être organisé plus ou moins fréquemment, voire de façon « continue », suivant la culture de la société : tous les 6 mois, tous les ans voire tous les 2 ans. Aux yeux de la loi, il n’est pas obligatoire (sauf en cas d’application de la convention ou accord collectif). Il ne faut pas le confondre avec l’entretien professionnel, qui lui, doit avoir lieu tous les 2 ans dans les entreprises de plus de 50 salariés (cf Code du travail : article L6315-1).

Moment important dans la gestion des hommes et des femmes de l’entreprise, l’entretien annuel porte principalement sur deux points : 

  •   Evaluation du travail du collaborateur sur l’année écoulée,
  •   Définition des objectifs et des missions de l’année suivante,
  •   Evaluation des compétences,
  •   Recueil des besoins en formation

Afin de rentabiliser l’achat ou la location d’un SIRH, vous pouvez imaginer utiliser ces services pour différents autres entretiens et processus RH : 

  •   entretien professionnel, 
  •   entretien d’appréciation, 
  •   entretien de carrière, 
  •   entretien de fin de période d’essai ou de reprise d’activité,
  •   évaluation à 360°,
  •   entretien de compétence,
  •   revue de personnel… 

Une solution pour une meilleure collaboration

Une plateforme SIRH avec un portail RH apporte une vision de l’entretien à tous ses acteurs. La plupart des SIRH actuels sont en mode « self-service ». Chacun peut se connecter, avec un login et un mot de passe, via un navigateur internet (pas d’installation nécessaire sur le PC), depuis n’importe où. À chaque rôle, ses droits d’accès :  

  •   le manager peut compléter les formulaires d’évaluation pour chacun de ses collaborateurs,
  •   le salarié pourra ensuite consulter, commenter et valider son évaluation annuelle,
  •   les RH ont une vision d’ensemble sur l’avancement des campagnes, peuvent accéder aux entretiens de chaque collaborateur et surtout faire des extractions sur l’ensemble d’une population par sujets bien précis : besoins en formation, souhaits d’évolution… 

Concrètement, comment se passe une campagne d’entretiens annuels avec un SIRH ? 

Il y a 3 grands intérêts à informatiser vos entretiens annuels : 

  •   Centraliser, exploiter et historiser les informations
  •   Améliorer le suivi et la gestion globale des données pour simplifier le pilotage RH
  •   Etablir des liens avec les autres processus RH : formation, compétences, rémunération, mobilité…

Dans la pratique, comment ça se passe ? Chaque entreprise a sa propre manière de gérer les entretiens, il est donc important de veiller à ce que le logiciel RH soit adaptable à vos habitudes de travail. Chaque étape de votre entretien doit pouvoir être intégrée dans votre formulaire informatisé. 

Consulter les instances représentatives du personnel (IRP)

Dans certaines grandes entreprises, le déploiement de campagne d’évaluations annuelles doit faire l’objet d’une requête auprès des IRP. 

Avant la campagne d’entretien

Mettre en place la campagne d’entretien

L’automatisation du processus va permettre de soulager les RH d’une mise en place lourde et chronophage. Grâce au SIRH, une check-list des tâches à exécuter pour l’instauration des campagnes sera automatiquement proposée aux différents acteurs de l’opération. Par exemple : 

  •   Vérification de l'organigramme, de la définition des postes
  •   Mise à jour des fonctions et des compétences
  •   Mise à jour du guide de l'entretien pour les managers et pour les collaborateurs
  •   Mise à jour du support d'entretien par les RH
  •   Lancement de la campagne : définition de la période, de la population concernée…

Compléter les formulaires d’évaluation

Le manager en charge des évaluations de son équipe, va créer l’évaluation sur la plateforme, de façon simple et rapide. Il va : 

  •   évaluer son collaborateur selon différents critères organisé sur les formulaires d’évaluation : (atteinte des objectifs, savoir êtres, savoir-faire, compétences …) 
  •   fixer les objectifs,
  •   définir les besoins en formation et les souhaits d’évolution.

S’il n’est pas possible d’évaluer le collaborateur face à un ordinateur ou une tablette, les grilles d’entretiens peuvent être imprimées.

Informer le collaborateur

Les employés doivent être avertis de ce rendez-vous. Le logiciel SIRH permet :

  •   de les informer : par le biais de widgets destinés aux informations d’entreprise et/ou RH dans le portail RH,
  •   de les inviter à leurs entretiens : par l’envoi d’e-mail d’invitation, 
  •   d’inscrire le rendez-vous directement dans le planning des messageries des collaborateurs et du manager.

Pendant l’entretien

Recueillir les feedbacks

Pendant la discussion, l’évaluateur va inscrire les commentaires dans l’espace dédié. Ces observations et ces notes pourront ainsi être argumentées et présentées à l’employé, pour une meilleure compréhension.

Déceler les besoins de développement et y associer les formations

Dans une logique d’aider le collaborateur à mieux mener à bien ses missions, le manager pourra lui proposer une formation. Certains SIRH permettent de gérer tous les processus RH. La demande de formation pourra alors être traitée dans le module de gestion de la formation où le collaborateur aura accès aux catalogues des formations.  

Gérer les souhaits d’évolution

Les solutions RH à couverture globale offrent la possibilité de gérer les souhaits d’évolution des collaborateurs. Ils sont souvent reliés à la gestion de la structure organisationnelle (mobilité géographique, fonctionnelle…) et/ou des compétences. La planification des effectifs permet d’identifier les postes vacants, d’étudier les mobilités théoriques pour proposer aux employés une évolution de carrières en fonction de leurs aspirations et leurs niveaux de compétences.

Archiver l’évaluation, remettre un compte-rendu, comparer

Collaborateur, manager, RH ont accès à l’évaluation annuelle dans leur portail RH. Elle y est conservée et peut-être analysée, comparée à celles des années précédentes.

Pendant la campagne d’évaluation

Suivre les évaluations Les RH vont pouvoir suivre les différentes étapes de la campagne d’entretiens : validations par chaque collaborateur, N+1, N+2…. Le SIRH leur permettra d’être alertés sur des indicateurs pertinents comme par exemple le nombre d’évaluations validées par département à date. Le SIRH enverra automatiquement des relances par e-mail. Visualiser via le reporting Sur sa plateforme, les RRH auront la possibilité de suivre les notes d’évaluations, les souhaits d’évolution, de formation… Ils pourront visualiser la répartition des résultats et de la performance. Ces données sont disponibles sous diverses représentations : tableaux, graphiques... Elles sont exportables (Excel, Word, PDF…) et peuvent être imprimées. De son côté, le manager peut, lui aussi, visualiser les résultats et afficher les objectifs consolidés de toute son équipe.

Pour aller plus loin

Evaluer les évaluateurs

Certains éditeurs de logiciels RH offrent des applications permettant à chaque collaborateur d’être évalué par ses pairs, subordonnés, clients internes… et d’évaluer les équipes entre elles, ce sont les « évaluations à 360° » ou « 360 feedback».

Analyser les compétences

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) permet d’évaluer les compétences par rapport aux niveaux requis et de suivre et consolider les talents.

Traiter les révisions salariales

Après les entretiens, certains SIRH permettent, également, de gérer le processus de révisions salariales : les augmentations, les primes, les bonus… Les managers pourront saisir des propositions d’augmentation, (corrélées avec les évaluations) qui seront ensuite traitées par la direction et les RH. Le SIRH permet, entre autres, aux RH de mettre en relation les différentes demandes d’augmentations avec le budget prévu et d’analyser la masse salariale.

 

Pour conclure, aujourd’hui les moyens informatiques à la disposition des RH, concernant la gestion de l’évaluation, offrent d’innombrables possibilités pour vous accompagner dans la gestion du capital humain de votre entreprise. Et vous, pensez-vous avoir les outils RH nécessaires à la bonne réalisation de vos entretiens annuels ? 

 

 A propos de l'auteur


JP Coulin Jean-Pierre COULIN

Depuis 2000, Jean-Pierre accompagne les services RH et les entreprises dans la transformation numérique des métiers RH en leur proposant une solution SIRH globale pour la dématérialisation de leur processus. « Nous avons une passion : vos outils de travail. Notre vocation est de mettre les nouvelles technologies à la disposition des RH ».

Son site :  www.adequasys.com


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